开了这么多年会,你知道怎么和美国人开会吗?

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小郑杰西卡 Ac944899 bf5f 40df b265 7d947fadd946
2017.07.21 07:06* 字数 2379

美国人开会反正不是Freestyle。

干货在最后一条,我以毛主席名义保证!

这年头,开会谁不会?

不就是坐在会议室里,一个耳朵进另一个耳朵出,脑子里想着中午出去吃什么(所有白领工作日的终极问题),轮到自己的话题就说几句,再顺便刷个公众号吗(喂,你现在正好一边在开会一边在看这篇推送吗)?

有着丰富开会经验的、在外资公司混迹了十几年的小郑,刚去美国上班时,碰到的第一个、也是最大的一个culture shock就是,我居然不知道怎么开会!

永远不会忘记2014年9月初,刚搬去美国不久时的我所开的那个1小时的会。那是一个周四9点到10点的会,让我真正领略了美国style的开会。

1. Timing 开会时间/邀请

常年在法国公司工作的我,从毕业起就学会了法国人的freestyle。开会经常是老板吆喝一句,大家进会议室开会。说好9点开会,不到9:15人是到不齐的。说好10点结束,开不完就大家继续坐着继续拖堂。

美国Style是有计划的Style!

我事前接到9点那个会的邀请时,心想了:那么早,谁会准点开始呢?笃悠悠倒杯茶,上次洗手间,到会议室9:10左右。天哪,会议已经开始了。当我成为众人焦点时,简直恨不得找个哈里波特的隐性披风把自己藏起来。

更莫名的在开会结束时间=10点一到,大家就各自散伙。人生中第一次,我看到即使VP们在会议上没说完,时间一到,下属自管自收拾东西滚出会议室了。我惊呆了,这是什么情况?在中国,如果老板在,下属是打死也不会离开会议室的啊。

后来我才知道,因为很多人有下一场会议,这一场到点就必须赶下一个会议。哦,怪不得好几个同事都是带着拉杆箱去开会,因为一个接一个的会让他们没时间回自己的办公室拿准备的资料(因为我司总部独栋高层别墅,楼层太多,地形复杂),拉杆箱里装了一天所有会议的资料,拖着拉杆箱上上下下地赶场,好机智有没有!

你不信? 偷偷拍了张照片哈。


美国Style:

- 开会都要提前发邀请,时间,地点,参与人,电话/视频会议号码,开会目标等,写得清清楚楚。如果不能去,必须提前拒绝邀请并说明原因。

- 开会准时开始,准时结束,开不完就再另找时间继续开。以便大家安排其他工作,不浪费大家时间。

2.Agenda&Minutes 开会议题和会议记录

开会都有Agenda议题,这没啥新鲜的。

美国Style却是精确到几点几分的Style!

先来张我自己常用的表格给大家开开眼▼。看清楚没,清清楚楚,精确极了-几点几分,由谁来说什么话题,写得一清二楚。

但是,那么多人开会,怎么可能真的到点就到下一个议题呢? 我才不相信!

结果居然是真的到点结束一个议题,开始另一个!就算个别话题有时难免会拖几分钟,会议主持人也会控制时间赶进度,尽量按照计划来。

美国Style:

- 开会前会提供一张精确到几点几分到几点几分说哪个话题的Agenda

-一切有计划,有目标,事后有书面会议纪要。开会前与会者可以先根据Agenda准备相关内容,会后可以按照会议纪要来各司其职,保证开会更高效。

3.Engagement

从来就是自由散漫、一心多用并深以自豪的我,通常是边回邮件边开会顺手刷屏Style,感觉比希拉里还要忙。去了美国,依然如故。

美国Style是专心致志的Style。

经常会听到美国人把Engagement 挂在嘴边。这不是大家熟知的那个“订婚”的意思哈,这是类似“承诺”的意思(暂时我找不到特别贴切的中文翻译),说人话就是,开会就好好开会,不要三心两用。

美国人开会很少干其他和开会无关的事情,一心一意,很多人甚至都不带电脑,直接用笔和本子记录。更有意思的是,有时会有领导说,XX今天是负责记录会议内容的,如果你们看到他在用电脑打字,不是说他没在听,而是他在记录内容而已。

为此,我还被美国总部投诉过(唉,说起来都是一把辛酸泪)。但是,经过几次尝试,确实发现一心一意且专注地开会,可以更高效,同时也开会的结果也更正向。即使有些内容和自己不是最相关,但是很多项目都是相通的,很多经验教训可以分享,多听多参与反而可以帮助到自己的工作。从那以后,我也努力尝试开会不看电脑手机,承诺般的开会。

美国Style:

开会讲究承诺,不三心二意。专注才能更高效。

4.Speak up 开口说

从小就是乖小孩、好学生的小郑,从小接受的教育是“沉默是金,少说是银,多说就是废铜烂铁。”

刚去美国时,觉得自己英文不够好,而且是新员工,还是少说为妙,省得说错,所以更加沉默。

这在美国可行不通!美国Style是说说说的Style !

初去美国开会,我就被美国人就是美国人滔滔不绝,张口就来的本事惊呆了。每个都好能说,也就是Speak up! 大概是因为从小娃时就受训练的原因,美国人民开会时每个人都争先恐后地说,不管说的有没有道理,不管有没有独特见解。

越不说,越没存在感,越不敢说。结果就是年度评估时,被老板批评了。后来和其他亚洲同事交流,发现这是一个亚洲同事之间的普遍现象。

Speak up,其实是希望与会者的观点都能被听到,也是提高会议产出的好方法之一。每个人都有自己的观点,观点没对错之分,开会时大家都能speakup,才能碰撞出新的火花,而不至于一个人的观点主导整个会议。

如果开会不说话,那就没有与会的价值(added value),那还要开会干吗,直接写邮件通知你就可以了,对不对?

这里有些小技巧,可以分享给大家:

-在开会前做大量的准备工作,保证了解所有相关信息和开会要讨论的目的,这样在开会时可以弥补我反应相对慢的缺点(毕竟不是母语)。

-开会时强迫自己说话,哪怕只是赞同别人的观点,也可以重新组织一下语句说出来。

-如果一时半刻想不出来或者需要更多时间想,就直接说,“大家说得很好,这个事情比较重要,我需要点时间好好思索下,我稍候会写邮件告诉大家的。”

-抬头挺胸地说话,先气势上压倒人家。

-       有一些课程可以报名学习,比如著名的toastmaster。(我这就回去报名!)

对我来说,这依然是一道坎,我至今还在慢慢往前爬。也许我比不上美国人那么会说,但是我只和自己比!只要今天开会我说得比昨天的我多一句,那就是有进步了哈。

美国Style:

开口说,说出自己观点,观点没对错,关键要大胆说出来。

总结一下,要想和美国人顺利地开会,请记得如下四点:

1.开会提前邀请,准时开始,准时结束

2.开会前发出精确到分的议程,结束后发出开会记录

3.开会专心,积极参与会议

4.Speak up, 多说多说再多说!

日记本
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