如何让时间管理实现你的高效能人生

  你是否想象过,你会拥有一种高效的人生,像你羡慕的人那样:果断,高效,一切事情都井井有条,是生活真正的主人。如果答案是肯定的,我觉得这个时候你可以开心一下,因为,现在的你,离那个更高效的人生,可能并不远——时间管理不是一个复杂的技能。但学习时间管理,更像是培养一个好习惯。所以,在学习时间管理的过程中,最大的困难不在于学习知识,而是在于难以坚持实践所学到的知识。

  如何让时间管理实现你的高效人生,在工作中-职场中-生活中,我们慢慢会发现这么一个问题?做任何事情其实比行动更重要的是如何找准行动的方向。这就要从一个最根本的认知,本质的问题开始,那么我们在时间管理上,我们要考虑的第一个问题是什么呢?也就是时间管理的本质是什么?

图片发自简书App

  一般而言,有两个方向:一是提高做事的效率,二是去做更有价值的事。提高效率就是把它塞得更满,而提高含金量,就是往里面放更值钱的东西。有很多时间管理的课程都在教如何提高效率。其实,在时间管理上,除了追求效率,更要考虑价值以及二者间的平衡,才能让时间的收益最大化。

图片发自简书App

  这个公式,揭示了时间管理的本质:找到高价值的事,并高效完成。想一想吧:做有价值的事,却没有效率,好比千里马被变成了蜗牛,望着远方一步一挪;效率很高,所做的却是无价值的事,好比夏天的知了,鸣叫不知疲倦,只是徒增吵闹。

  下面我们来看三个故事,体会一下不同的时间管理带来的不同的结果。

图片发自简书App

案例分析(一):

小任的一天(1)

早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。

过了一个小时,同事小张走过来打断了他:任哥,我们去会议室讨论下给客户的方案吧,就是昨天签的那个客户。小任看了看 PPT,觉得时间还早,可以开完会再接着做。好,我拿下笔记本。

一个小时后……

终于开完会了!唔……刚刚这页PPT我是打算怎么写来着?

小任忘了之前的思路,又开始重新构思PPT框架。这时,同事小何又走了过来。

任哥,刚刚我把我们讨论的结果和李总汇报了下,然后他说让你把早上交给你的资料都复印几份。

小任急忙起身,整理好资料后跑到复印机。不巧的是,复印机又卡纸了,小任找到王工帮忙解决,修完打印机后才把资料复印好。这样一上午忙忙碌碌,很快就到了吃午饭的时间了,PPT的框架还没搭好。

案例总结(1)

可以说,小任在时间管理上几乎是空白的,他的工作状态是“随波逐流型”:出现什么新任务,就立马去完成。这样的工作状态,会容易让自己的工作被打断。每次打断都会分散自己的注意力,导致效率的降低。而且,什么事情都做,其实相当于没有抓住工作的重点。花费大量时间在打印文件这件事上,也是很不明智。

随波逐流型的人,看似很忙很积极,但细究起来还蛮可悲的。

案例分析(二):

小任的一天(2)

早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。假如小任有一定的时间管理能力,我们来看看他会怎么做。

接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走过来打断了他。

任哥,一起去会议室讨论下给客户的方案吧,就是昨天签的那个客户。

小任看了看 PPT,心想自己已计划早上起码要完成PPT 的框架搭建和素材整理,估计还要一个小时。

嗯,这个方案是需要下班前提交的是吧?我目前手头还有一项工作还要1个小时左右。我们十一点十分开会,然后下午确定最终方案,可以吧?

你可以把想要讨论的问题和重点先标出来,到时侯效率更高些。

好的,我过会找你。

小任继续做PPT。过了一会,李总来电。

小任啊,早上给你的资料,你都复印几份,送到我办公室。

好的,什么时候要?需要几份?

明天见客户要用的,4份就行。

明白了,下班前给您送过去。

小任在便利贴上记下这个任务,继续做ppt。

早上十一点,小任已经初步确定了 PPT内容框架;十一点十分去开完会后,他顺便将资料复印完成。

案例总结(2)

小任在时间管理上已经做得很不错了,他的工作状态是“高效率导向型”:对于任务的优先级有自己的判断标准,且懂得怎样应付临时任务,以保证各个任务都能高效完成。这样的人能快速地完成任务,在同事和上司的心里树立起有能力的职业形象。

第二个案例中,小任具备了一定的效率和价值思维,但主要侧重于提高效率。

图片发自简书App

案例分析(三):

小任的一天(3)

早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。假如小任能更深刻地理解时间管理思维,我们看看他会怎么做。

接到任务后,小任并没有马上做 PPT,而是先思考了几个问题。

小任的思考(1)

1.目前公司的业务侧重点在哪?目前的战略规划如何?

