什么样的人需要掌握和运用时间管理方法？我认为有3种：迷茫的人，忙碌的人和爱学习的人。迷茫的人每天都过得浑浑噩噩，你问TA你对什么感兴趣？TA也不太清楚，也不知道应该忙啥，不知不觉地就错过了人生的黄金发展期；而忙碌的人又走上了另一个极端，每天琐事缠身，忙的不可开交，但容易抓不住重点，真正重要的事情没做几件，或者复杂的事情无法驾驭，只敢挑简单的来做。更要命的是，每天被大量的信息淹没。一睁开眼全是事：工作上的事，生活中的事……人忙到要崩溃爆炸。
对于一个更有一些理想和追求的人来说，可能还想在工作之余花点时间多学习。但是，光是工作和生活上的事情已经应付不过来了，还有时间学习充电吗？对于如此复杂的局面我们该怎么办？干脆躺床上闭着眼得过且过，或者各种拖延？那是肯定不行的，这不符合我们的价值观。办法总比问题多，我们需要先建立一套世界观，然后在这个基础上学习和掌握一些系统性的方法，丰富我们的“武器库”，让这些方法成为我们应对复杂局面和解决难题的强有力的思想武器。世界观是我们认识这个世界的基本观点，方法论是我们改造这个世界的基本方法。作为本系列的第一篇文章，它主要从如何掌控自己的时间这个角度出发，介绍时间管理和解决具体问题的一些实用方法和技巧。
一. 世界观
我们第一个要坚持的是长期主义，要反对贪巧求速。任何成功的背后，必然有大量的、充分的和长期的积累。所以真正重要的工作只有两件事：准备和等待。这种等待并不是被动的等天上掉个馅饼下来那种等待，而是主动思考，主动出击，在等待中培养自己各方面能力。焦虑浮躁，不能等待，是性格的巨大缺陷。
第二个要坚持的，就是做任何事情一次就解决问题，所谓“一战而定是真名将”，准备充分之后一次性搞定问题，不要追求百战百胜。西楚霸王项羽百战百胜，最后四面楚歌输给汉王刘邦就是一个再典型不过的例子。如果你交出来的产出物存在质量问题，别人无法使用或者难以使用，就有可能拖累别人的工作，引起连锁反应。一件事情如果反复做都做不好，存在瑕疵，就要想想是不是态度或者能力有问题了。
第三，我们要清醒的认识到，不是战胜困难你就赢了，关键是你在一次又一次的战胜困难的过程中是变强了还是变弱了。所以一定要善于总结经验教训，提炼一般方法，尤其不要同一类型的“困难”一次又一次的重头开始，那不叫挑战成功，那叫同一个地方摔倒无数次。
第四，虽然很困难，但我们要尽可能的集中整块的时间处理任务，尤其对于学习充电和一些比较复杂的工作。我们可以安排好时间，先将时间化零为整，去处理工作或者学习任务中比较棘手的部分；然后再将时间化整为零，利用碎片时间完成一些支持性的工作，这才谈得上“利用好碎片时间”。
第五，人的能力是与所处理的问题的复杂度成正比的。所谓“韩信将兵，多多益善”。你能管理多大规模的团队，你的管理能力就有多强；你能驾驭多复杂的问题，你解决问题的能力就有多强。千军易得，一将难求。很多时候很多岗位缺乏的是将帅之才，不断提高自己解决复杂问题的能力，就是不断培养自己的才干的过程，这是人生不断精进的一个很好的策略。
一万年太久，只争朝夕！只有通过不断的学习，我们才能不断进步，只有不断进步，我们才会感受到自己的渺小和无知。学习如何合理安排时间，是学习和掌握其他一切方法的基础和第一环节。
二. 如何系统性地管理时间
时间管理的根本目的是用有价值的结果来衡量生产力，是把事情做好，而不只是把事情做完就算完事了。有了它的帮助，我们的大脑就相当于有了一个外部数据库，要做的事情被安排的明明白白有条不紊，大脑就不会产生混乱，且任何时候都明确知道下一步要做什么。首先我们要定好目标，将目标分解成一系列的活动和任务，然后再捕获其他要完成的事情，将它们放到“收集箱”中；接着我们对收集箱中的任务一个一个地评估，将其分门别类归类到不同的清单列表中，回顾这些清单，把大的复杂的任务拆解成小的，容易解决的任务，最后用一定的方法和技巧来执行具体任务。
