你还期望自己要变成超人才能提高工作效率吗?其实不需要,忍者更高效

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大发明家托马斯.爱迪生说过:“忙碌未必等于实干。所有工作的目标都是产出产品或有所成就。无论是哪一种都需要未雨绸缪,讲求章法,有计划,有智慧,目标明确,踏实肯干。有时你看似在做,却并没有做。”

近年我们经常听到“低水平勤奋”之类负能量的自我评价,如果只以结果为导向,确实是挺让人焦虑的。我见过一天除了几个小时睡觉时间以外,其余时间都在不断苦干的学霸,也见过全年无休电话永远不关机的生意人。

但是成功与否其实并不直接与付出多少时间挂钩。最近发现无论做什么事都是有底层逻辑的,包括工作效率也不例外。很多时候我们无法控制工作效率和结果,只是因为太多琐事干扰我们的正常工作了。

每天坐在办公室,我们总会有接不完的电话、开不完的工作会议、见不完的客户,当稍为闲点的时候,又会想着去看看微信或者刷一下微博。

时间就是这样不知不觉地流失了,在工作进度完成不理想的时候,总归疚于自己效率低下的时候,或者是工作状态不足等原因。

其实这时候我们应该想到的是思维决定行为,行为决定结果。既然行动上并没有把工作时间落到实处,那完成任务的效率不高也是很正常的事情了。你总不能希望自己每次都是用同样的行动却能换来不同的结果吧。

我一直很羡慕工作高效的人,总以为能有高工作效率的都是超人,直到最近看了英国高效培训师和社会企业家格雷厄姆.阿尔科特写的《高效忍者》这本书,才知道培养忍者式思维比要求自己成为超人来得更加有用和直接。

《高效忍者》一书的作者格雷厄姆.阿尔科特是一名高效培训师和社会企业家,他创办了Think Productive,一家个人效率培训组织,在英国、美国、加拿大、澳大利亚和荷兰设有分部,与英国政府内阁、英国国民信托组织 、易趣、喜力、布里斯托大学等进行过合作。

达芬奇说过:“简单是复杂的最高境界。”《高效忍者》一书从以下三个不同的维度告诉我们,“忍者”之所以高效,是因为培养了这样的思维特点和行为习惯:

01 | 每天固定时间远离无效沟通,专注工作

每个办公室白领都应该有这样的体会,每天浪费在各种沟通的时间太多了,而且很多沟通都是浪费时间的,不会短时间内有结论的。

(1)每天抽出固定的时间来处理工作沟通和邮件,其余时间集中工作

听老一辈的职场人士说,以前社交通讯还不是很发达的时候,要沟通工作都用电话进行,然而当时电话费也不便宜。所以大家在电话讨论的时候会惜时如金,只说重点。

而且那时候有什么问题大家会集中沟通,不像我们现在大家一上班就打开各种社交软件,大家东一句西一句地没完没了地说,有时候习惯了工作就是聊天,等到打开工作文件反而完全投入不进去了。

《高效忍者》作者推荐的忍者有八个必备技能,其中身心禅定、神秘莫测指引我们不需要有事没事都打开社交软件,然后把合作伙伴和领导同事都应付好了才开始工作。

先集中完成自己手头上最重要的事,别人找不到你自然会想办法的,在完成手头任务之前,沟通并没有那么重要。

书中作者连邮件都不建议我们经常去读取,每天只选取固定时间到邮箱处理一下工作邮件就可以了。而且重点是我们要把没用的信息及时清理掉,这样才不会下一次又浪费时间去看看没删的邮件是否对自己有用。

我最近工作效率超级低,每天浪费了大量的时间在各方沟通中。工作上的项目总是来回讨论领导迟迟作不出准确的拍板,这让我们执行的人很费时费力。

看了《高效忍者》以后,我才明白其实自己是各方坚持的己见控制着心智,没能作出准备冷静的判断。在这个时候,其实我是可以逃离一下无效沟通的。等到各方愿意妥协或者有人提出更有效的解决方案,我再去思考自己角色应该做怎样的判断就好了。

我计算了一下,现在自己平均每天浪费在各微信群作工作沟通起码有两个小时以上,而且这些时间并不一定是连贯的。有时候刚解决完一个问题,想着先把手头上的报告写完,没写片刻,看到信息通知又忍不住去看了,来回又折腾半小时了。

就这样,每天的工作时间不知不觉间都浪费一大半了,所以减少对社交软件的关注是非常有必要的。

(2)开会解决不了的问题,忍者选择逃跑

我最近除了被这些无谓的线上沟通浪费了大量的时间以外,我们领导还总觉得问题解决不了就是大家跟进不到位,员工不给力就要内部不断开会,不行再找合作方讨论如何督促进度以求尽快解决问题。

但其实每天上班实际工作时间七小时,如果再浪费三小时以上在开会沟通里面,然后在一起思考和磨蹭上又浪费一些时间,那真正工作的时间可能还不到两小时了。这样的工作效率怎么会高呢?

