时间的海洋-DAY7

第7天:时间——衡量万物的尺度

所有药物都是毒物,没有一种不是毒物的;正确的剂量才使得毒物与药物得以区分。——瑞士医师、药物化学家帕拉塞尔苏斯

过分热心的工程师

一位管理人员给我们打电话说,她负责管理一个由40位辛勤工作的工程师组成的团队,每个人都很勤奋,都是忠诚的员工。但是现在她发觉团队里的气氛变得越来越糟。虽然员工们夜以继日的辛苦工作,但她还是觉得:“我的部下变得越来越不满意了。”

现场的参观给我们留下了一个矛盾的印象。一方面,我们为有机会参观先进的工艺流程和看到在这个有纪律的团队里员工们都在特别努力地工作而感到高兴;另一方面,我们也看到员工们犯了一个严重的错误:他们要做的事简直太多了。他们以饱满的工作热情投入到项目建设中,甚至经常是在截止日期之前就完成了所有工作。他们在研发中投入了大量的时间和精力并且经常在长时期、紧张的团队会议上力图达成一致意见。团队成员都具有乐于助人的团队精神,尽管有这些亮点,但无法再轻易实现团队目标的想法仍然在团队成员中滋生蔓延。

本小节我们将重点分析其他三种对时间管理者来说非常重要的基本态度:

注意做到恰如其分

找到集中注意力的勇气

认识到并划定有益的界线

正确的剂量才使得毒物与药物得以区分。有时候,我们很容易忽略这样一个事实:一件好事如果做得过量就会变成“杀手”。跟前几年相比较,现如今我们在相同的时间里会接触到更多的人和事,更容易受到外界因素的干扰。这就需要我们具备相应的能力:找到集中注意力的勇气、认识到各自的界限和保持节制。否则,就会被外界诸多影响因素及各种要求所湮没。

找到正确的尺度

成熟的人与幼稚的人的区别就在于能否找到正确的尺度。对于时间管理来说,要具备能估计出“正确的剂量”的能力,它是实现有效时间规划的关键。

在从事咨询工作的过程中我们经常会碰到未学会把握正确尺度的人。他们根本就没有意识到在做事情时可以甚至必须掌握好分寸、把握好尺度。

尺度

我们总是去做一些不恰当的事情,不是做得太多,就是太少甚至什么也不做。结果许多组织陷入令人失望的境地。有的人“呆若木鸡”,他们有很少的事要做;而有的人工作负荷过重,他们手头工作很多,忙得不要开交。因此,把握好尺度就显得尤为重要。

计划得过多跟没有时间做计划一样都可能产生不利的后果。长期工作负荷过重或过轻都可能使人产生不愉快、缺乏兴趣、压抑以及觉得工作永无止境等消极情绪,从而产生心理疲劳。总是在努力工作的人会和无所事事的人一样,无法感受到多少快乐。当然并没有一个准确的尺度可以拿来参照,而是要掌握自我控制与节制的能力,集中注意力,追求忘我专注以期进入一种沉浸的状态。

如果我们真正做到有节制地使用大部分时间,那我们就是更幸福、更知足的人。但是我们怎样才能找到正确的尺度?唯一的方法就是不断尝试、观察周围的人和进行批判性的自我反省。但是,在工作负荷过重的情况下也存在对周围人给出的警告和劝告无动于衷的危险。这时应首先做到:对自己诚实。如果你过高估计自己的能力,那么在时间的海洋里进行完美的旅行就成了一种折磨!

集中注意力

使用放大镜聚焦太阳光便能点火,这对工作同样适用。只有做到专注和注意力集中,才能真正有效率地工作,从而取得一定的成果,想同时做许多事情的想法让许多现代人都备受折磨。他们辩解:不可能所有的种子都发芽,因此“太多总比太少好”!但到头来他们手上有太多的事要去做,以至于他们根本无法真正做好一件事。“许多东西都只能得到一点,但都还远远不够!”

