【告别word手动排版编号】全自动论文/实验报告排版【附全自动模板+使用说明】

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王御臣
0.6 2017.07.16 22:58* 字数 8203

本文为教程的第一部分,主要内容为以样式为基础对文章进行排版以及自动编号,并可支持全自动批量自动修改格式,极大程度方便后期的修改操作。

更多后续教程请搜索并关注“城边旧苑”公众号查看或查看我的其他文章——使用文档部件插入复杂内容,设置智能化的页眉页脚,自定义格式的全自动目录,word的便捷操作等内容。

看完所有教程可能需要一两个小时,但将文中的内容应用到实际的使用中能省下的时间远不止这个数,还能提升排版的精美度、精确度以及幸福感

文中包含大量细节操作,除了设置方式之外还有一些处理错误的方式以及操作逻辑上的误区,使自动化程度在不使用VBA的情况下达到最大。


你是否

把word当成了记事本?

还在一个一个手动给标题加编号?结构发生变化之后所有的编号都要手动完成?中间加了个标题,后面的标题都要手动改一遍?

还在用格式刷,或者干脆直接手动调整?

还在用空格和回车调整段落的格式?千辛万苦调整好的格式,一调整字号又白费了?

想要把图片、表格和它们的说明放到同一页,于是一遍又一遍手动调整空行数量?

论文/报告写到了一半,突然发现格式不对,要一个一个手动改?

想要加个目录,还要人工核对标题和页码?

千辛万苦加完了目录,发现又需要在中间加点东西,所以目录又需要重新核对?

页眉想要和页面的标题联动,可是只能手动一个个添加?

在文档中间插入一个公式之后还要手动对齐公式和编号?

公式、表格、图片的编号要自己手动核对顺序,一旦顺序发生了变化,编号和对编号的引用都要重新调整?

如果你回答:“是。”那么

这些操作是不是花费了你大量的时间?关键的是,花了那么多时间还做不好?

其实,这些工作都不需要你来做,word可以按照你的要求,帮你自动,无差错,完美地完成!即使你中途变更需求,word也能马上把你的需求完美的应用到文档中。

word并不复杂,只要克服了开始的一些小困难,你将体验到全自动的模板给你带来的快感

学习word看似会花一些时间,可是你将永远摆脱繁重的排版、数字校对工作,一劳永逸,何乐而不为?

毕竟那么贵的office套件中的重要组成部分怎么可能只有那么点功能呢。


自动化排版动态示例

1.批量自动修改格式

基于样式排版,我们可以快速无误的修改所有元素的文字格式。


在样式中的【正文样式】上右键,【选择所有实例】,即可把所有的正文内容选中,同时所有的非正文内容都没有被选中


在【正文样式】上右键修改样式,将字体改小之后,可以发现所有文字都被修改


所有的内容被快无误地修改。对于其他的任何一个样式,都可以使用这样的操作对所有的内容批量进行修改。

2.公式、图表的标号自动编号


公示的编号如上图所示,此时公示的编号按顺序排列


我们删除其中的一些公式,公示的编号没有发生改变,公示的编号看似发生了混乱。


全选,按【F9】更新域,可见所有的编号都自动重新排列,同时公式下方对于公示的引用也同时发生了变化,和公式同步。


我们通过撤销【ctrl+Z】和重做【ctrl+Y】操作来对比,无论是编号还是对于编号的引用都正确无误地快速更新完毕。

3.修改公式的字体大小不造成混乱

如果是手工排版的公式,修改了公式的字体之后,会因为空格等内容大小的变化造成公式排版混乱。自动化排版就没有这样的困扰。


如上图所示,公式的字体被大幅度修改之后,结构没有任何变化,依然是标准的形式。

4.标题和正文始终处于同一页

排版的时候,在页面的边界我们不希望标题和下面的正文分处两页,而是希望它们始终保持在一页中显示。可是如果手工调整,会对全文的结构造成影响,非常麻烦。使用自动排版,word也可为我们解决该问题。


