麦肯锡工作心法,快速提升工作效率

《零秒工作》是一本非常实用的提升工作效能书籍。作者赤羽雄二在麦肯锡从业14年,后独自创业,从零创办了麦肯锡韩国分公司,推动许多韩国企业,尤其是LG集团走向了世界。作者根据多年经验,贴近日常工作中的常见情景,总结出提升工作效率的诸多方法,有了如下一本可谓纯干货的书籍。

纵观整本书,结构上大概分为4部分:一、是日常工作中工作效率低下的原因总结 二、提升工作速度的原则 三、提升思考速度的具体方法 四、提升工作速度和效率的技巧。

《零秒工作》在阐述提升工作速度的原则时,向作者传达了这样一个核心观点:结果导向,速度决定一切。

工作中,最重要的是保证工作顺利完成,首先将真正重要核心的工作认真细致完成,然后才是细节上的完善。这就要求我们在接收到一项工作任务后,需要对工作有一个整体印象。结合自身的经验,我将其精髓总结如下:

1、接收到目标任务时,需要对目标任务及时间节点进行确认,将最终要产出的结果具体化。这需要你跟领导有一个明确细化的沟通,保证双方的理解是一致的,没有误会。

2、根据任务目标去思考解决方案,拆分其中的细节流程。比如,要完成这项工作涉及到哪些人,哪些要素、环节、流程,需要哪些资源给予支持?

3、拆分完毕后,确认核心工作,所需要的人力、时间成本。

4、确定工作的侧重点,优先级顺序。如果一项工作涉及许多环节流程,摘出重点,确保重要工作顺利完成。

5、提前准备。对需要做的事情,提前规划,提前沟通。

谈及沟通,在提升效率上也有很多方式方法,《零秒工作》中有多处提及。比如跟上级领导的沟通。一项工作当领导表述不清的时候,更需要跟领导沟通。为了明白领导的真实意图,需要反复跟领导确认。当然不是反复问老板同一个问题,而是带着自己的解读、思路与方案,去跟领导确认理解是否有偏差,以免后续返工。

跟同事以及合作伙伴的沟通,要做到事先沟通,尤其与关键人物保持充分沟通,明确各自分工以及最终要产出的结果形态以及Deadline。在沟通的方式方法上,可以选择会议式的当面沟通,也可以根据情况做口头或邮件沟通。

会议沟通,为了确保高效,可以在会前做好会议主题的沟通,相关资料准备齐全,会中通过白板,跟与会者确认记录会议核心内容及结论,以及会后通过发送会议纪要邮件的方式,对会议的结果做备案提醒。进行完这样一系列工作后,会发现工作变得条理清晰,目标一致下推进工作变得更容易。

值得一说的是,《零秒工作》中介绍了两个非常实用的方法或者说工具,来助你提升你的思考速度及提升工作的推进速度。

其一,A4纸笔记法。即将A4纸横放,每张纸写一个主题 ,每页写4-6行,每行8-12个字,一张纸控制在1分钟之内,每天写10页,依照主题,整理分类。

这样做,能让你更快地抓住问题重点。然后将要点按照顺序罗列出来,训练快速思考的能力。比如,要解决什么问题,怎么解决问题,方案是什么,需要的步骤流程,需要对方帮你做什么?把这些问题都想明白之后,再去沟通就非常高效了。

其二,PDCA工具。

PDCA实际上,是管理学中的一个通用模型。PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(纠正)的第一个字母,在工作中运用这样的一种循环方式去check工作,会让你更快地推荐工作进度。

1、P (plan) 计划,包括方针和目标的确定,以及活动规划的制定。

2、D (Do) 执行,根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局;再根据设计和布局,进行具体运作,实现计划中的内容。

3、C (check) 检查,总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题。

4、A (Action)纠正,对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决。

以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,阶梯式上升。(摘自百度百科)

除此之外,这本书里提供了一些提升效率切实可行的技巧,不是一篇文章能够阐述完的。个人觉得这本书值得反复看,读者可将书中的方法按自己的方式整理总结,践行之,必能提升工作效率。

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