We are what we talk.

01 卸掉情绪包袱

周五下班时，大家都收到了这样的关怀短信：

各位兄弟姐妹，今天是周五，辛苦一周的大家如无紧急任务，请您于19：00前离岗，回家陪陪父母妻儿，联络联络朋友，给自己的身心放放松，充充电，感谢您的辛勤付出，祝您周末愉快。

同事在群里吐槽，看到“请您于19：00前离岗”的字眼吓一跳。这份短信让我联想到《请回答1988》里不会表达善意的宝拉。当妹妹作为奥运会引导员上电视时，宝拉嘴上说着才不看呢，实际却在门后偷听动静。

我非常理解编辑短信的同事非常认真负责，想法很多，他既想表达公司对大家的关心，同时又担心偶尔的关怀被人当来当成以后偷懒的借口，所以才有了这份“爱你在心口难开”的关怀信息。

这样的文字最好应用的场景是墙上的公告栏，大伙路过时瞄上一眼，心里想着知道了就够了。可短信毕竟是每个人单独收到讯息的沟通方式，每个同事通过短信收到这样的文字，只感觉面前站着照本宣科，却没有一点儿眼神交流的AI。

如果卸掉情绪包袱，用更加亲昵的语气会有不同的沟通效果：

小哥哥、小姐姐，您工作一周辛苦啦～如果没有急事的话，七点前下班好不好嘛？可以陪陪家人啦，和朋友聊聊天啦，刷刷剧呀，吃吃鸡呀……两情若是久长时，又岂在朝朝暮暮，周一见哦。

02 避开敏感字眼

我判断一篇公文是否烂，就一个标准——有没有“你”字。因为沟通的首要问题是明白谁是我们的朋友，谁是我们的对立面，沟通成功关键在于将朋友聚得多多的，对立面缩得小小的。所以与友方的沟通效果最佳境界是“不分你我”，因此“你”出现一次，和友方就生分一次，迟早闹掰。

比如四月份时某女团因成员身体原因从选秀节目推出，起初大众对她们既理解又惋惜。不过官方声明发出后，败坏了不少路人缘。其中争议最大的是这两句：

她们不是‘隔壁家的孩子’，她们就是普通人，就像平凡的你们。她们会向着阳光继续前行，因为这不仅是三位姑娘的梦想，也是你们的梦想。

如果读者比这个女团成员强，就会有类似《美人鱼》女二号的心情——我有钱有身材，追我的人从这里排到法国，我可以随随便便拿出三百亿，你拿什么跟我比。

如果读者不如女团成员，就会像不愿攀高枝的鸳鸯一样——我是横了心的，既然没有这金刚钻，莫说是女团，便是女旅、女师、女军、女集团军、女方面军，我也不像你们丢这个人。

另外形容词也是要尽量避免——你无情，你残酷，你无理取闹。一连三个形容词除了表明说话的人理屈词穷外并无任何力度。如果避免不了，那么就选择一个最”准确“的形容词。

比如提交离职申请时，会跳出一个寒暄的界面，里面有一句话——”今后您将有更好的选择“。坦白说，以公司的发展态势，去留哪个更好是个概率问题，所以这个”更好“并不准确。另外准备离职的同事看到后，心里准想”连公司都这么说了，果然该离职呀。“

工作选择的倾向性像口味一样是会不断变化的，更何况大家应聘时也过五关斩六将，入职时也是欣喜万分的，说当下的工作不如未来的好，不是否定我之前的种种努力吗？

所以这时用“您将有更新的选择“将更加贴切。

03 平衡句子亲和度和专业性

我是一个比较“硬核“的人——头上有三个旋儿，18岁前头发最短是板寸，最长是碎发；如果现场没男生，瓶盖靠我拧，如果有男生拧不开的瓶盖，也是我来拧。所以刚工作时我说话方式也很硬核，面无表情地说着直来直去的句子，经常拒人于千里之外。

不过因为做秘书工作要求和别人能达成一片，我就观察其他秘书的沟通方式，发现只要加上合适的语气词，再强硬的话也会变成温柔很多。

把钱交出来。

好不好把钱交给我呀？

不许说这种话。

哎呀，这种话怎么好说出口的呀。

日常工作中，相对于”找我做什么“，”怎么啦“更容易拉近距离；”现在没空“也不如”现在手上有点儿急事，大概十点处理完，之后我再帮你可以吗“效果好。

秘书工作经常也要与主管接触，而主管道行比我们深，时间也比我们宝贵，因此将信息变得凝练就非常重要。最简单的凝练方法是去掉句子中的冗余部分。

业务做的工作需要与甲部门再对齐一下，比如A业务应该是甲部门的工作。

需与甲部门明确业务工作范围，A业务责任主体是甲部门。

另外凝练的方式是就是加入有效信息：

Z总，明天Y部门想找您沟通X业务，预计一小时您看什么时候方便呢？

Z总，明天Y部门想与您沟通X业务，安排在16:00- 17:00可以吗？您明天下午恰好在16点前刚结束W会议，原定的V例会可与本周的U例会合并。

我见过最高明的沟通案例是在戴愫老师写作课上学到的——管理层在两年前买入一条生产线，让公司一直赔本赚吆喝，处于竞争劣势。管理层依然决定保留这条生产线，担心撤掉这条产品线会显得自己过去决策错了，沟通的任务是劝管理层放弃这条生产线。

参考答案是这样的：

T总，两年前市场环境和竞争形势下，购买S生产线是公司唯一和最佳的方案。两年中外部环境已经发生变化，需要我们再次审视生产策略。过去两年S为我们积累的丰富客户资源和高效运作生产经验可直接用于新生产线。如果现在放弃S生产线，公司将节省XXX损失。我们相信在新环境和新形势下，您将再一次为做出明智选择，为公司带来新增长，正如两年前选择S生产线一样。

沟通技巧，经常会被认为是压抑情绪，表里不一的套路。实际大多数情况下，情绪只是衣服，沟通内容是pose，每个人当然可以根据衣服摆pose，不过没有审时度势的心直口快，就像即使在寒冬腊月也穿T恤牛仔裤，双手插口袋一样，光是看着就知道冷场了。