上图中可看到标题和下面的正文始终处于同一页,该工作由word自动完成。

5.图表、文字、题注同页

和上面的标题和正文同页累死,排版的时候哦我们还会有将图片、图片的题注,表格、表格的题注,以及图表前的说明文字保持在同一页的需求。

同样,word也可以自动实现这样的需求。


在上图中,无论排版如何变化,示例图片前的说明文字、图片以及图片下面的题注都是在同一页。


表格也一样,上图中表格的题注始终和表格保持在同一页,同时表格的表头在跨页的时候自动重复。

6.快速插入标准格式的公式

还在手工插入公式,对齐,加编号?不需要,我们可以快速插入格式标准且统一的公式


上图中,使用文档部件功能快速插入了多个我定义好的保存在文档部件中的公式,公式的格式标准统一,并且全自动编号,不需要人工进行任何干预,我们只需要输入公式中的内容即可。

7.标题快速插入图片及题注

插入图片的时候还在用鼠标一个个点?图片的题注还需要手工输入?我们可以以非常快的速度完成这个过程。


上图中,先将插入图片的位置设置为居中图片样式,然后通过快捷键操作方式快速调出图片插入界面,在文件名中输入文件名前面的部分内容,系统自动找出所有符合条件的文件,然后按下方向键直接选择文件即可,无需用鼠标找选项卡以及插入的目标。

插入图片之后,从文档部件中直接插入图片题注,即可插入自动编号且格式标准的图片题注。

8.标题自动编号

当设置多级标题的时候,你是否还在为编号操心?这个也交给word来完成吧。


上图中,当新增一个标题之后,后续的所有标题编号全部自动发生了变化。

9.分别修改表格和表头的样式

表格和表头的样式不同,修改的时候一个个改很费劲?基于样式也可以一次完成。


设置好表格和表头样式,想要修改的时候只需要修改样式,即可分别对表头和表格内容进行修改,迅速且不会影响其他内容。

10.使用自动更正快速插入符号

输入特殊符号的时候费时费力?word的自动更正功能让你快速输入数学符号


上图中,通过自动更正直接输入了特殊符号,无需再去一个一个找或者复制。

11.使用快捷键快速插入公式元素

公式编辑器中的分数、上下标等每输入一次都要去点图标?同样不需要


上图中输入上下标完全没通过鼠标操作,只通过快捷键和键盘选择。当输入的内容比较多的时候,使用快捷键可以大幅度提升输入效率。

12.使用快捷键快速变更样式

需要变更文字的样式时,不需要去上面找,只要设置好合适的快捷键,即可实现手不离开键盘,快速变更样式。


如上图所示,通过快捷键可以快速改变样式,在正文中输入标题之后,只需要用快捷键调整到标题样式即可,不需要再查找样式。


关于本文

本文以制作报告/实验论文模板为目的,展示了制作一个全自动的word模板的全过程,以此过程为基础,展示了全自动的排版思维,并附带一些word使用过程中的小技巧。如果你能坚持看完,一定会对你之后用word使用有很大的帮助。

如果你看完了本教程,发现word居然是一个功能如此强大的软件,你也可以上网搜索教程继续进行学习,不要局限在这一篇文章里。


获取全自动模板

关注公众号【城边旧苑】,后台回复关键字“word模板”(不包含双引号),你将获得本文中制作并使用的全自动模板(模板内附带使用说明),以及部分大学的全自动毕业论文模板。如果发现没有你想要的模板,可以后台联系我(请给出论文详细格式要求),我会进行更新。当然也欢迎发过来制作好的论文模板,我也会放到后台并附上作者的信息。

推荐在制作好的模板基础之上,结合教程的内容,按照自己的要求对模板进行修改,省时高效。而且以后你遇到任何一个给定格式的模板,都可以自己制作/修改出一个全自动的模板来使用。一旦模板出现了问题也可以自行解决。


关于本文所附自动模板:

本模板可用于论文、报告等写作,按照一定的操作规范,使用者只需要关注内容,所有的排版工作全部由word自动完成,无需耗费精力在统一格式、编号、引用、控制页面分布等工作上。具体特点如下:

自动生成所有编号,且任意编号发生变化时,所有与之相关的编号均可自动变化;

可使用大纲视图导航辅助操作,随时在大纲视图进行文档内的跳转,减少用于搜寻文档内容的时间;

使用样式对文档的元素进行管理,修改格式(比如字体、字号)时只需要修改样式,所有属于该样式的文字即可自动更新;

常用样式可采用快捷键操作,无需反复搜索样式内容;

自动生成目录,目录直接和标题相关,自动标注页码,内容发生变化时,选择更新目录即可将目录内容与文章同步;

快速插入带编号的公式,公式可以自动编号,编号通过交叉引用在正文中显示之后,公式编号发生变化时,正文中的公式引用也可自动更新;

