×

20171215《每天节省2小时》

96
im天行
2017.12.15 12:05 字数 3355

缘起

  • 2017-10-15下午从图书馆借的,开始看第1个番茄钟(1-40/246),全书计划6个番茄钟。
  • 2017-12-13开始计划本周内把这本书读完,2017-12-15全书花了5个番茄钟读完。
  • 作者 肯尼斯.齐格勒方颖译,中信出版社,2013年1月第1版,2013年4月第2次印刷。

内容

引言 时间管理的第4个维度

  • 《富兰克林效率手册》(Franklin Day planner)
  • 一线经理们,接到任务就马上工作,很少记笔记
  • 本书旨在提出三个疑问:
    • 为什么你在做?
    • 你在做什么?
    • 你什么时候做?
  • 这本书最大的起源点应该是美国赫兹租车公司的解决方案而形成的。
  • 一次选择2~3个观点或策略,并不断练习,直到形成习惯,然后再进行新观点练习,而不是一口吃成一个胖子。

chap1 快速前进,但迷失方向 1/246

  • 为什么要记录时间
    • 如果你每天对自己的时间要花在哪里、用来做什么都非常清楚的话,你将采取更加行之有效的行动计划。
  • 从下载时间管理表开始
  • 如何最大限度地发挥管理表的作用
    • 记录好今天的日程,并计划一下明天的工作。

chap2 掌控自己的每一天 7/246

  • 手机或工具带来的工作效率提高,常常被人为习惯所抵消。
  • 你的选择
    • 所有东西都是有选择的,不要被动接受,要主动的选择自己能处理的方式。
  • 马戏团团长的策略
    • 放慢节奏
      • 不要行动得那么快;多思考和计划一下,这样一次做对。
    • 尽可能延迟处理紧急要求
    • 将类似的任务或活动批量处理
    • 培训同事
      • 让同事们也知道如何提问,他们之前做了哪些努力,而不是有问题就问。
    • 少建立关系
      • 每天开始的第一个小时是他仅有的最好的时间。一上班先赶紧做一些重要的工作,然后再休息一下,为自己充充电。
    • 商议和“低许诺-高回报”
    • 每天和每周更新你的语音问候语
    • 提高邮件的质量
      • 内容言简意赅,格式也最好一目了然。
    • 将要求转给合适的人
    • 提升沟通技能
      • 表达明确详尽
    • 一次关注一件事--争取完成

chap3 使用总清单制订一个可行的计划 25/246

  • 使用总清单制订一个可行的计划
  • 如何创建和使用总清单
    • 总清单旨在理清你头脑中所有的事情。是记录思想和活动发生的日志。
    • 总清单每周写一次即可。
    • 在每一笔记录之间空一行,以便添加注释和细节。

chap4 组织和规划高效的一天和一周 37/246

  • 利用下班前的时间提高工作效率
    • 工作效率的提高,其实是从你如何结束一天的工作开始的。
    • 当你带着未解决或处于未定状态的问题结束工作时,大脑肯定还会想着它。
  • 第1个关键要素:如何结束每一天---下班前是第二天快速进入工作状态的跳板
    • 每天下班前要更新总清单。在准备下班前的15~30分钟内,这段时间是属于你自己的。
    • 说话看场合,做事看时机
  • 40/246
  • 第2个关键要素:如何开始每一天---采用素食原则关注最重要的事情
    • 在正确的时间做正确的事情恰好符合 素食原则
    • 每天上班的第一个小时最为重要。
  • 第3个关键要素:中午之前你能完成多少工作
    • 制订一个有效的日清单
    • 必须保护上午的黄金时间,建议上午不要安排会议。
  • 如何让一个星期更高效且你干劲儿十足
    • 在星期五为下周做规划
    • 明确星期一上午的重要性并快速进入状态

chap5 分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事 61/246

  • 为什么我们不能准确地分清工作的优先次序
    • 没有必要信息。【 提出好的问题是提高效率的最便捷之道
    • 被人性所困,他们从事的是自己认为最好去做的工作,而不是自己认为(从心底里)应该去做的工作。
    • 在收到他人要求时,只得到非常少的信息。
  • 判断并处理优先次序
    • 确定工作优先次序的第一步,是记录你每周的时间安排。
    • ABC优先排序法:A类、B类事情的关键区别在于,A类事情必须在今天完成,B类事情的完成没有时间限制。
    • “充分利用时间”法
      • 只有10~15分钟了,回个电话和邮件比较适合。
      • 精力不旺盛,就做个常规工作
  • 成功人士每次只做一件事情
  • 记下任务并圈出截止日期;将你的计划告诉领导和团队成员。

chap6 控制并有效使用电子邮件 79/246

  • 关闭电子邮件的通知功能,定期检查电子邮件 {上下午最多一次}
  • 邮件的归档,以及查找相关的。这部分我用得比较少
  • 电子邮件工具的使用技巧
    • 电子邮件的签名,不能超过6行,且不能包含某位逝者的励志名言。

chap7 规划写作和演讲,效果立竿见影 99/246 (主要跟邮件相关)

