听那么多道理,还是不能提高工作效率,因为你没有践行GTD!

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压力山大,心神不宁,各种情况层出不穷,重要的事情又一拖再拖,天天被时间追着跑,不知道在忙什么,却没有什么显著的工作成果。

相信这是大多数职场人的工作写照,而真正的职场高手是什么样的呢?

执行任务简单高效,处理事情思路清晰,安排工作井井有条,工作状态轻松自如。

怎样才能修炼到这种境界呢?时间管理领域的经典之作《尽管去做——无压工作的艺术》,作者戴维·艾伦给出了他的方法-GTD。

今天就和大家分享一下怎么在工作中践行GTD。

1.究竟什么是GTD?

GTD是Getting Things Done的缩写,用大白话说,就是把事情搞定!

什么时候工作最高效?当你完全放松下来,能够达到最有效地处理事物的那种状态,作者用“心如止水”来描述这种状态。

怎样才能达到这种状态呢?你要了解自己的大脑,要能控制大脑,而不是被大脑控制。通常情况下,只要你没睡着,没进入禅定,你的大脑就会无时不刻地产生各种想法。

领导安排的工作怎么推进?电子邮件要不要回?工作周报又要交了,是否要催一下乙方的工作进度了?招商计划进展不顺利该怎么办?

怎么从这些无穷无尽的想法、念头中抽离出来?随时进入自己心如止水的高效状态,找到任务的正确处理方法,而不是疲于应付、不知所措,被任务和想法所淹没,这就是GTD能帮我们解决的问题。

其实GTD就是通过一系列的方法、步骤,改变大脑的工作状态,把大脑从洪水般的纷杂中拯救出来,高效地投入到一项项具体的、需要执行的工作中去。通过管理我们的注意力,从而管理我们的时间,进而使我们达到最高效的工作状态。

2.GTD的实行步骤?

说了这么多,到底有哪些神奇的步骤能够把我们从繁杂的事物中拯救出来呢?让我们来看看GTD的几个步骤。
GTD的核心步骤一共分为五步:收集、处理、管理、执行、回顾。

收集-记录所有未尽事宜,清空你的大脑
每件存储在我们大脑某个角落的事情都会分散我们的一部分注意力,增加我们的焦虑感。你脑中所存储的事情越多,你感受的压力就越大。不管你想到什么,先收集起来,存储到外部存储器中,给你的大脑放个假。

这个收集工具可以是纸笔,也可以是电子设备,可以是电子邮箱,也可以是网页、软件或APP,后面我们再详细介绍工具。

打个比方,你的大脑就像是电脑的CPU,而不是存储器,它的功能是思考和解决问题,而不是存储。所以清空大脑,可以把它的效能发挥到最大。

处理-思考整理,确定下一步行动

前面讲到,通过收集工具收集了大脑中的各种问题,现在我们要对这些问题进行处理了。从你的收集工具中调出你收集的各项事情,各种想法,然后来进行判定。
对!就像过去县官判案一样,一件件地过堂。

首先将任务分成两类,一类是可以进行下一步行动的,一类是不能立即进行下一步行动的。

在不能进行下一步行动的任务里,又分为三类:

  • 一是垃圾,无用信息。
  • 二是此时无需立即行动,但日后有可能会需要处理的。
  • 三是有潜在价值的信息,今后有可能有用。

对于第一种的处理办法是直接删除,第二种安排合理的时间进一步处理,规划到你的日程中去,第三种进行存储,以便日后随时调用参考。

当一项任务可以进行下一步行动时,我们要立即判断一下,这项任务是否能在2分钟内处理完毕。如果是,立即着手去处理。如果不是,要考虑一下是否应该委托别人来处理。如果处理这件事只能是你自己,而你又不得不推迟解决。就把这件事记录在下一个行动的清单上。

组织管理-GTD最核心的步骤

对于不能立即采取行动的事情,可以划分成垃圾、孵化工具(等待/未来清单)和参考资料存储器。

垃圾当然最好处理,都扔掉,不要让它们占据你的时间以及电脑、笔记本以及任何资源。

当一件事,你不能立即投入行动,但是在未来某个时间来着手处理的时候,就把它记录在等待/未来清单,提醒自己解决此事。

当有些情况下,不需要你立即采取行动,但却有着重要的价值。你就应该以资料的形式将其存储起来。一个良好的参考资料系统是高效工作的重要保障。

回顾-检视并进行调整

根据需要每周每月都要对自己的任务清单进行回顾,检查自己的不足,并对不合理的计划进行重新调整,保证计划能够有效地进行。就像每周要对房间进行一次大扫除一样,最好每周对你的系统进行检查:对材料进行收集处理,回顾检查,更新各种清单,保证实时和完整。

行动-确保执行到位

如何确保你列在清单上的目标计划能够执行到位呢?这就要你根据环境、时间、精力、重要性这四个不同的维度来进行判断了。

有些事情需要特殊的环境才能执行,有些工作在家里也可行完成,有些工作只能在工作场合进行。

有些事情只需要几分钟就能完成,比如打个电话。而像写一份书面的工作汇报,就不是几分钟能够解决的事情,要根据你的时间安排以及工作所需时间来进行匹配。

有些工作不需要耗费太多精力就能完成,而另外一些事情就必须集中注意力,聚精会神才能保证工作正常进行。

最后根据你的长期目标来对工作的重要性进行判断,然后匹配不同的环境、时间、精力来确保执行到位。

有哪些GTD的工具可以推荐?

了解了GTD的基本原理和执行步骤,就可以开始实施了。从哪里开始呢?有些什么工具可以推荐呢?

这类工具有很多,推荐这几个:.Todoist、anydo、doit.im、滴答清单、奇妙清单、Toodledo、TickTick等。
这些工具软件各有所长,有的比较符合GTD的设计原则,有的是收费软件,有的是免费软件,有的没有中文版,有的在多设备同步方面有些问题。必须你亲身体验才能找到合适自己的工具软件。

如果是新手,可以先试试anydo和doit.im,等熟悉以后再比较其他几款,找到自己用着顺手的。

除了电子版的工具外,还有一些基于GTD理念设计的纸质GTD笔记本,爱好手写笔记的朋友也可以考虑试试。

在践行GTD的过程,要注意哪些细节?

刚开始接触并践行GTD的时候,可能会陷入一个误区,就是不断地找寻测试各种GTD工具,不知道哪种适合自己,逐步忘记初衷。工具是一个手段,目标是高效地处理工作,做好时间管理。

所以首先要提醒自己的是不要把时间浪费在各种不同的工具上,真正理解透彻了GTD的方法和理论,用最基本的纸和笔也一样能够很好地践行。

再好的工具和方法,如果不坚持执行也不会有好的效果,GTD也是如此。很多人通过这个方法来改善了自己的工作和生活,不过如果你仅仅是对它有所了解,不亲身去践行,自然就不会有什么神奇的效果。

一天24小时每个人都一样,有的人被各种工作任务,突发事件,压得喘不过气来,而有的人能够通过学习时间管理提升自己的工作效率,让自己随时保持在一种最佳的状态。这就是职场高手和普通人拉开差距的地方。

抽点时间学习并践行一下GTD,通过收集、处理、管理、执行、回顾这五个步骤,一定会让你的工作效率大幅提高,通过不断的坚持,逐步修炼成职场高手,在激烈竞争中立于不败之地。

我是欣星,希望今天的分享能对你有所帮助。

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