想要处于同一页的元素始终处于同一页,无需反复调整页面末端与下一页的内容的排版

页眉等内容可以自动和标题联动,同步页面内容。

可自动控制输入内容是某一样式的后续样式(比如输入完二级标题之后回车,下一段内容是正文还是二级标题还是三级标题)

模板内附有快捷键、特殊样式说明等内容。

本文使用的word版本为2013。其他版本word也可参考使用。


如何使用模板

首先,确定自己的模板文件要保存在哪里。

然后在word中找到【选项】


打开选项,在【保存-默认个人模板位置】中,把模板的保存位置填进去,确定

以后新建文件的时候,就可以在上图所示的【个人】选项中找到保存的dotx格式的模板了。

除此之外,也可直接双击dotx文件使用模板。双击的时候默认以模板为基础新建一个文件,而不是打开模板。想要修改模板,请右键单击模板,选择【打开】然后进行修改。


基础:用样式进行设计

样式入门

如何使用样式

“样式”是word使用中基础中的基础。想要用word进行全自动的排版操作,请记住一个原则:

所有的文字都有对应的样式,【绝不】通过手动调整格式,包括但不限于手动调整字体、字号、段落间距、行间距、编号、对齐方式(只有颜色是可以手动设置的,因为样式中没有和颜色相关的选项)等所有元素(为了使用效果而刻意添加的空行等除外)。这些元素在样式中均有对应的功能与之一一对应,只要设置一次,无论有多少内容,word都可以自动进行管理,一旦需要改动,所有的内容都可以自动进行修改、更新,一劳永逸。

比如:段落前的空格通过设置【首行缩进】解决;段落前后的空白通过设置【段前距】【段后距】来调整等。

同时,样式不能错乱。比如正文的样式应用与正文,公式的样式应用于公式,即使插入空行作为文章的间隔,空行的样式也不能马虎(一般将空行设置成和正文相同的样式)。看完了全文之后结合实际操作,很容易明白为什么要这么做。

所有的内容都用样式操作,看起来很麻烦,不过一篇文档中的元素种类一般不会超过30种,常用的样式也就10种左右,对每一种都设计一种样式,保存为模板之后还可以重复使用,不但工作量不大,在后续的使用过程中还可以节省大量的时间,绝对是一个稳赚不赔的买卖。

如上图所示,在开始选项卡中,那长长的一条就是word的样式,

选中一段文字,点击样式中的某一种样式,或者按下对应样式的快捷键,就可以将样式应用到段落中。

根据不同的文档元素的性质,样式分为正文、标题、表格表头、公式、表格题注、公式题注、图片等几类。每一类内容为了实现全自动的排版,都应该有专门的样式与之对应。

因此在写作的时候,一定要清楚【每一部分应该用哪一种样式】。每开启一段新内容,最好用样式的快捷键设置一下该段落的样式,这样可以保证在之后的排版工作中使文章井井有条。

当我们点击样式最右边的倒三角时,便会弹出图中所示的创建样式对话框。

点击创建样式,弹出如图所示的对话框,我们可以在这里修改样式的名称,然后点击确定按钮将样式添加到样式库中。也可以点击修改按钮进行进一步的修改。

随后我们可以看到样式的详细信息对话框。属性部分内容解释如下:

样式类型:样式类型分为“链接到段落和字符”“字符”“段落”等类型。如果选择的是段落,那么样式只可以应用到段落上,同时可以使样式具有段落的居中、左对齐、右对齐等属性;如果选择的是字符,那么样式可以应用到独立的文字上(包括段落中的文字),相应的,不具有段落的对齐等属性,对于一个段落应用该样式也不会影响该段落的对齐方式。

样式基准:样式基准设置的是哪个样式,就意味着你要在哪一个样式的基础上创建样式。同时新样式没有修改过的属性和基准样式相同,基准样式发生变化,新样式也会发生变化。设计这个的时候需要根据自己的实际需求,新的样式是否需要保留原样式的特点并随着原样式的变化而变化。需要则设置基准样式,不需要则可以设置为无基准样式,或者将基础样式设置为正文。

后续段落样式:顾名思义,在该样式的段落输入完毕之后按回车,下一个段落的样式。比如:你希望输入完正文之后继续输入正文,则可以讲正文的后续样式设置为正文;如果你希望输入完某种标题之后直接输入正文,也只需要将该样式的后续样式设置为正文即可。

