《疯传|玩转线上会议系统》(含怦然心动的高效能套装)

什么样的会议组织让你脑洞大开?

怎么样的角色发挥让你有巅峰体验?

什么样的工具让你爱不释手?

在正文开始之前我们先来看个最近风靡全球的一个小故事:

一、开场故事:


有一天,观音菩萨造访,先找到小黑,问他是否愿意驼唐僧去取经?不过事先说明,要经过18年,走十万八千里路,还要经历九九八十一难,可能会有性命之忧;但如果取到了真经,就可以成佛,长生不老。

小黑心想,路途如此遥远漫长,这太危险了,又苦又累,还有性命危险,不如白天在家里拉拉磨,晚上还可以吃上个好晚餐,睡个香甜觉,于是就拒绝了观音的要求。

隔壁小白听到了,想到那美好的前景,受点苦算什么,他愿意去拼一拼,就答应了观音的要求,陪唐僧西天取经,走了十万八千里路、历尽磨难后,终修成正果。

其实小黑是一头骡子,每天绕着磨盘转啊转,它走过的路也有十万八千里,然后他累死了。

其实,现实生活中,有很多小黑,BOSS 布置一个会议任务,不知如何去做,给一个指令就只做这一步,原本有10天宽裕的时间,结果东搞西搞,BOSS推一步他就动一步,非要推到最后一天,到最后草草开完这次会议,可想而知,会议开得不怎么样!

而且直接给公司丢掉好多单子,BOSS很生气, 招来一顿臭骂,小黑也只能忍气吞声,怕丢了这份“安稳工作”,还是默默在自己岗位上干着机械的工作,没有成长,得不到BOSS重视,看着别人升职加薪 ,而与自己无缘...

而此时生活中的小白呢,接到任务,尤为兴奋,哇 终于可以大展拳脚了,是一次很好展示自己、锻炼能力的机会!而且还能把自己所学得以运用!

小白通过自己极致努力,这次会议组织的非常漂亮,获得了人生的巅峰体验,不仅为公司获得好几个大单子,而且被直接提拔为公司的会务总监,前途一片光明!

小白到底是怎么来运作一场会议的呢?

在开始之前,小白来了个三问

“一场高效有结果的会议”

---我要不要做?

---我要的结果是什么?

---我的下一步行动是什么?

尼玛,BOSS布置的任务,能推吗 ,不干得下岗了,必须干!而且还要干得漂亮!

我要的结果是一场高效有掌声有单子刷刷砸过来的会议!

我的下一步行动是:

1.跟BOSS沟通,“此会作甚”

2.组建会务战队

3.确定会议主旋律

4.喊隔壁老王来案例分享,喊隔壁苏大大来助阵...

经过一番三问之后,小白(高效能人士)已经有初步的想法,接下来正式进入主题,掌声有请今天的主角大人---《如何组织一场高效能会议》

二、如何组织一场高效能会议

特别说明:今天介绍的会议系统以线上会议为主,当然对线下的 统筹会议 、生产协调 、质量会议、营销会议等都很好的参考价值,如能做到举一反三,也能大大提升会议效能!

(一)会前:

台上一分钟台下十年功。任何一场成功的演出和会议,背后都需要做好充足的准备。

还记得帕累托的20/80法则吗?会前的工作做好,那就意味着整个会议你完成了80%。

会前主要分为三步:

1、搭班子:搭会议智囊班子

组建本次会议的智囊班子,主要人员包括:BOSS,会议总统筹,策划等人员(角色名字叫法各不同),建议3-5人组成高效决策团队即可。

一场会议是否成功,这个智囊团发挥很重要作用,俗话说:高度决定...

2、定主流:即确定主题与流程

这个智囊团,采用目标导向、头脑风暴等方式,讨论确定出会议主题、会议目的、会议流程、会议亮点设计等

会议主题基本确定后,结合确定会议举办的时间、地点、参会对象等。

总之,这个过程需要这几个智囊团的小伙伴全勤全心参与,尤其是会议总统筹,在整个环节中尤为重要。

3、赋团队:完善运转团队并赋能

当确定了会议的主题、时间、地点、参会对象后,接下来就是完善会议运转团队并赋能,那我们来看下会议中一般都有哪些角色(不同的会议配置不同,可以根据情况增减)

一般线上会议角色主要有:统筹策划 、主持人、时间大臣、录音大臣、排麦大臣、记录大臣、文字推送、宣传大臣、DJ大臣等

下面按照角色依次给大家介绍一下,并在会前2天至少一轮的彩排。


统筹策划:运筹帷幄、决胜千里!