  • 利用主题栏吸引收件人的注意力
    • 你写信或电子邮件的目的
    • 每次只谈一个焦点或议题
    • 写信前分析你的收件人,理解你的收件人。
  • 你的邮件必须具备以下三个特征
    • 简短
    • 直切主题
    • 易读、易懂、令人印象深刻
  • 使用 PDAA模型组织你的写作
    • purpose目的:你为什么要发送这封邮件
    • action行动:你希望收件人做什么
    • detail细节
    • deadline截止日期
  • 邮件礼仪

chap8 组织并提高项目运作效率 111/246

  • 项目管理的关键是学会制订一个简单、切实可行的计划,并节省或留出时间,在你精力最旺盛的时候去完成它。
  • 提高组织技能需从改善思维过程开始
    • 计划要留有余地
    • 在项目开始的时候,尽可能多提问题,以确保自己对希望达到的最终结果有准确的理解。
    • 在精力最旺盛的时候专心做项目 【每天用80%的时间处理紧急情况,只有20%时间用来干最重要的事。】
  • 有效管理项目的9个简单步骤
    • 想象最终结果
    • 记下开始日期和完成日期
    • 通过头脑风景分解项目
    • 确定你需要的人
    • 确保你的截止日期是切实可行且可实现的
    • 找出可能出错的地方
    • 确认自己将在每天和/或每周当中什么时间做项目
    • 让每周/每月的成果可测量
    • 写下给自己的一个奖励

chap9 有效地授权 131/246

  • 授权和培训所面临的问题是:需要先花时间才能节省时间。
  • 为什么我们不能更多地授权?
  • 有效授权的好处有哪些?
  • 什么样的任务应该授权,什么样的任务不应该授权?
  • 有效授权的几处简单步骤。
    • 辨别你可以授权的任务
    • 明确界定项目、希望达到的结果和期望
    • 商定检查日,不要事事插手;
    • 确保他们得到恰当的培训
    • 仍需要对最终结果负责
  • 利用总清单跟踪授权的工作
    • 任务被委派的日期
    • 任务被委派给了谁
    • 任务的详细描述和你的期望
    • 审核日期和截止日期
    • 讨论的纪要

chap10 规划和执行一个有效的会议 149/246

  • 会议的三种类型
    • 传递信息
    • 制定决策或解决问题
    • 头脑风暴
  • 如何更有效地规划会议,通过更少的会议取得更好的效果
    • 界定希望达到的结果
    • 让与会者提交想法或会议议题
    • 减少会议的目标,增加休息时间
    • 提前准备好会议日程,并及早分发给大家
    • 让与会者得知他们被邀请参加会议的原因
  • 如何主持和控制会议
    • 先讨论最重要的议题
    • 设定开始和结束时间
    • 制定开会的基本原则
    • 提前到场
  • 启动会议
    • 在前5分钟确定会议的基调
    • 让与会者一开始就参与进来
    • 从上次会议的议题开始,只关注会议日程上的议题
    • 给与会者分派任务,做会议记录
  • 如何实现既定的会议目标,真正实现会议价值
    • 设法不在星期一安排会议,员工会议最好安排在星期五。
    • 安排会议前,计算开会的成本
    • 不要早上一上班就安排会议,尽可能将会议安排在下午。

chap11 管理电话和干扰 175/246

  • 干扰为何有如此巨大的杀伤力
    • 并非所有的干扰都是有害的。有些干扰是必需的。
    • 每天集中时间统一处理干扰。
    • 在一天中的某些时段,如午餐前或下班前处理干扰。
  • 在你的团队来找你之前主动去找他们
  • 关于电话的问题,目前我还没有那么多的电话困扰到我 当然,我也转不了语音信息,基本上是电话都会接着,但信息或APP的通知会过滤掉,不会主动提醒。

chap12 制定一个简单有效的归档系统 203/246

  • 整洁的桌面能减少自我干扰,每次办公桌上只放一份文件有助于提高注意力。
    • 列出可以放到桌面的东西
    • 确定不要放到桌面的物品
  • 整理你的工具
    • 清空办公桌
    • 文具的数量也要清空,只保留30天的量就够了。
    • 抽屉分成不同的区域用于收纳
    • 扔掉莫名其妙出现在办公桌上的东西
  • 整理工作文件的建议
    • 常用的信息
    • 日常的工作
    • 客户或潜在客户
    • 需要研究的问题或议题
  • 养成随时归档或每天下班前归档的习惯,周五下午完成一周的归档工作。
  • 每天下班前清理桌面
    • 桌面上只放“总清单”和“日清单”

chap13 每天节省2小时 223/246

  • 减法法则
    • 每当周五在回顾自己一星期的工作时,我都会想办法改进下一星期的工作。
    • 你必须愿意接受改变并寻找机会节省时间。
    • 时间记录表
      • 哪些可以取消?
      • 哪些可以减少用时?
      • 哪些可以授权他人?
      • 哪些可以和其它活动一起举行?
      • **如何能在上午完成更多的工作?

chap14 识别和管理拖沓 231/246

  • 首先要识别拖沓
    • 我们什么时候以及为什么会拖沓?
    • 我们最喜欢的替换活动有哪些?
    • 我们可以采取哪些措施管理和克服拖沓?
  • 如何管理拖沓
    • 设定截止日期
    • 每天一上班先做最重要的工作
    • 只做一次
    • 分解工作
    • 减少干扰
  • 设法搞清楚工作拖沓的时间和原因

附件 时间管理行动计划 243/246

收获

  • 关于这个总清单和日清单啊,总清单我一直没找到合适的方式呢。
  • 整个书的结构来说chap13每天节省2小时应该放在chap0章,让读者知道记录时间并分析之前的时间安排,然后再取消,归并,授权,整理,甚至在各种事项上分析原因(比如会议太多,拖沓太多,干扰太多,方法或工具应用得太少)。
  • 这本书只是个引子,我得按这个思路,不断的反省自己的时间安排呢。
  • 这本书也下到了电子版,总体而言思路是对的,对自己而言就需要持续的改善,这个从整理和收纳自己的桌面开始。
读书摘要
Web note ad 1