企业内部专项活动成本费用归集工具:内部订单

在博科ERP中,内部订单是CO模块中一个常用的工具,用于归集专项活动(例如展销会、新品研发费用、在建工程等)的成本费用。需要注意的是,内部订单和成本中心都是各种费用归集的对象,成本中心按照组织架构建立,而内部订单和公司的组织架构没有关联,因此使用方式比较灵活;和成本中心的另一个不同的是,内部订单有明确的开始和结束、它不是一种组织结构,而是一个小小的项目,最终需要结算到成本中心、资产、总账科目等多种对象。

内部订单可分为实际记账型和统计记账型。这里介绍实际记账型的例子。

业务场景:某企业建造一座后勤大楼,拟使用内部订单收集工程建设成本。开工前编制成本计划,每月收集建设成本,完工后统一结算到固定资产并关闭订单(注意在订单关闭前可以重复执行实际成本过账和结算)。订单的状态控制贯穿整个生命周期,对项目阶段的推进和回退,以及各阶段可执行的业务操作进行控制。

作业系统:博科ERP

处理流程:

一、系统配置

维护结算参数文件(系统配置→管理会计→内部订单→实际过账→结算→结算参数文件),定义内部订单允许被结算到哪些类型的对象;

维护分配结构(系统配置→管理会计→内部订单→实际过账→结算→分配结构/维护分配结构),分配结构下可以包括多种归集方式,每种方式的源对应到相应的成本要素,可以使用成本要素范围或成本要素组;

如若需同时结算费用、收入时,还需维护源结构项目(系统配置→管理会计→内部订单→实际过账→结算→源结构项目),此处不作延伸。

二、创建内部订单主数据

新建专项内部订单“GDZC_CBZX固定资产_成本中心”(管理会计→内部订单→主数据→内部订单),用于归集在建工程项目费用:

注意,不勾选统计订单即为实际型内部订单。

三、编制项目详细预算

维护预算参数文件(系统配置→管理会计→内部订单→预算和有效性控制→预算参数文件),按照企业需求设置预算范围;

维护预算容差限制(系统配置→管理会计→内部订单→预算和有效性控制→为可用性定义可用性容差限制),本例定义的限制为:预算使用70%时候显示警告信息,但仍可过账;预算使用90%时候显示警告信息,并同时给内部订单责任人发送邮件,但仍可过账;预算使用100%时显示错误信息,无法过账。

将结算参数文件、预算参数文件分配给内部订单(系统配置→管理会计→内部订单→订单类型),使内部订单按照上述定义预算、结算:

4.对项目制定预算(管理会计→内部订单→制定预算→原预算),并激活:

在定义期间内制定详细预算,实时监控整个期间内订单的费用支出情况,将实际成本控制在预算内,同时可以根据实际情况补充/返回预算。

四、项目在建期间,实际费用发生,归集计入内部订单

如,2014年7月发生一笔费用,通过FI过账(财务会计→总分类账→凭证→录入→一般过账),在成本费用科目行项目中指定成本中心和内部订单:

按照上述方法,可将所有与项目有关的成本费用归集至内部订单“GDZC_CBZX固定资产_成本中心”。

五、结算

项目竣工后,将该内部订单结算到固定资产。内部订单的结算有两种方式(如下图),本例采用项目完工后统一结算的方式。

定义结算规则(在新建的内部订单界面,点击【结算规则】),一般使用百分比分配,本例定义70%的费用结算到成本中心,30%结算到固定资产:

实际上,博科ERP支持按百分比、权数、金额三种方式分配项目成本费用,若三种方式全部定义,系统按照优先级(百分比>权数>金额)选取一种方式结算。

2.执行结算(管理会计→内部订单→期间处理→内部订单结算/内部订单批量结算):

点击【关系凭证查看】,可查看生成的财务凭证;同时可到固定资产查看资产价值,以核实费用归集是否到位。

六、成本分析

项目完成后可查看报表进行成本分析(管理会计→内部订单→报表→内部订单实际计划值比较报表):

通过上述实例,我们可以清晰地看到,博科ERP内部订单能完成企业内部专项活动实际费用的归集、实现项目的预算控制,同时具有计划功能、分析功能、辅助核算功能等,它是管理会计的重要组成部分,也是企业进行成本核算时一个经常使用的重要工具。

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