Viney薇莉+杨守平班+第十一期-第3周第2次作业

【R:阅读原文】

三阶段  片段 三:选自《意志力》P101-P102

戴维.艾伦一到德鲁.凯利的办公室,就一如既往的从收集材料开始。材料是个含义很广的词语,根据《搞定:无压工作的艺术》的定义,材料指任何不该出现却出现在你的心里世界或物理世界,你尚未决定其最佳归宿或下一步行动的东西”,或者根据凯里的定义,材料就是办公室里的所有杂物。

然后进入GTD系统的第二阶段-----加工材料,决定每份材料是做完、委派、丢弃还是搁置。如果一份材料,不具备实施价值,就可以扔掉,或者放在文件夹里收起来,留待日后参考。如果一份材料与某个项目有关---比如凯丽准备主持的一个为南非反种族灭绝运动首脑之一的图图大主教颁发奖章的慈善晚宴,那么这份材料就应该与该项目所需的其他材料归置在一起,放在项目清单上,或者放进电脑的文件夹里,或者放在文件柜里。凯里把所有的项清理,分类,加工往往需要一两个整天,确认了项目后,还必须为每个项目确定具体的下一步行动。就慈善晚宴而言,就是下一步要做什么。

“他真诚的坐在那看着我处理邮件,”凯里说,“每当我卡住了,他就问,怎么啦?我告诉他后,他就告诉我怎样做,而我就按照他说的做。在这方面,他非常果断。只有很少几次,他说可以这样做也可以那样做,你准备怎么做?”。艾伦教他为电话和邮件分别建立文件夹,教他把模糊项目放进“某天/或许"文件夹里,还教他遵循两分钟原则,如果一件事情所花的时间不到两分钟,就不要放在清单上,而是立刻删除或者处理。

以前看到一堆文件,我会不知道里面到底是什么,只会说哦,上帝。凯里说达到零态,就是工作栏里什么都没有,没有电话留言,没有电子邮件,没有文件的那天,我觉得肩子上的担子轻了,我不再开小差,而是心无旁贷的思考,那种感觉真是清爽!

【I】

时间对每一个人来说都是公平的,无差别的时间内有差别的行为,带来了个人价值的积累,最终影响和决定了我们能走多远!

时间管理的最终目的是让我们在有效的时间内做出更多有价值的事,当明白了这一点之后,我们的思考的方向就有两个,第一个是我们单位时间内做事的数量,如果在相同的时间内,我们做的事情越多,我们则无形之中拥有越多的时间;另外一个是指单位时间内做事情的类型,我们应该把重点放在对我们人生有意义,有价值的事件上来。

今天的这个拆书片段,向我们展示了一个如何提高自己时间利用率的方案,步骤如下:

第一步,收集

第二步,加工

第三步,明确下一步最小可执行行动

收集的作用在于减轻大脑的负担,在心理学上有一个叫蔡氏效应的现象,指的是未做完的事件,会对我们的大脑产生影响,我们在做事情的过程当中,容易被这些未做完的事件所打扰。有效的解决办法就是将所有的干扰项记录下来,这样你的大脑会自动的认为你给他分配了时间和注意力,这样我们在进行任务的时候,你的大脑将会分配百分之百的注意力关注在当下。

对于任务的加工过程GTD当中有一个非常重要的方法,就是轻重缓急四象限法。

第一象限:重要又急迫的事,立即去做。

第二象限:重要但不紧急的事,有计划重点去做。

第三象限:紧急但不重要的事,尽量少做(委派)。

第四象限:不紧急也不重要的事,尽量不做(删除)。

这里想要强调一点,在做选择的过程中有一个重要的方法是两分钟原则,如果这个事情你在两分钟之内能处理完,那么根据重要程度,可以选择立马处理结束这个任务,这样做会带来巨大收益。

当我们对信息进行筛选和选择过后,并不是直接就开始进行任务,而是要给将要进行的重点任务分配下一步最小可执行方案。这样做的目的是为了减轻大脑的压力,增加对事物的可控性,并且有效去触发开启任务。一旦我们给出了一个最小可执行的方案,我们在实践的过程当中,就能更有效的开启这个任务。比方说,你有一个任务是,看书,如果你给他分配下一步的任务是:拿出《意志力》这本书,翻到第87页。当你在进行这个任务的时候,你就能更有效的完成这个任务。

【A】拆为己用

在上大学的时候,我对时间没有一个计划,想到哪里做到哪里,而且经常是一个事情,有始无终。因为在做某一件事情的时候,心里可能还想着别的未完成的事情,自己又没有很好的控制能力,导致整个事情被打断后就终止了。比方说我经常在看书的过程当中,想着还有一个电话没有打,出去打了一个电话,然后想起还有一个团队活动的名单需要去确认,又去整理活动的最后名单,结果一天就这样过去了,结果书也没有看成。最后的感觉就是自己也忙忙碌碌的,一年下来并没有什么大的收获。

在我们班有一个同学,她不仅参加了学校组织的各种竞技比赛,有歌唱比赛,演讲比赛,设计大赛等等,并且都拿到了不错的成绩;她还考了英语托福,在大四申请到留学的资格;并且她还是我们班的团支部书记,组织了各种各样丰富的活动,让大家紧紧团结在一起,当时我们班几年都荣获了最佳集体的荣誉称号。

幸运的是我们大四换寝室时,我和她分在了同一个寝室。她每天早上起来都会列一张清单,她告诉我,那是她有可能要去做的所有事情列表。接下来她会抽几分钟,给这些所有的事件做一个选择和分配。确定出自己最重要的几件事情,该舍去的舍去,该授权的授权,并确定出当天最重要的三件任务,她告诉我,不管当天遇到了什么困难,这三件任务必须有一个结果,所以她的一天是我的很多天。因为她把时间聚焦在了重要的事情上,并且让自己全身心的投入,以结果来衡量,这让她取得了非常辉煌的成果,她是我在大学期间最佩服的人之一。

自从我了解了她的时间管理心得之后,我也开始有计划的规划自己的时间。发现自己还是有无限可能性的,并且在最后一年当中,通过自己多方面的努力,顺利的保送了本院的研究生。我发现时间管理真是一个有非常大价值的事情,它可以带给你无限的可能性。

今天的这个阐述片段,让我收获最大的是第三步,为自己的任务分配最小可执行行动,这让我明白了,为什么有很多任务,我无法把它启动!如果提前设置了一个最小可执行的行动,那么在执行的过程当中,就会少了很多不确定性,大脑就可以有效的去开启这个任务。万事开头难,一旦开始启动,剩下的你在执行的过程当中就会出现各种各样的可能性,但是不管怎样,你是在把事情往前推动的。

希望大家看了今天的拆书片段之后,都能对自己的时间进行有效的管理。这个方法不仅可以用在你的生活当中,在工作中用这样的方法来做自己任务的分配和安排,也将在职场上取得不错的成绩。

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