高效邮件的7个习惯

邮件是职场人士最常用的一个沟通工具。邮件这个工具发明出来之后那么多年了,依然流行并无可替代。

记得早年google的一群工程师雄心勃勃的做出来一个google wave,号称要取代邮件,最后也铩羽而归。所以,高效能认识一定要习得高效邮件的习惯,接下来看看这7个习惯,你做到了几个?

1. 书写顺序由下向上

写邮件的顺序一般的顺序都是由上向下的:发件人,标题,正文等等。但这个顺序不好,更好的顺序是倒过来,由下向上。由下向上的顺序是:

  1. 附件
  2. 正文
  3. 标题
  4. 收件人

你可能会遇到过,别人发邮件说「参看附件」,但附件栏空空如也,说好的附件呢?
你可能会遇到过,邮件写了一半,一不小心手指一碰,嗖的一声,就发出去了,想收回都来不及。

由下向上的写邮件就不会出现这类问题,收件人最后写,前三项不写好,邮件根本就发不出去。

这个习惯多少有点反人性,或者反邮件客户端软件的设计,目前还没发现主流的邮件客户端在软件设计方面建议你这样写邮件。只能自己给自己定习惯了。

2. 大附件改用云盘

按照写邮件顺序,先讲附件。邮件附件的原则有两条:一,不要忘了加附件;二,不要发大附件。

10M以上的附件就可以称为大附件了。虽然不同邮件系统对附件的大小要求不一,但大附件对收件人是不友好的,有时会直接被邮件系统拒收。比较稳妥的方法是把大附件放到云盘,邮件中提供下载地址。

3. 邮件正文职业化

邮件正文是邮件的核心,邮件正文写的好不好,体现了一个人的职业化水平。

3.1 要有称谓

称谓的作用不只是表示友好,更重要的作用是在一堆收件人和抄送人之间,明确出谁应该关注这封邮件,并作出回应。比如:

张三,李四,
xxx……

职场中,很多人邮件非常多,扫一眼邮件貌似和自己没关系就忽略了。但大家都对自己的名字比较敏感,你可能会有这个体会,在一张密密麻麻的名单中找自己的名字,好像也不是什么难事。所以,一旦你在邮件正文开头的称谓上指名道姓,被点名的人一般不好意思表示没看见。

基于这一点,如果你不是发公告类的邮件,称谓上请写清楚,称谓上写「各位」,效果并不好。

各位,
xxx……

3.2 先给结论

如果你的邮件需要写的比较长,需要进行充分的论证,即使你真的有这个必要,也请先用一句话把自己的结论写明白。

这样可以让那些比较忙,又和这封邮件内容不密切相关的人快速抓住邮件的要点。

3.3 多级列表

多级列表是个非常常见的文本格式,在邮件中是非常有用的。比如如下:

  1. xxx……
    1. xxx……
    2. xxx……
  2. xxx……
  3. xxx……

写工作邮件不是在秀文采秀诗意,最重要的要求是用简洁的话快速把意思表达清楚,多级列表可以帮助你理清条理,也帮助读者快速掌握内容,推荐多多使用。

3.4 目的驱动

一定要问自己写一封邮件的目的。公示信息的邮件和要求别人反馈信息的邮件写法自然不同。如果要求别人配合工作或者反馈信息,一定要把要求具体,反馈时间明确出来,这样才能达到邮件的目的。

3.5 少带情绪

用邮件吵架是件很low的行为,即使你不考虑维护同事间融洽的关系,也请尊重一下自己的时间。写字速度比说话速度慢好多的好不好?_

4. 起个好标题

你有没有遇到过这种情况,有时一个邮件标题,大家re来re去,已经偏离主题了,邮件里面讨论的内容和邮件的题目完全对不上了。

这时最好的做法是:重新起一个邮件标题。这样做不只方便别人也方便自己,你在邮件系统中搜索邮件时,邮件标题是个重要的搜索维度,一个不好的标题会让你找来找去找不到,何谈高效呢?

5. 慎选邮件接收者

邮件发送对象包括收件人和抄送人。当然还有不经常用的密送人,用来不让收件人知道你这封邮件都同时发给了谁。

职业化的邮件发送是要区分收件人和抄送人的。收件人就是需要对邮件做处理的人,而抄送人就是知道有这么一回事就可以了。

当然,有时为了推进工作,往往会抄送领导。虽然领导其实很忙,也未必会仔细看,但一般抄送领导的邮件都会很快获得积极的响应。所以善用抄送人,也是个利器啊。

6. 善用邮件客户端

邮件如果是你的重要的工作伙伴,选一个好的邮件客户端就非常重要了。我这里推荐邮件客户端:Thunderbird外加Muttator和Expression Search两个插件。你可以享受全键盘的操作,自定义快捷键,快捷邮件搜索等多重功能,效率提升利器!

当然,你可能会有自己喜欢的工具软件,这没关系。重要的是一定要对自己的工具软件充分的熟悉,做到熟练操作。我就常看到有人在Outlook里面写邮件,来来回回的折腾,搞不定微软的文字列表格式,大好的时间全浪费在和微软做斗争上了。

7. 邮件不是万能的

有些职场新人不喜欢用邮件,说QQ不是挺好嘛?这当然是不对的,邮件有很多优点,比如:

  1. 可以通过慎选收件人和抄送人,群发到很多人,避免信息不对称。
  2. 相对正式,并可以作为后续的查询依据。甚至可以作为法庭证据呢,想想李开复……

但邮件不是万能的,邮件是异步沟通工具,你需要实时反馈的时候就要果断的用电话或者当面沟通。

微信/QQ介于邮件和电话之间,两个人远程做技术对接,中间有大量的交互信息,这时就应该用即时通讯了。对接完成时,才应该发邮件周知相关人。

在合适的场合选择合适的工具永远是高效并且职业化的。

最近我在复习《高效能人士的7个习惯》,所以借个光总结个高效邮件的7个习惯,也不错。

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