玩转一个APP,手把手教你学会时间管理

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Witty湉
0.8 2018.02.07 18:11* 字数 2524

“工欲善其事,必先利其器。”

大家好,我是Witty湉。

前段时间,我曾写过一篇《时间管理的干货,都在这5000字里!》,自认为这篇文章可以囊括时间管理的大小道理和方法。但很多伙伴表示,懂了很多道理,依旧不知该从何处下手。

确实,这是我们经常遇到的困境。

我很早就接触时间管理,曾尝试使用《奇特的一生》里柳比歇夫的时间统计法,每天拿出手帐进行统计,一周还会写总结,但最终没坚持下来,因为觉得太繁琐了。后来我又尝试用过其他的工具,还是不太好用。

好在老天不负有心人,经过各种尝试,最近我终于发现一款好用的工具,想在这里安利给你,并且手把手地教你该怎样使用它,可以帮你更好地管理时间。

注意:前方多图来袭!!!

我的“日用品”

没错,就是右上角的蓝色小图标,这个APP的名字叫“时志”。即使是颜控,相信也不会嫌弃这个APP的。不过于我而言,它最重要的还是好用。

如果你是一个行动派,相信APP已经下载好了。

接下来,跟我一边学习使用APP,一边学习时间管理的关键方法。


使用步骤一:管理你的事件

APP一打开便是这样的界面。

首先第一步,我们需要管理我们的事件,也就是右下角的这些色块。

把页面滑到最下方,点击“管理事件”。

管理事件,是你根据自己的情况,把你平时会做的事情分个类。

比如工作,分为有效工作(记住,是有效工作,无效工作时间不计算)、开会、编程、写文案、策划……

比如学习,分为读书、写作、听课、背单词、TED……

比如休闲娱乐,分为购物、电视剧、微博……

管理事件时我有几个建议:

1. 把同类事件使用统一色系来表示,比如我会用最喜欢的绿色系来代表学习。

2. 把有效工作和有效学习的事件,也就是你认为对你来说有输出有价值的事件,用亮色系表示,而无效被浪费的时间,用暗色系表示。因为这样等你记录好时间后,你就会一目了然,知道自己这一天真正被利用的时间有多少。


使用步骤二:记录过去一周,你的时间使用情况

接下来我们进行第二步:记录时间。

只有记录时间,你才会明白自己的时间都去哪了。

凭借你的记忆,回忆过去7天(如果记性太差,就回忆3天吧),你都做了什么。

这时你会惊讶地发现,即使你在上班,也出现了大量的“休息放松”、“刷微博”等事件,而晚上下班后的大好时光,全部被“电视剧”、“游戏”、“放松娱乐”充斥。

一天24小时,除了睡觉的大约7-8小时之外,你有多少时间是在让自己发挥价值?又有多少时间被浪费了?

时志APP里把1个小时分成4块,每一块代表15分钟,这基本满足了我们记录时间的要求。而且,它帮我养成了一个新的习惯。

原来我如果打算开始做一件事,习惯从整点或者半点开始。比如现在是8点10分,我就想再玩20分钟,等到8点30分开始读书。但现在,我会从8点15开始,被浪费掉的时间便少了15分钟。


使用步骤三:分析改进

事件记录一栏,有一个统计功能。

等你回忆好最近7天的时间使用情况,请点击统计,它会告诉你每天你在每件事情上平均花了多少时间。

管理时间,最重要的就是把时间花在有产出的地方,减少非生产性工作所占用的时间。

(1)问自己,这件事做得有没有意义,没有就不做。

(2)把别人能做的事情授权给别人做。

通过这个饼状图,你可以知道,接下来,为了更有效地利用时间,我们应该减少哪些非生产性的工作,增加哪些能带来产出的工作。


使用步骤四:添加日程,做计划

敲黑板了,这一步最重要!!!

做好以上工作,接下来我们应该在前一天的晚上,或者当天早上,安排好一天的日程。

日程的安排,我有几点建议:

1.

在《高效能人士的七个习惯》拆书笔记里,我曾提到,我们一生需要兼顾四大领域:身体、心智、财务、人际。

对应到身体的事件可能有:运动、饮食。

对应到心智的事件有:读书、写作、听课、向高人取经等。

对应到财务的事件有:有效工作、提高工作技能、理财等。(这里有的事件会与心智看似重复,我习惯把能提高收入和理财投资的技能,放入财务,把其他的学习放入心智,你可以根据你的理解和习惯,来自由分配。)

对应到人际的事件有:约会、聚会、纪念日、给父母电话等。

做日程安排,首先看看你这件事属于哪个领域,在事件后面标注上。

2.

按四象限时间管理矩阵,给你的事件备注上“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要但紧急”、“不重要不紧急”。

如果标注上了“不重要不紧急”,这件事请尽量不做。

如果标注了“不重要但紧急”,这件事你看看能不能授权给别人做。

如果标注了“重要且紧急”,这件事你尽量安排在你效能最高的时候做,对于大部分人来说,效能最高的时间是早上。所以我的观点是,工作时先啃那根最硬的骨头,啃完了,这一天就轻松了。

如果你的事件里没有“重要不紧急”,那么你应该思考下,是不是该做些学习和规划,给自己加些料了?

3.

用一个相对整块的时间段,去专心完成一件事。

把一件事情或者类似的事情,安排在一起。如果你做好日程安排后,发现出现了很多碎片时间,那么调整一下,把这些碎片时间挪到一起,组成一个大块的时间段。

这样,你便又多了好些可以利用的时间啦。


使用步骤五:开始记录吧

做好日程安排,我们的时间管理就完成大半。接下来,每天记录下你的时间使用情况就好。

因为每次记录只需要花几秒时间,所以我一般1-2小时记录一次,以免记录得不够准确。你根据自己的情况来确定记录间隔就可以。

每天晚上看看统计,今天又浪费了多少时间?明天能不能少浪费点?如果再想刷微信,是不是要心理暗示自己控制一下?

通过这样的记录、使用、分析和改进,你在时间管理上会越做越好,未来,你不需要任何工具也可以度过完美的一天。


最后,我还想多说几句:

1. 学习时间管理,不需要你有多高的智力,多优秀的特长和多渊博的知识,每个人都能学会时间管理,而且只需要进行一些简单的练习,反复练习就能学会。

2. 不能管理好自己的时间,不论你有多高的智力,多优秀的特长和多渊博的知识,你都会难以成事。

3. 我们学习时间管理,不是为了把自己过得条条框框。我们需要学习,也需要放松,所以不必把时间安排地那么满,要给自己慢下来,放松、娱乐、思考的时间。

4. 这一方法不一定适合所有人,我的方法是给你提供一个思路。你一定要让工具适配你,而不是你去适配工具。

5. 重要的事说三遍:第四步最重要,第四步最重要,第四步最重要。

以上。


若有疑问,欢迎留言。

PS:不是托,真心觉得这工具不错。如果产品经理看到这篇文章,可以考虑请我做代言哦~如果你用过更好用的工具,欢迎推荐哦!

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