相反给人留下深刻印象的是,许多知名经济专家倾注了无数的心血和热情,致力于“集中精力”课题的研究。欧洲管理学大师弗洛蒙德·马里克(Fredmund Malik)写道:“如果想取得成功,那么最重要的是只局限于少许的事情上,只局限于少数几个仔细挑选出的重点上。”在面对纷繁复杂的任务的今天,这一点显得更为重要。集中注意力是获得成功的关键!这一点对确立重要的目标和制订计划都适用。

在个人领域里,为了能更专注地计划好人生的下一个阶段而向“杂而不精的半瓶子醋”告别也很重要。当在不同的生活领域之间实现了平衡时,人生才是令人满意的。此外,还需要在各个生活领域内都做到特别的专注。全神贯注的普通人要比不专心的天才更胜一筹!

请你坦率地问问自己:“我是不是同时参加了太多的活动?我是不是必须减少一些活动?我能做到吗?”秘诀就在于要做到深思熟虑和集中注意力。要做到集中注意力需以下列两个重要方面为依据:

有意识地从大量的可能性中确定出一个明确的目标并不受干扰地去努力。

排除干扰。典型的使人分心的是内心的不确定、冥思苦想、担忧、思想开小差和老是停留在细节上。来自外界的干扰则可能是一个电话、邮件和无聊的同事。请你弄清楚都有哪些事情对你产生了干扰。请你每个星期都记录一下对你产生干扰的事件。哪些干扰事件正在累积?请你观察一下最容易使你分心的事件。请你制定出前后一致的应对策略。

认识到并划定界线

生活在我们这个纬度的人们为了能将自己的地产与他人的地产区分开而创造出了一种有趣的设施:园圃的篱笆。它将自己的地产与邻居的地产隔开,同时能马上让人明了谁是有关地段的占有者和谁应承担相应的责任。界线使人免受不清楚和毫无头绪的困扰。对于人类来说,国与国之间的边界总是庄严而神圣的。只有就边界问题达成协议以后才能确保国家之间、民族之间和人与人之间的和平相处。希腊人早就意识到界线的重要性,他们在建造房子、栽种橄榄树、挖进和布置蜂巢时都严格遵守明确的规定。罗马人甚至为确定界线创造了一个自己的节日——界碑节(Terminalia)。在一年一度的界碑节这一天,墙两边的邻居带家眷来到界碑(Termini)前重新确定一下界线并在墙上堆满花环,为罗马的边界神Terminus献上洁净的祭祀品。最后邻居们拿出蛋糕、烤乳猪或羔羊进行一次盛宴。期限一词就来自罗马语Ternini,意思是界碑、界石。当我们与其他人商定好一个期限时,我们同时也确立了一个双方都必须遵守的界限。界线也是我们把握尺度的界线。凡事皆有界线、皆有尺度。当有人闯进你家因此破坏了你所确立的界线时,这比闯入本身对你的冲击更大。

有的人对自己的界线和其他人的界线都缺乏敏感。如果超越这些界线的话,就会一直产生不利的影响。这会花掉大量的时间,生活质量也会随之下降。经常无视五点以前结束会议的规定,没有使人信服的理由就是夜里11点给员工打电话,不理会别说的“不行”,这些不过是众多破坏的可能性中的几个。请你现在就开始有意识地去感知你自己的界线。请信守并保护它,不要让任何人破坏它。然而也请你尊重别人的界线。我们要打破无限制的状态,确立有益的界线,与他人建立良好的人际关系,实现共同发展。你也可以通过学习坦然地说“不行”来坚守自己的界线。弄懂自己的界线。弄懂自己的界线和认识到他人的界线是一门可以学会的艺术。

工作坊:我该如何把握好尺度

你想在哪些领域对尺度、集中注意力和界线予以关注?例如在工作时间、工作量、工作速度和工作效率、饮酒、吃巧克力、睡眠、体育运动等方面。

请你心情享受你的生活,但凡事都得有个分寸!

领域 合理的尺度 措施

实战练习

我的界线在哪儿(身体上的、心理上的、经济上的、环境上的等等)?它们是什么?

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