Excel速成技巧

《晨间日记的奇迹》作者佐藤传曾说:“如果我的电脑里只装一款软件的话,那我选择Excel。”Excel或许是微软至今为止打造出的最强大最实用的办公软件,我在办公时使用最多的就是Exce软件。在使用过程中,我深深感受到了这个软件的强大之处,但我总感觉还有许多潜在的威力没能发挥出来。于是,我找到了这本书——《你早该这样玩Excel》

刚开始的时候,我本来是打算找一本类似于《MATLAB——从入门到放弃》之类教我各种细节操作的书,在看这本书的前几章的时候,我还是抱有这样的想法。但是看完之后,发现完全没有必要。我的主业本来就不是数据分析,没必要学得那么细致,而且,只要掌握了正确的工作方法,我现在拥有的技术水平完全可以让我完美地处理每天遇到的工作。

本书不像传统的教材一样先从认识界面开始,然后教你一个个按钮的作用,以及五花八门的功能是怎样的实现;而是通过一个个的实例,告诉你表格设计中存在的失误以及如何处理。本书面对的对象是对Excel有了一定程度理解,会用简单的函数处理分析数据的你我他。

本书的精髓,作者已经总结地很清楚,有两点:一、如何设计天下第一表——源数据表;二、如何使用好哼哈二将——数据透视表和VLOOKUP函数。

在讲如何设计天下第一表的概念之前,作者首先分析了我们在做表格时常常出现的十宗罪:

第一宗罪、标题的位置不对,第二宗罪、令人纠结的填写顺序,第三宗罪、人为设置的分隔列破坏了数据完整性,等等。在此我就不做过多列举。在改变了大家的错误做法之后,提出了Excel三表概念——汇总表、源数据表、参数表。在新建一个默认的Excel空表之后,我们会发现它自己就建立了三个空白的工作簿,刚好对应了汇总表、源数据表和参数表这样的三表理念。汇总表是我们最常见的各种数据分析的表格,是用来展示给客户和老板的;源数据表是我们积累的原始数据,是一张没有任何花哨技巧的表格,是我们操作的基础;参数表是自己给自己录入源数据时设立的规则,可以用来减轻和修正源参数表中的错误。在简单介绍了三表理念之后,作者结合案例详细描述了如何制作一张合格的源数据表。


简单的总结

光是了解了这些概念,对我们日常工作已经有很大的帮助,能够解决常见的反复统计、反复录入、却总是找不到数据,各种表格文件一大堆的问题。

上面的三表概念相当于Excel的内功心法,有了好的内功心法,还需要将内功施展出来的招式。数据透视表和VLOOKUP函数就相当于武功招式。掌握了数据透视法用法之后,不管你遇到了多么难缠的老板,要求做出怎样复杂的表格,你都能很快完成任务:掌握了VLOOKUP函数之后,不管你面对的是多么复杂的数据,你都能够准确快速的找到自己需要的数据,减少巨大的工作量。

笔者之前承担了许多文书工作,尤其是毕业时期同学们的毕业评定,反反复复让我十分头疼。在我看到这本书之后有一种相见恨晚的感觉。如果我能够早一点看到这本书,或许我之前投入的大量的时间可以减少一半以上。当时,我的桌面存了七八个版本的数据,由此得到了七八个版本的表格。由于版本过于复杂加上录入不规范,我无法将这些工作交代给其他人,只能自己进行反复的核算,实在忙不过来的时候还叫上了许多学弟帮忙,耗费了大量的人力物力。

在看完并理解了此书之后,如果再让我碰到类似的工作,我一定会完成得漂漂亮亮。所以,看完当天我就分享给了接过我担子的学弟,希望他能够不再重蹈覆辙。如果有需要资源的朋友,可以私信我。不过最好还是支持正版

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