1. 目标（Goal）
要完成的任务从哪里来？一个是从内部来，一个是从外部来。内部任务来源于当事人给自己设定的目标。方法很简单，拿出一张白纸，然后问自己：
- 这辈子最想做的事情什么？
- 如何度过今后的三年？
- 如果生命只剩6个月呢？
要尽可能地多写，直到再也想不出来为止。然后进一步考虑这个3个问题，从每个问题中筛选3个你认为最重要的目标放在一起，然后再从这9个目标中再筛选3个，作为最重要的人生目标。针对筛选出来的每个人生目标，将其分解成一系列的活动和任务，方法就是尽可能地罗列能够帮助完成该目标的具有可操作性的活动，比如目标是“减肥”，那么“加强身体锻炼”，“控制饮食”就是活动，更进一步地，“加强身体锻炼”可以分解为“跑步”，“做HIIT训练”等任务，“控制饮食”可以分解为“少吃碳水”，“多吃高蛋白和纤维”等任务。完成这一步我们得到的是一系列紧扣目标的任务清单。
2. 捕获（Capture）
将上一步得到的任务清单，以及其他我们在工作/学习中要完成的具体任务，将它们捕获并放入到“收集箱”中。后续所有的步骤，都从收集箱开始。
3. 明晰（Clarify）
从收集箱开始，针对每一个任务进行一次系统化的评估，问自己5个问题：
- 这件事可以行动吗？
- 能一步搞定吗？
- 两分钟能搞定吗？
- 这件事该我做吗？
- 有特定时间吗？
首先，这件事可以行动吗？如果答案是否定的，那么说明该任务不具备可行性。如果它是今后需要查阅的参考资料，我们就把它放入”参考资料“中；如果是今后可能要做的事情，我们就把它放入”可能清单“中；如果这件事情评估下来发现不需要做，就放入”回收箱“中。
如果这件事情可以行动，那么再问第2个问题，能一步搞定吗？如果不能，就将其放入”计划清单“中。一般来说，有一定复杂度，或者没有思路需要调研解决方案的任务，就可以放到计划清单中，这种困难问题是具有一定挑战性的，得用其他的方法来解决。
如果能一步搞定，第3个问题就是两分钟能搞定吗？如果可以，那就立即做。如果答案仍然是否定的，那么再问第4个问题：这件事该我做吗？如果不是，放入”等待清单“中；如果是，那么最后一个问题就是：有特定时间吗？如果没有，直接放入执行清单，如果有，就标记好该任务的日程安排。
4. 组织（Organize）
通过上面一系列问题得到了一系列清单，简单组织一下，有：
- 收集箱（Inbox）：未来还会不断有新任务，都可以先放到收集箱中，每次都先用上面5个问题过一遍，再决定送往别的清单列表
- 执行清单（Context Task）：执行清单中放的就是马上可以着手去做的任务
- 等待清单（Waiting-for Task）：等待清单放的是外部依赖型任务——需要别人去完成的，我们随时了解进度即可
- 项目清单（Plan-project Task）：复杂的或者没有头绪的困难任务，需要用别的方法梳理思路，形成解决方案
- 可能清单（Someday/maybe）：未来某一天可能要做，现在做不做还没想好的任务，放可能清单
- 参考资料（Reference）：今后需要查阅的参考资料可以放到清单中，也可以专门用云笔记软件收集归纳整理
- 回收箱（Trash）：不需要做的任务暂时扔进回收箱，但不要删除它，时不时评估一下，看情况有没有变化
- 日程：设定了具体完成日期的任务，比如”下周二理发“，可以放到执行清单中，或者在日历本上标注一下
