项目管理:做一个演示或演讲

这里所描述的演示和演讲是和项目相关的,无论从项目的开始还是执行,演示和演讲将贯穿项目的每一个环节、阶段和里程碑。项目中的演示和演讲的主要功能是,传递思想和交流信息,与售前的演示不同,售前演示是阐明解决方案,激发对方需求,项目实施中的演示主要是问题解决和思路,汇报项目的状态,项目内部的演示和演讲则是树立目标、普及业务知识,内部培训和知识共享,给予团队以自信等。

针对演示和演讲,有太多的经典书籍来讲述相关知识,需要专心的学习,再经过归纳和总结,成为自己的技能。

确定针对的听众总是第一步的。项目中所涉及的听众相对容易区分,在不同阶段会有不同的听众。例如主要有业务用户的方案确认会,客户的高层领导汇报会议,大的里程碑节点还会有方案的专家评审,项目的结束也会请各方专家来进行验收评审,这样会得知参与的人员是谁,通过有的放矢才能得到项目干系人的满意度。

干系人的职务、经验等都会影响演示的效果,例如针对业务用户的需求确认,背景知识一定要少量介绍,重点介绍具体的业务和流程的理解,针对高层领导,业务和流程就不能面面俱到,而是要讲重点,提出有限的问题等,并且能在一个相对限定短暂的时间内完成。无论项目干系人个性如何,都要讲他们所感兴趣的事情,让他们明白所讲的意图、思路,让他们知道我们的产品、我们的优势是为客户服务,从而让对方理解当前所面临的问题和不足,能继续信任我们会完成后续的工作。

知道听众对象是谁和对什么感兴趣,再加上项目的内容。就确定了演示和演讲的目标和主要内容,经过思考有了清晰的思路,制作演讲材料其实不是一件难的事情。主要的观点,讲什么内容,讲多久。当然主要的观点也是一个逐步渐进的过程,通过逐步的完善才能描述出更清晰的观点。有了清晰的观点,制作材料就是注意到整体性,系统性和有效性即可,针对观点的每一个部分进行细化,确定相关的知识和素材是否能够支撑此观点,顺便思考下支撑此观点的所用到的文字、图片和表格。记住,思路和如何清晰表达思路是最重要的,比一切形式都重要,我们可以看到,很多TED演讲,都是不带演示稿的。

知道要去做什么和如何去做,做相对来说就容易多了,因为我们我们是在项目中演示和演讲,不是商品推介会,所以漂亮的版面、字体、颜色、图片不是绝对必要的,只要让人觉得舒服、认真做了即可。而公众的演讲则要求就高了,很多专业的演示都是由设计公司完成的。

以下几点是我总结的一点在项目中做演示的一些技巧:

1、页数不是关键,页数和表达的内容没有一点点关系,主要看支撑你观点的内容有多少,只要清晰的表达思路,没有人在意用多少页,我从来不会为了减少页数,在同一页中增加了大量的层。

2、少用动画和换页效果,按照极简主义生活方式的方法,用简单的方法实现,用简单的方法解释,把复杂的事情简单化。维护演示中的动画设计需要大量时间,除非这个动画是必须的。

3、字数多少以能涵盖项目状态的重点内容为准,就是如果不看报告,只凭演示,也能知道项目的状态的标准。至于说每页不超过30个字,那是针对公共演讲而准备的,而在项目中,表达清楚,看清楚关键点就可以了。

4、不要用过于复杂的流程图和框架图,最主要的原因是看不清,如果想看详细的,可以打开其他工具来看。

5、只要是演示,也涉及图片、配色,汇报多了,也会逐步建立自己的原件库和配色,形成自己的风格。

最后,是讲。在项目中的演示是相对简单,不用费很大精力去准备,正常讲解项目中的事件、问题即可,只要调整好自己的精神面貌、语速及手势就可以了。

如果是公共演讲,则相对复杂一些,也就增加两点:第一,对于每一页幻灯片写逐字逐句的解释,对要讲的内容进行精心的设计,在固定的时间内容有故事、有趣、有互动,特别是开头的设计比较关键。第二,练习,对着镜子练习,练习10遍,练语言,练故事,练停顿,练表情,练手势,然后找同事、朋友练习,接受建议。当对内容很熟悉了,也就自信了。无他,惟手熟尔。

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