(1)协调内外部资源,与团队共享信息。

(2)组建筹备团队,并赋能各个角色。

(3)组织策划主题、起草并持续优化流程。

(4)制定时间轴,并推进任务进展(可以运用每日青蛙)

(5)参与彩排,给予反馈建议。

(6)参与会后总结,不断精进。

(7)有应急救火方案。

(1)(2)(3)(5)(6)项为基础项,后面几项是加分项。

主持人:整场会议的灵魂人物,气氛节奏把控指挥官!

(1)提前准备完整版会议主持稿。

(2)提前试麦(有时候软件升级会导致操作方式改变的情况,提前试麦应万变)

(3)完成1次以上其他成员参与情况下的彩排。

(4)提前了解流程,把握节点,与参会的关键人员做事先充分沟通。

(5)激情高能专注主持会议,灵活应变各种突发情况。(每个人分享时抓关键字和重点,用自己的语言提炼一下进行总结,把握会议气氛和节奏等)

(6)有应急救火方案。

(7)参与会后总结,不断精进。

(1)(2)(3)项为基础项,后面几项是加分项。

时间大臣:时间控制中枢

(1)确定时间提醒方式(a声音提醒 :音乐、定时器、敲打声等b文字提醒 c提醒原则:清晰而不打扰 )

(2)参与1次以上有反馈的试麦。

(3)制作每个环节时间节点表,并与筹备组人员共享。

(4)补充:时间短的,如分享时间3分钟/人,那在 剩余30秒提醒一次,3分钟时间到提醒一次;时间长的, 如 分享时长有20分钟,可以在剩余10分钟节点提醒一次,剩余5分钟节点提醒,时间到提醒;(备注:如果主讲人有时间要求的提醒,可以协助帮忙)

(1)(2)项为基础项,后面几项是加分项。

排麦大臣:秩序控制中心

(1)会前收集所有参会人员的联系方式(电话、微信至少其一)

(2)会前一天温馨提醒发言人员

(3)会前当天提前15分钟联系确认

(4)会中发言嘉宾排麦确认,确保按时按序上麦。(建议用文字形式排麦,举例:下一位请“”某某某“”准备,收到请回复666)

(5)制作每个环节时间节点表,并与筹备组人员共享。(根据会议流程表和分享参与人数和分享时间,列出每个分享的时间点,便于参会人员根据轮到的时间进行有效的参与会议)

(1)(3)(4)项为基础项,其他项是加分项

记录大臣:美好回忆记录中心

(1)会前收集发言稿

发言稿收集小技巧:

推荐使用石墨 编辑好发言稿收集的框架,发送至群里或私信给个人收集发言稿,大大提升收集发言稿效能!

(2)会后整理完善发言稿并提交至筹备群

(3)会议记录内容要求高的要有:会议时间地址、会议完整版的流程 、实际参会人总数等

(4)整理精简版的金句文章,方便会后宣传。

(5)补充:工具推荐:石墨文档(多人实时在线编辑软件);讯飞(录音及语音转换文字软件);YY、易录、印象笔记(录音软件)。

(1)(2)项为基础项,其他项是加分项

录音大臣:声音传播中心

(1)录制当天会议的全部内容

(2)以最快的时间提交至筹备群

(3)分段录制,制造专属

彩排片段;会议当天的分段录制;会后总结录制等

(4)补充:推荐工具:YY,易录,印象笔记,喜马拉雅(在YY开会的首选YY录音,YY录音需要电脑版才可以)

(1)(2)项为基础项,其他项是加分项

文字推送:屏幕氛围编织中心

(1)试麦且会前操作一遍。

(2)会议中抓取关键精彩句子,文字形式推送至屏幕中。

(3)会前拿到发言稿,对发言稿有初步了解。

(4)发言完毕10秒之内把精彩句子呈现。

(1)(2)项为基础项,其他项是加分项

宣传大臣:吹响会议号角,链接你我他!