其实越是过多的讨论,越浪费时间,因为凡是要讨论的问题,就是没有一个必然的答案,然后大家没有目的的花大量时间去讨论,但如果牵头的人没有一个明确的指引,这样的讨论一般都会浪费很多时间然后无疾而终。

《高效忍者》的作者教我们认清无效会议的真面目,一般来说职场人士都会比较熟悉自己公司工作会议的内容。像我们公司,一般工作会议半小时说不出重点的话,到后面也没有什么核心内容了。

按书上作者教的方法,其实有些无效汇报和讨论的会议是可以跟上级请假,说明自己手上工作的紧迫和重要性,这样把自己该工作的时间重新把握在自己手上,先完成工作再汇报就省时省力了。

02 | 人的精力是有限的,但注意力是可以集中的

真正的忍者在职场其实就像一个身怀绝技的武林高手,但他从来不会轻易地显声露色,也不会随便到处宣扬自己有多么武功高强,十八般武艺样样精通之类的。

因为我们真正做事的人都知道,专业的事情交给专业的人来办,这样才能真正省时省力。例如我是写文案的,或许我懂一点设计知识,但是如果领导把公司的公众号交给我来运营,不但要负责文案的内容,也得把公众号和宣传海报所有设计的工作都顺便做了。

这样看上去公司可能省了一个设计的人力,然后我并非专业的设计,做出来的东西肯定跟专业有很大的差距。加上我为了做一个自己不熟悉的东西耗费了大量的时间和精力去学习和研究,那我原本该写的文案也没时间仔细写了。

所以人的精力是有限的,懂一点其他专业基本的原理只是为了沟通和完善自己专业的表达方便,并不是为了把别人专长的那一块也做了。集中注意力在自己专长上,不但自己可以成为自己领域的专家,对于推进整个工作才能更高效。

威廉. 詹姆斯说过:“对抗压力最有力的武器就是转换思维的能力。”作为员工,很多时候我们不懂得拒绝老板或者领导太多超出自己时间和工作范围的要求,其实也吃亏。

因为工作的首要任务还是要完成自己职责范围内的事,注意力老是被别人干扰或者转移,到头来连自己该完成的事也没法完成。

所以我们要学会转换思维,懂得拒绝不是自己工作范围的事情,当然在忙完自己的事帮助其他同事是可以的,前提是先解决自己该完成的任务,这个很重要。

忍者之所以高效,是因为学会了判断应该把注意力集中在什么地方,只要把注意力水平提到最高,其实我们都可以在一天内完成很多事情的。

03 | 把重要的事情当成项目来管理,包括你的工作安排

项目简单来说就是你要做的任何需要多个步骤(行动)或超过一周才能完成的事情。把重要的事情当成项目来管理,而管理项目也是一项重要的技能。

忍者处理项目的方法,比如收集、整理和回顾,对检查项目的过程都是很有用的。日常项目管理的最佳结构是20%的规划加上80%的管理、调整和控制。

忍者处理项目常用的CORD高效模型流程图:

C-收集

O-整理

R-回顾

D-执行

像戴维. 凯克奇说的:“焦虑源于缺乏控制感和组织性,也源于缺乏准备和行动。”职场中人大多经常处于焦虑的状态,今天担心工作完成的质量不好被领导批评,明天担心这个月指标完不成要被扣绩效分......

其实焦虑就是源于没有做好准备,由于准备工作没有做,行动自然就跟不上。所以把重要的事情用项目管理的方法,并用《高效忍者》书中介绍的CORD高效模型是很管用的。

例如要为一个重大项目准备投标工作,我们首先是要收集足够的客户信息、竞品信息,很多资源的项目经理还会去调研甲方领导近年对同类招标项目的选择喜好;在整理素材阶段把收集的材料全部整理好,并且按项目投标的思路逐一理顺。

在准备去投标前,把之前整理的素材和思路再重新梳理一遍,像乔布斯在新品发布前也会把演讲稿重新过几遍那样,只有对材料有足够深刻的消化,才能在执行、阐述方案的时候发挥出最佳状态。

迈克尔.格伯说过:“创造力和创新的根本区别在于,前者是思考如何做事,后者是做了事。”在任何情况下我们想太多都是没用的,关键还是在于如何执行,只有实实在在做了事,并不断地啄磨怎样做才能提高效率,把事情完成得更好,才是我们每个普通职场人要考虑的问题。

看完《高效忍者》,我再也不期望完成不了眼前任务的时候有超人来拯救我了,我只会忍忍地思考自己应该如何像忍者一样先集中注意力做好眼前最重要的事情。

忍者之所以高效是他们知道什么事是最重要的,能精准掌握项目的关键。长期按忍者的标准来要求自己,普通人也可以变得越来越高效。

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