2.我的部门在公司业务中扮演着什么角色?我可以怎样帮公司达成目标?

通过思考,小任得到了两方面的价值。

思考的价值

1.在构思介绍公司的PPT时,他可以站更高看更远,思路也更清晰:公司目前在做什么;以后会做什么;PPT中,哪些要说,哪些不说,哪些是重点,哪些只要提一下即可……

2.在制作PPT时,可以结合公司内容,思考自己部门的发展方向。有了这些思考,制作PPT的时间可以一箭双雕,既完成了工作任务,又完成了作为新晋管理者一些必要的思考。

(想)好,明白了,现在回到任务上:李总需要我做一份介绍公司的PPT。

从这个任务入手,小任又给自己抛出了下面几个问题:

小任的思考(2)

这份PPT是为什么而做?

会用于什么场景?

目标受众是哪些人?

如果可以,我要怎样做得更好?

第一个问题,可以让小任在构思PPT时,确保核心方向;中间两个问题,则让他可以确定演讲的调性和表达方式;最后一个问题,能激发发散思维,产生灵感。

(想)好,那我先写个任务清单。

小任的任务清单

1.和李总简单沟通,确认PPT确切的目的、受众以及和公司发展的关联;

2.如果需要,询问相关人员以及收集相关资料,整理成PPT的素材;

3.完成上面两个步骤后,开始制作PPT,并在构思阶段和李总确认。

接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走了过来。

任哥,一起去会议室讨论下给客户的方案吧。

我想,我们现在的提案还没和客户沟通过,没有充分了解客户的想法,有被否决的风险。

老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法,我们在确定具体提案时就更有针对性了。

所以我们可以把初步方案中的思路提取出来,再将一些关键的点整理成一个问题清单,让老朱明天和客户碰一下。

等明天拿到客户反馈,我们再开讨论会议。

嗯嗯,你说得对,我先去给老朱准备一份清单。

小任很明白,方案不仅要为客户创造经济效益,更要能满足客户需求。所以,他想到在确定具体方案前,最好和客户再沟通下。这其实和他做PPT 时的考虑是相似的——站在更高的角度思考“价值”。

小任继续做PPT。过了一会,李总来电。

小任啊,早上给你的资料,你都复印几份,送到我办公室。

好的,什么时候需要?几份比较合适?

明天我见客户要用的,4份就行。

好,下班前给您送过去。

小任考虑到这件事比较机械,便委托了部门的实习生阿美帮忙,下午再请她喝咖啡。

小任专心制作PPT,到11点50的时候,就完成了初稿。

还有10分钟,就提前想想明天老朱可能会带回来什么反馈吧,然后下午再完善一下PPT。

小任的思考(3)

老朱带回的反馈有哪几种可能?

这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?

最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以提前准备吗?

小任思考完毕后,将想法记录在了笔记本上,就到了中午12点了

案例总结(3)

这个案例中,小任的时间管理更上一层,他的工作状态是“高价值导向型”:接到任务后,不会马上执行,而是先理清任务背后的目标和价值所在,并提前预测未来的一些变化,然后做对任务最有价值的一些事。这样的工作习惯,不仅可以让你事半功倍,而且还能让你成为所在团队的主心骨。

对比第2个案例,现在的小任具备了效率和价值思维,因为他不断深入思考如何创造更多“价值”。

下面,让我们总结一下3个案例:

图片发自简书App
所以,提高单位时间内创造的价值就是要追求双高:高价值X高效率。而这个平衡,是需要在行动中达成的。正如爱因斯坦所说:
图片发自简书App

“生活就像骑单车,想保持平衡则必须努力前进。”一直喜欢爱因斯坦的这句话。其实时间管理就是这样,在价值和效率之间寻找平衡。

希望我们在接下来的时间里共同结伴,一起实现高效能的人生,成为生活的主人。

(注:文章内容借鉴于熊猫小课里面的时间管理课程)

推荐阅读更多精彩内容