(1)会议前3天制作完整海报或视频

(2)会前1-2天全覆盖地大肆宣传

(3)会后宣传引发更深更多影响

(1)(2)项为基础项,其他项是加分项

DJ大臣:气氛烘托强力援手

(1)提前准备好开场暖场退场音乐

(2)参与彩排

(3)总结复盘

(1)(2)项为基础项,其他项是加分项

(二)会中:

所有工作人员提前15分钟进入会议房间,做所有会前准备:

1.测试自己的网络和设备情况,如有特殊情况及时解决,如果解决不了马上其他人员补位。

2.DJ的会前音乐,便于进房间的人知道声音是正常的。排麦大臣联系分享嘉宾提前上线,提醒分享嘉宾分享时间和分享时长。

3.统筹或排麦大臣确认所有人员到场

时间到,会议DJ切换主持人出场音乐,然后主持人登场正式开启会议。

所有工作大臣专注自己的工作,并与同伴高效协作。

主持人在主持中需要注意语调,有亲和力,忌报幕员式的主持。

主持过程中集中精力,仔细听分享嘉宾的分享内容,并抓取分享重点,高度概括分享的内容。

过渡自然,根据整场会议的进度适时调控时间,如果时间紧就一两句,如果时间充足可以稍微多一些串词。

会中的应急预案:

1有分享嘉宾不能及时上麦分享,分享嘉宾信号不好,或者分享嘉宾中途掉线,还有分享嘉宾超时的提醒,统筹或排麦大臣临时调整会议流程等。

2.备选主持,当发现其他主持掉线或者网络原因,必须及时补位。

3.会议正常进行中,如果排麦大臣发现有的分享嘉宾联系不上,或者出现特殊情况,排麦大臣需要及时告知主持人,主持人临时调整发言顺序,避免尴尬的无人分享局面。

会议结束后,会议DJ播放收尾音乐,正式会议到此结束。

(三)会后:

会议结束后,录音大臣及时将会议录音分享出来,

记录大臣根据会议中的记录、以及嘉宾分享稿和录音整理出来会议记录,并分享出来。

更为重要的环节,那就是参会的所有服务大臣需要继续留下召开一个会后会,及时总结本次会议的举办。

嘉许做得好的地方,指出下次需要提升的地方,使到下一次的会议更加卓越。(推荐苹果洋葱法)

这些都是非常宝贵的经验,建议用文字记录下来,便于交接分享给下次会议的筹备人员。

最后补充:

传承做好很有必要,每次会议过程邀请下次或下下次的组织者提前来参与整个过程,对其提升帮助非常大。

三、案例演示(待完善)

线上会议的案例演示

毕业典礼活动案例演示

马拉松活动案例演示

四、爱不释手的工具推荐

培养高效能思维,从一个简单的工具开始。


主持人推荐使用工具:讯飞,印象笔记

记录大臣推荐使用工具:石墨,印象笔记,百度云,坚果云等

录音大臣推荐使用工具:YY,易录,印象笔记,喜马拉雅等

宣传大臣推荐使用工具:

图片:美图秀秀,拼贴趣,微商水印,黄油相机,天天P图等

视频:易企秀,VUE,Quik,推趣,逗拍,小影,初页,彩视,八角星,快剪辑,iMovie,巧影APP等

DJ大臣使用工具:YY,专业外置的音响等

五、感谢

感谢叶武滨导师《叶武滨时间管理进阶》小黑与小白故事支持

感谢金鱼《组织一场高效会议的武功秘籍》参考

感谢苏海明《如何开好线上小组会-角色与分工》参考

感谢文章破万头脑风暴团队:吕晓静、万鸿、吴宜航、垚舒、李珊珊、蔡冬军、应伟琴、黄霞、鲍毅、孙萍萍、戴娟、欧天飞、刘菲等朋友提供好点子

感谢曾敏、鲍毅对文章中句词的矫正与修改

感谢吴豆豆、徐苏萍在配图与排版方面给予帮助

感谢桂林简书技术的支持

感谢本文2.0升级过程中提供帮助与支持的其他所有朋友们

六、彩蛋秀秀 

1、《晨间日记模板》 

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   (3)《晨间日记的奇迹》电子书(豪华版)


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2、高效能人士套装:

内含:梦想板模板、日历、清单、项目表、反思系统工具、计划系统工具、番茄钟工作表、效能指数表等

《高效能人士套装》来自《叶武滨时间管理进阶》,根据叶老师要求目前仅限对易效能同学开放!

百度云链接:https://pan.baidu.com/s/1DsmHyTfy-QfU7HZh2KEKzw

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高效能套装未能领取成功的,请领用下面的高效能人士必看,作为小小补偿。

(1)清单系统电子版

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(2)吸引力法则强烈推荐的四部电影

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(3)吸引力法则电子书两本

百度云链接:https://pan.baidu.com/s/1f4hWwUwWHwv023sCQMItpA

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3、主持人的金句库

不断更新中...

链接:https://www.jianshu.com/writer#/notebooks/20992797/notes/34642945

4、持续补充中,你还需要什么,请留言告诉我

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