书籍信息

作者：[美] 基恩·泽拉兹尼

出版社：清华大学出版社

副标题：麦肯锡商务沟通完全工具箱(珍藏版)

译者：马晓路 / 马洪德

出版年：2013-10-1

目录

0 绪论

1 选择图表

2 使用图表

3 用概念及比喻说话

4 玩转图表

0 绪论

很多情况并不需要做图表：

（1）表达的信息太过于简单，完全可以只用文字来表达；

（2）听众已经很习惯于某个固定的数据模式，无需故意转为图表来展示；

（3）用的图表越多，能被人记住的就越少。

1 选择图表

1.1 决定你的信息（数据 —》信息）

1.1.1 决定因素：你想要表达的主要信息

同样的数据：1月每个地区的销售百分比，可以画出不同的图表。

画出什么样的图表，完全取决于你想要表达的主要信息。

1.1.2 图表的标题：要强调的信息

图表的标题就好像是报纸的大字标题，它应该很简洁，而且必须切中关键。

1.2 确定相对关系（信息—》相对关系）

1.2.1 成分相对关系

展示：各部分占整体的比重

关键词：份额、百分比、预计将达到百分之多少

1.2.2 项目相对关系

展示：各个项目的排列次序

关键词：大于、小于、大致相当

1.2.3 时间序列相对关系

展示：随时间推移所产生的变化

关键词：变化、增长、提高、下降、减少、下跌、上下波动

1.2.4 频率分布相对关系

展示：各有多少项归入一组数值范围之内

关键词：从A到B、集中、频率、分布

1.2.5 相关性相对关系

展示：两个变量的关系是否符合预期的模式

关键词：与...有关、随...而增长、随...而下降、随...而改变、随...而不同、不随...而增长

1.3 选择图表形式（相对关系—》图表）

1.3.0 图表形式

五种基本图表形式：饼图、条形图、柱形图、折线图、散点图

各种形式的图表所占比重：

（1）饼图：5%

（2）条形图：25%

（3）柱形图+折线图：50%

（4）散点图：10%

（5）综合使用：10%

根据相对关系的类别，选择基本图标样式：

1.3.1 成分相对关系

（1）选择一：饼图

① 使用条件：只有一个整体，目的是展示每一部分所占整体的百分比。

② 原因：一个饼形能够给人一种整体的形象。

③ 注意事项：

a 不宜多于6种成分，超过6种就选择6种最重要的，未选中的列为“其他”；

b 因为人的眼睛习惯于按顺时针方向进行观察，所以应该将最重要的部分放在紧靠12点钟的位置，并且使用强烈的颜色对比以显示突出；

c 如果没有哪一个部分比其他部分更加重要，那么就应该考虑让它们以从大到小的顺序排列，并且以同一种颜色或者干脆不使用阴影来绘制图表的每一个部分。

（2）选择二：100%的条形图 或者 100%的柱形图

① 使用条件：需要比较两个或两个以上整体的内容时。

② 原因：

a 饼图会使得读者前后反复对比，才能明白到底图中的哪一部分对应于哪一部分；

b 这样图注只要出现一次即可，而且增强了对比性；

c 使用连接线，加强他们之间的联系，使其在外观上更加明显。

1.3.2 项目相对关系

（1）唯一选择：条形图

① 图表特点：纵向维度使用要标示的项目，而不是刻度值。

② 注意事项：

a 两种方式强调图标的标题：按照你想强调的方式，排列条形图的顺序；使用最能形成对比的颜色及阴影，强调最重要的项目；

b 保证“条形间隔距离”小于“条的宽度”；

c 为了突显数值，可在顶端（或者在底端）使用一个刻度尺，或者在条形末尾标注数字（小数点后的数字省略，因为对信息没有任何影响），但是注意不要两者同时使用。使用刻度尺的同时，标注“一个需要特殊强调的数值”，也是个好办法。