该部分为样式的格式,可以在该部分设置字体、字号、加粗、斜体、下划线、对齐方式等内容。西文和中文的字体可以单独设置。

点击下方的【格式】选项卡,会有更多详细的高级设置选项,可以在这些选项中对样式进行进一步的详细设计。想要更好的设计样式,这一部分的内容往往是不可或缺的。

设计一个样式

为标题设计一个样式

以设计一级标题为例子。首先名称我们起名为一级标题。样式类型设计为【链接段落和字符】,当然设成段落也是可以的,但因为涉及到对齐等原因,所以不能设置成字符格式。我不希望它和其他的样式发生关联,所以讲样式基准设计为【无样式】。我在设计这个样式的时候,还没有设计我需要的正文自定义样式,所以暂时将后续段落样式设置为【一级标题】,这一点等后续样式设计完毕的时候再进行修改。

字体为黑体,字号小三,加粗,左对齐。

选择【格式-段落】,进入到段落设计界面。这里将该部分的【大纲级别】设置为1级。大纲级别和自动生成目录以及导航视图的使用相关,一定要设置好。间距中的【段前】【段后】【行距】可以按照自己的需求进行设置,当【需要对段落的间隔进行调整的时候】,一定要来这里进行设置,不要再用空格和回车调整格式了。

我们可能会需要自动编号,不过我们不需要用这里的自动编号,并不好用。不做设置,或者设置为无即可。

同理,我们来制作二级标题。一般来说一级标题和二级标题相差的还是比较大的,所以不建议二级标题和一级标题的样式发生关联,所以也将二级标题的基准样式设计为无样式。

设计完了二级标题,我们可以将一级标题的后续段落样式设计为二级标题了。不过后来我想了一下,开始创建样式的时候从正文样式-三级标题-二级标题-一级标题这样的顺序来制作可能更好一些。好在不会有太大的影响。

这里讲一下【快捷键】的设置。虽说常用的样式不多,但是每一次应用样式的时候都要在样式库中找一遍也是很费劲的事情,因此对常用的样式设置快捷键可以大幅提升设置样式的效率以及办公的幸福感。点击【格式-快捷键】选项卡,进入如图所示界面,在【请按新快捷键】中按下想要设置的快捷键,点击【指定】,并选择【将更改保存在】哪一个模板中。此时你可能会发现自己只有Normal.dotm一个模板。

不要担心,将当前文件另存为模板,在保存类型中选择【Word模板(.dotx)】即可将该文件保存为模板。

然后我们就可以把设置好的样式快捷键保存在自定义的模板中了。

这里强调一下,非常不建议使用上图中这一部分的编辑区域,所有的操作请都在样式中完成。颜色除外。


为样式编号

实现编号的全自动化

下面,使用多级列表实现标题的自动编号。同样是在开始选项卡中,点击如图所示的多级列表选项(注意它的左边还有一个长得很像的编号,不要选那个),点击定义新的多级列表。

【输入编号的格式】中可以设置编号的格式。比如可以再【1】的左右加上“第”“章”,之后,自动编号就可实现“第1章”“第2章”的效果。

点击【更多】,和具体的样式进行关联。

在【将级别链接到样式】中选择需要对应的样式,分别将1,2,3,4,5级编号链接到一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题(一般来说标题三级足够了,这里多设置一些以防万一)。

【此级别的编号样式】可以设置编号显示的数字,比如罗马数字、阿拉伯数字、中文汉字等。

按照该方式设置完所有的标题之后,可以在预览框中看到具体的效果。

可以在这里调整细节,比如【对齐位置】【文本缩进位置】等,位置的单位除了厘米之外,还可以使用【字符】为单位,手动输入【xx字符】即可,比如【2字符】等。推荐输入字符数量进行对齐。

可以在这里添加其它的字,比如图中所示的【第1章】,两个汉字就是手动添加的,之后的自动编号都会带有【第1章】【第2章】的效果。

点击【更多】,和具体的样式进行关联。

在【将级别链接到样式】中选择需要对应的样式,分别将1,2,3,4,5级编号链接到一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题(一般来说标题三级足够了,这里多设置一些以防万一)。