5. 回顾（Reflect）
5.1 关于收集箱
分门别类整理好8个任务清单之后，我们要对这些清单进行回顾和评估。回顾分为两种：每日回顾和每周回顾。可以在每天的开始或者结束进行回顾。首先，收集箱中出去的任务永远都不要在回到收集箱中，此外，还要注意以下两点：
- 收集箱中的任务是否清空了？
- 有没有被遗忘的任务没有放进收集箱？
5.2 制定下一步行动
日程当中的任务，到时间在做可行吗？要评估日程事项是否需要分解，比如完成一篇文章的最后日期是下周五，那么是否需要给这个任务倒排时间计划，每天安排专门时间完成，而不是等到了周五才开始动手写文章呢？
对于等待清单中的任务，如果还没开始，立即花2分钟时间提醒别人任务提交的时间节点，然后确认等待的下一步任务是什么，将其放入执行清单；如果已经开始了，要主动检查完成度，确认是否被完成，并设定好日程任务，在规定完成的时间节点前2小时再次提醒。
对于可能清单和回收箱中的任务，要评估是否因为客观情况的变化产生了变动，主动思考这些事情的可能性有多大，并把思考放入执行清单。
对于项目清单中的事项，我们要想办法拆解步骤，确认下一步要做的任务。如果步骤复杂，或者连完成的步骤是啥都不是很清晰，就要把写计划做方案作为下一步任务放入执行清单，通过计划或方案来确定更下一步的任务。
5.3 对执行清单评定优先级
判断的基本原则是，任务离目标距离越近，任务的优先级就越高。尽可能做距离目标更近的任务，因为时间有限，精力有限，不可能完成所有的事情，要优先保障重要的任务先被完成。判断的标准主要依据主观上的目标和价值观，你认为它重要，它就重要，判断的标准在于当事人。但一定要注意不要因为事情复杂就产生畏难情绪，就不去做一些有难度的事情。前面也提到，你能驾驭多复杂的问题，你解决问题的能力就有多强。复杂的问题也是有系统性的解决方法的。
能够被放进执行清单的，都是能一步搞定或者知道怎么做的。不知道怎么做，就把写计划做方案放进执行清单，根据得到的解决方案分解复杂任务。对于执行清单中的任务，可以以番茄钟（25分钟）为单位预估完成时间，然后把任务分散到每一天去，这样就可以为一些特别的事情预留时间了，比如锻炼身体。
5.4 每周回顾
每周的周末是回顾本周和规划下周的最好时间，可以利用这个时间查漏补缺，保证万无一失，主动收集一些任务放入收集箱，比如一些更喜欢做的或者更应该做的事情。
6. 执行（Engage）
高效完成执行清单任务是有技巧的。如果有新的想法或者点子，先将其描述成任务扔进收集箱，拿5个问题评估一下再决定怎么处理。要严格按照优先级排序来高效处理执行清单，严格按日期执行日程安排中的事项并主动获取结果。
6.1 一次只处理一件事情
可以使用番茄工作法来提高自己的专注力。番茄工作法以25分钟时间为一个单位（番茄钟），在这25分钟内只专注处理一件事情，不允许被打断，一旦被打断这个番茄钟就被判定为没有完成。25分钟结束后，可以休息5分钟，决定下一个番茄钟是继续处理当前任务，还是切换新的任务进行处理。每完成4个番茄钟，就进行一次15分钟的大休息，可以通过冥想放松身心，对自己进行”快速充电“，然后继续投入到接下来的任务处理中。
一定要打破”负罪感幻觉“，即害怕拒绝，必须秒回和马上处理。如果手上有事情要忙，就要果断拒绝其他的任务安排，除非的确是很特殊很紧急的事情。绝大多数的任务不需要秒回和马上处理，可以扔进收集箱，处理完手头的任务再评估。
6.2 分解分层方法
我们可以把要处理的任务按区间进行分解，然后按认知类型进行分层。几乎所有的任务都可以被分为3个区间：
- 核心思考区间：属于任务至关重要且最为棘手的部分，需要集中精力，非常专注地思考，不能被打断；