③ 条形图的分类

（2）为什么用条形图，而不用柱形图？

① 使用柱形图，更适合表现时间序列相对关系；使用条形图，可以减少把项目的对比关系误解为时间序列相对关系的可能；

② 通常，项目都有着冗长的图注，条形图留有很多空间可以写名称，而柱形图经常会出现一个词写在两行的情况，这样增加了观察者识别的困难。

1.3.3 时间序列相对关系

（1）选择一：柱形图

① 使用条件：图表中只有少数的几个点（比如，7到8个点）；

② 原因：柱形图强调的是数量的级别，更适合表现在一小段时间里发生的事件。

③ 注意事项：

a 保证“柱形间隔距离”小于“柱的宽度”；

b 使用颜色及阴影以示强调、区分与时间有关的数据。

④ 柱形图的分类

（2）选择二：折线图

① 使用条件：图表中的点很多（比如，20多年来每个季度的变化趋势）。

② 原因：折线图强调的是角度的运动及图像的变换，它更适合于展示数据的发展趋势；折线图是五种图里使用次数最多的一种，而且也最容易绘制，最简介紧凑，最能清楚地表现上升、下降、波动和保持不变等趋势。

③ 注意事项：保证趋势线一定要比基线画得更粗，并且基线一定要比坐标线更粗。

④ 折线图的分类

a 分组折线图

用来对“两个及两个以上”的项目对比关系作比较（为了便于区分，要着重突出的使用能产生强烈对比的颜色及最粗的实线，其他用来对比的则使用对比程度上稍微次一点的颜色及虚线）。

有8条折线的图表对于有4条折线的图表来说，不一定有两倍的有效性，相反却很有可能产生两倍的混乱。解决混乱的方法就是：针对每个竞争对手的折线分别配对比较，制成一个个较小的图表组合，这样虽然增加了图表的数量，但却更为简洁，对比效果更强。

b 表面图

在趋势线及基线之间添加颜色或者阴影，从而制作出表面图；将表面细分，从而制作出表面细分图。

应该保证最重要的部分放在紧靠基线的地方，因为这是唯一一个从直线开始测量的图形，其他部分则以此为基础增加或减少。

应该保证表面数不超过5面，如果超过5面，就选择4个最重要的，并将剩下的列为“其他”范畴。

类似意大利面条式的折线图，搞清各层表面的关系的方法就是把它分解成一个个独立的部分，将一个细分的图表简化至单一的表面图。

1.3.4 频率分布相对关系

（1）概念与应用

① 概念：展示的是有多少项目（频率）会落入（分布于）一个具有一定特征的数据段当中。

② 应用：

a 在所有样本中进行归纳（用来预测风险、可能性或者是机会的）；

b 总结大量的数据，来帮助证明一些有意义的关系。

（2）选择一：阶梯式柱形图

① 使用条件：图表中只有少数的几个数据（比如，5到7个数据）。

（3）选择二：折线图

① 使用条件：图表中的数据很多。

（4）图表的两个维度

① 垂直维度：项目或事件的（概率、百分比）数据。

② 水平维度：项目或事件在各个范围内的分布情况。

a 范围的大小：组数太少则不够明显，组数太多则会破坏其作用，总结来说，组数应不少于5组且不多于20组；

b 分组的大小：最好使用规模大致相同的组；但当数据不是平均按段记录的时候（例如，教育水平），就会出现例外；再如有时不均等的分布反而会给人以更好的感觉（例如，个人收入的税级）；

c 清晰地标注：对组的规模应该予以清晰的解释；在连续的数据中（例如，以美元计算的销售额，首选“小于10.00美元”，然后是“10.00~19.99美元”、“20.00~29.99美元”，等等）；在离散的数据中（例如，汽车的生产数量，最好的分组方式是“10”、“10~19”、“20~29”，等等）。