【此级别的编号样式】可以设置编号显示的数字,比如罗马数字、阿拉伯数字、中文汉字等。

按照该方式设置完所有的标题之后,可以在预览框中看到具体的效果。

可以在这里调整细节,比如【对齐位置】【文本缩进位置】等,位置的单位除了厘米之外,还可以使用【字符】为单位,手动输入【xx字符即可】比如【2字符】等。推荐输入字符数量进行对齐。

可以在这里添加其它的字,比如图中所示的【第1章】,两个汉字就是手动添加的,之后的自动编号都会带有【第1章】【第2章】的效果。

设置完之后,让我们初步测试一下效果。图中的内容除了文字之外,所有和排版相关的部分全部由word自动完成。自动排版到这里已经初见雏形。

有时我们可能会需要临时在正文内设置一些独立的编号。这里我们也可以采用多级编号来实现。之前设计的多级编号一直到5级,一般的文档结构是不会到这么多的,所以可以将6级作为文档内的编号。在输入编号的格式中,将【输入编号的格式】中前面多余的编号都去掉,只保留最后的一个编号。调整【对齐位置】和【文本缩进位置】(推荐使用输入【2字符】等输入字符数量的方式进行调整,以方便和正文样式统一),【将级别链接到样式】中,链接到一个新建的【正文内编号】样式,该样式的【基准样式】为【正文样式】并不进行任何修改。【要在库中显示的级别】可以修改也可以不修改,我没测试出有什么差别。

如果发现多级列表的编号出了问题,可能是因为某些奇怪的原因导致多级列表部分链接到样式失效。不用紧张,重新设置一次链接即可。因为样式和文章内容的链接不会丢失,所以重新设计一遍列表链接之后批量应用样式变换格式即可。

设置部分加粗样式

为文章中临时变化的字体设置样式

此外,我们还可能有诸如“加粗正文中的部分文字”之类的需求。比如我现在要加粗上图段落中所示的文字。选中该段文字,创建样式

【样式基准】为要加粗的文字那一段的样式,除了【加粗】之外,不要动其它选项,保存。

效果如图所示,选中的部分被加粗了。

当我们对样式进行更新的时候,我们先选中整个段落的样式,上图中,先更新【正文内编号】所对应的样式

这时你会发现之前加粗的部分消失了。

不过我们只需要对加粗的样式进行【右键-选择所有实例】,然后点击该样式应用,就可以将之前加粗的样式再加粗回来。

如图所示,可以看到只有之前选中的部分被选中

点击之后,该部分被重新加粗

样式对于上标下标的影响

这是一个很奇怪的操作逻辑

关于样式使用还有一个需要注意的地方。就是上标和下标。我们在更新样式的时候,如果是在选项卡的样式中【右键-选择所有实例-点击样式进行更新】,上下标不会出现问题。不过如果是用鼠标选中某一段内容,再点击样式进行更新,或者是选中之后用快捷键进行更新,就会发现下标消失了。

就像上图这个样子。

不过如果我们使用公式输入上下标,无论怎么进行更新,都会保持上下标状态。

如图所示,我们还是使用鼠标选中直接点击样式进行更新,会发现下标没有发生变化。

所以使用上下标的时候,推荐全部使用公式编辑器中的上下标来插入,这样就不会出现上下标莫名消失的情况。

手动修改自动编号

以及另一个奇怪的操作逻辑

关于本样式中的正文内的小编号也是基于多级编号的,看起来只有一个编号,实际上前面还有之前的标题,也会占用标题编号级数。如图所示,尽管标题1是第一个一级标题,但是起始编号却是2.

如果想要使编号重新开始于1,右键想要开始编号的选项,点击【重新开始于1】

重新开始于1之后的结果。如上图所示

对于手动设置编号的标题,我们使用在样式中选中所有实例,点击样式来对标题进行样式更新,可以看到编号不变。

不过使用快捷键更新样式的时候,会发现编号又从2开始了。所以当使用手动设置的编号的时候,一定要使用【样式-右键选择所有实例-点击样式】的方式来进行更新

此外,样式中还有一个重要的功能,勾选【格式-段落-换行和分页-与下段同页】,即可让该段的元素和下一段内容处于同一页。该选项可以实现如下功能:

使标题和下一段内容处于同一页

使图片和图片的题注处于同一页

使表格和表格的题注处于同一页

使图片,表格、公式前的说明文字和下面的图表等处于同一页。

第一部分就到这里啦

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如果有看不懂的地方或者有什么问题可以在评论区留言,我在之后会统一处理的~

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