- 支持性思考区间：用来对核心思考区间产出的架构填充具体内容，一切支持性的工作都在这个区间完成；
- 操作性动作区间：一些补充性的工作。
任何一个任务只要完成”核心思考区间“部分，任务实际上已经完成了一大半。举个例子，如果我要写一篇文章，那么分析读者受众，查资料，设计文章的基本结构，就属于核心思考区间任务。处理这个区间的任务不能被打断，否则要重新进入状态很难，”心流“的体验也主要存在于这一区间。一旦完成核心思考区间任务，就不太在意会不会被其他事情打断了，因为剩下的都是一些支持性和补充性的工作，就不太会介意被打断，因为某种意义上来说任务已经完成了，剩下的只是将其转化为一个具体的产出物而已。
接着我们要按认知类型进行分层，认知类型指的是大脑加工信息的不同方式，比如处理文字是一种类型，处理图片的时候是一种类型，进行数学验算的时候又是另一种类型。集中处理同质性的任务，避免不同认知类型的任务频繁切换导致损耗。还是拿写文章来举例，一篇文章可能包括：文章基本结构，核心论点，支撑案例，相关的图表和数据。那么在写的时候可能就不是从头写到尾，而是应该先把每一部分的基本结构和核心论点写好，然后再补充支撑案例，在需要插入图表的地方先做好标记；然后再画好图表，补充到需要插入图表的地方；最后计算和准备好数据，并补充到文章中。一层一层的完成并修改定稿。
要处理的任务进行分层分解后，我们就可以合理利用时间了。首先把时间化零为整，先集中大块的时间，进入核心思考区间，深度完成棘手任务；然后把时间化整为零，充分利用好各种碎片时间，进入支持性思考和操作性动作区间，零敲碎打地一点一点完成支持性和操作性的任务，多出来的时间就可以尽情享受生活了。
6.3 敏捷看板方法
对于分解分层形成的任务清单，我们还可以借鉴和使用敏捷方法中的看板。用白板或者专门的软件就可以实现。看板划分为三个”泳道“：TODO，DOING和DONE。TODO表示准备做的任务，DOING表示正在做的任务，DONE表示已经完成的任务。比如上面那个写文章的任务，就可以在归类同质性任务后将其全部放到TODO泳道，每开始一个任务，就将该任务移动到DOING泳道；每完成一个任务，就将它移动到DONE泳道。
三. 总结
以上就是有关于时间管理方法的介绍。首先梳理了一下实施时间管理方法需要建立的基本世界观。然后介绍了系统性管理时间的方法，分为6个步骤。先确定目标，分解成活动和任务，与其他任务一起被捕获放入收集箱中。对收集箱中的任务进行明晰，然后分流到不同的任务清单中，每个任务清单都是对任务类型的一种分类和组织，包括”参考资料“，”可能清单“，”回收箱“，”执行清单“，”等待清单“，”项目清单“和”日程“。接下来我们对这些清单进行再回顾，将对”可能清单“的思考以及”等待清单“和”项目清单“下一步可以做的任务放入执行清单，并评估日程任务的完成方式，然后评估执行清单中任务的优先级，按照要事优先的原则执行任务。然后又谈到了高效处理具体任务的一些技巧：一次只处理一件事情、分解分层方法和敏捷看板方法。
然而时间管理方法只是从一个维度来降低解决问题的复杂度，光有这一个维度是远远不够的。”项目清单“中的那些复杂，步骤多的任务，才是真正的魔鬼。不少有价值的任务都出自这个清单。对于它们的处理，需要另一个维度的解决问题的方法，那就是不少战略咨询公司都在使用的”麦肯锡方法“和”金字塔原理“，接下来的第二篇文章会重点介绍这套解决复杂问题的方法。
四. 参考文献
1. 书籍
用户故事与敏捷方法
如何掌控自己的时间和生活
精进：如何成为一个很厉害的人
番茄工作法
华杉讲透孙子兵法