1.3.5 相关性相对关系

（1）选择一：散点图

① 使用条件：两种变量符合或者是不符合你所希望出现的模板。

② 图表分析：如果存在相关性关系，图上的点应该分布在从图表的左下角到右上角的对角线附近，在这里用一个箭头来表示这条斜线；不要把箭形图与数学上的“最佳拟合线”相互混淆，散点图曲线强调的是图形的价值。

③ 分类：

④ 缺点：稍显混乱，且难以识别图表中的圆点。

a 解决方案一：使用图注，将每个人的全名用数字或字母表示，而把名字写在图表以外的地方；

b 解决方案二（更好而选择）：成对条形图。

（2）选择二：成对条形图

① 使用条件：散点图稍显混乱且难以识别图表中的圆点时。

② 注意事项：

a 保证每两对条形图之间有一定的间隙；

b 通常将独立的变量以“从高到低”或“从低到高”的顺序排列在“左边”；

c 成对条形图只有在数据组较少时才会起作用，如果数据超过了15组，那么不应该再标记出每个点，而应该使用一个更加紧密的散点图。

③ 图表分析：当真实情况好我们预计的模式一致时，右边的条形图就会形成左边自变量的一个镜像；如果这个关系并不符合我我们预期的模式，那么两对条形图就会互相偏离。

1.4 本章总结

（1）图表是一种重要形式的语言。经过良好的构思设计后，与单纯的数据列表相比，它们能够更快更清晰地帮助我们进行交流。

（2）决定使用图表形式的既不是数据也不是方法，而是你的信息，你想展示什么，你想强调的重点。

（3）图表越少越好。只有当图标能够真正帮助你表达，使阅读者能通过它得到想要的信息时再使用它。

（4）图表是视觉性的辅助材料，它们并不成为你的文字以及语言的替代品。让它们帮助你表达出相应的信息，它们会起到很好的作用。

2 使用图表

2.0 几个小提示

2.0.1 信息标题

在一个空间有限的地方制作一个图表，这种情况下可以将信息标题只写在你的手稿上，而不把它展示在屏幕上；但是不管怎样，省掉标题并不代表省掉了确认标题这一过程。

2.0.2 双重相对关系

你所决定的信息，包含着双重相对关系。此时，必须决定哪一个是首要的，哪一个是次要的，再进行下一步的设计。

2.0.3 刻度尺

在实际使用中刻度值要被使用 ，但是忽略掉它们不会使图中各项的关系变得模糊。

因为图表是一种表现关系的图形，只有图形才有价值。其他的所有因素（例如，标题、图注、比例尺），仅仅是起到解释作用，图形最重要的特征就是你看过后大脑里留下的印象。

2.1 成分相对关系

2.2 项目相对关系

2.3 时间序列相对关系

2.3.1 柱形图

2.3.2 折线图

2.3.3 组合图表

2.4 频率分布相对关系

2.5 相关性相对关系

3 用概念及比喻说话

3.1 概念性视觉图

抽象的几何图形（例如，箭头、圆圈、三角...）

3.2 视觉性比喻

日常能够看到的事物（例如，难题、迷宫、梯子...）

4 玩转图表

4.1 越简单越好

陈述过多的信息对听众的吸引力很小，所以要针对信息用心思考，究竟是将信息编辑调整呢，还是将信息删除。

4.2 越多越好

制作多个图表来展示一个图表不能表达的复杂信息。因为，在一张幻灯片中，陈述5个观点与在5张幻灯片中陈述一个观点，所花的时间相同。

好处有两点：

（1）听众能够将注意力集中在一个观点上，降低部分听众将注意力集中在你所讨论范围之外的其他视觉图形上的危险；

（2）每一个视觉图形的信息都减少了，就可以使用一个具有更大尺寸的幻灯片来保证它的易读性。

4.3 差异越大越好

可以完全摈弃以前使用过的图表，换用一种完全不同的形式，一种更适用于表达我们想传达的数据的形式。

4.4 越有创造性越好

有创造性的视觉图形能够让你把故事讲得更加生动有趣，并且因此加强听众的理解。