Excel的函数公式应该这样学,你知道吗?


Excel的函数公式应该这样学,你知道吗?

作者 | 阿何

如果知道如何提高自己的Excel水平,没人愿意自己像个SB一样对着一大堆表格一筹莫展。 更多时候,我们的苦恼来自明明很想提高水平,却无从下手。明明已经很努力学,却收效甚微。

本期文章是本人在2月17日晚职场充电宝在线微课分享内容《如何学好Excel的函数公式功能》的文字版总结。

一、为何你学不好Excel的函数公式?

1、请检查自己的基础知识是否具备?

任何知识,都是一个金字塔结构,知识点和知识点之间存在依存关系。想学会上层的知识,必须学会底层的知识。如果底层的知识、细节掌握的不牢靠,应用上层知识的时候就会犯错误,或者找不到解决方法。

比如很多朋友学习Excel,连”绝对引用“和”相对引用“都没有搞清楚,只是表面学会了一些函数公式,觉得自己懂了。结果一遇到特殊情况,就会出错,或者算出错误的结果。

又比如如果连与或运算,布尔值之类基本概念都不懂,你学IF函数就会很吃力,甚至根本看不懂这个函数是干啥的。

大部分人学习函数公式,都是偏向于应用,也就是解决具体问题。这本来是没问题的,但大家因此而忽视了基本概念的掌握,造成的结果就是学习上层知识很吃力,事倍功半。

2、请检查是不是自己的学习方法出了问题

学习Excel(包括学习其他知识),应该包括下面四大点:

A、基本概念的理解和基本规则的掌握

B、知识点的大量练习

C、实际问题的解决

D、思考和总结

大部分学Excel是这样的:直接进入到第三个C阶段,学习案例,解决实际问题。发现有不懂的地方,再回到第一个A阶段,去了解基本概念。

这样的学习方法,缺失了两个很重要的环节,就是知识点的大量练习以及思考和总结。同时,大部分人在A阶段的学习也是非常不够的,停留在表面。正因为如此,缺失的这些东西让我们学习Excel的效果大打折扣。

二、Excel函数公式的正确学习方式

1、地基要打牢固

意思是说基本概念和基本规则一定要全面、充分、透彻地了解。

比如Excel相关的知识点:

单元格、单元格坐标、绝对引用、相对引用、工作表、填充手柄、单元格格式……等等,又比如函数公式相关的基础依存知识:

基础数学概念如数据类型(整数、自然数、分数)、数列、余数、常规数学运算,数学运算的优先级、基础逻辑运算……等等。

大家不要觉得这些概念很简单,没有必要这么费劲去学习。实际上就算是很简单的概念,如果理解不透彻、不全面也会让我们很糊涂。

例子1:

如上图,我们用填充手柄往下拖动,我们知道A4的结果会是4,A5的结果会是5,以此类推。

但我们换一种情况,比如下图这样子:

再用填充手柄往下拖动,会出来什么结果就没多少人知道了。

例子2:

如图,我们在C2单元格输入=A2,所以出来和A2一样的数据“张三”。

现在问几个问题:

A、如果填充手柄从C2拖动到D2,以及拖动到C3,结果分别会是什么?

B、上面操作完后,再从C3拖到D3,结果会是什么?

C、上两步操作完后,如果我们在A列左侧新增一列,这些单元格的内容又会怎样变化?

对正确掌握概念的人来说,这些题想都不用想就知道答案了。但其实很多新手,连这么简单的问题都要想老半天,就是因为基本概念掌握的还不够扎实。

举这两个例子是想说明:有些时候我们觉得自己懂了,其实可能我们并不懂,或者懂一点但很不全面。

那么,如何把基础概念打的牢固一点呢?

我采取的方法是:学到一个概念,能练习的马上打开一个空白的Excel表格,然后模拟不同的情况去测试这个概念带来的结果(就像上面举例那样)。有些结果我们能想到,有些结果可能出乎我们预料。如果结果出乎预料,我们就要及时思考,为什么会这样。

总的来说,基本概念的掌握要:透彻、全面,为我们学习函数公式做最好的准备。

2、学好函数的三大步骤

第一步:了解函数的基本机构,初步掌握用法

比如最简单的函数,sum函数。它的基本结构是这样的:

=sum(num1,num2,……)

这是个求和函数,功能是把各个参数加总起来,达到求和的目的。然后可以亲自测试一下,可以说就完成这个阶段的学习了。

第二步:阅读官方文档说明

官方文档是学习函数最重要、也是必不可少的一个阶段。一般来说,看完文档你会生出“我以为我懂了这个函数,其实我啥也不懂”的感觉。

以最简单的SUM求和函数为例,大家可以自己去查看下官方文档对这个函数的说明。你会发现这么简单的函数,官方文档居然有好几页!

从这几页文档,我们又可以发现下面的知识点(部分列举):

比如:=SUM(A2:B5)

通过这个我们知道,原来SUM函数可以对一个区域的所有数据直接求和。

又比如:=SUM(表格名称)

通过这个我们知道,我们给表格区域定义名称后,可以直接采用这种方式进行求和。用名称来代替诸如“A2:B5”这样的对角坐标,可以让公式的可读性大大增强。

通过官方文档的认真阅读、学习和练习,你会发现原来很简单的一个函数,其实远比你想象的要强大!

第三步:穷根揭底

还是以SUM函数为例,我们可以继续深入思考:

A、如果求和的是文本,比如=SUM(“张三”,“李四”)这样可以吗?

我们发现公式报错了,原来函数不能对文本进行求和。

B、我们继续想,假如有单元格格式是文本,但内容是“1”,“2”这样的,能否用SUM函数求和呢?

试验后发现,原来是可以的。也就是就算单元格格式不是数字是文本,但只要实际内容是数字,也是OK的。

C、我们再想,如果SUM函数的某个参数是条件比较的式子,可不可以呢?

比如:=SUM(A2,(A3<0))

试验发现是可以的,条件成立,这个参数的值就是1,否则就是0.

通过上面3个思考,我们对SUM函数的理解是不是更加深入了一点?

别着急,还可以进行第四个思考:

D、我们想,能否给参数加上负号,使得SUM函数不但可以对参数求和,还可以减去某些参数的值呢?比如下面这样:

=SUM(A1,-A2)

我们发现这样也是可以的,上面的SUM函数实际计算的值是A1-A2。

通过这个方法,我们能真正吃透一个函数,最后把函数用得出神入化。

那么我们通过什么步骤去吃透一个函数呢?一般可以通过下面的3个步骤:

A、透彻了解函数对参数的要求,比如参数的数据类型要求,参数的边界等

B、要思考如何“改造”函数,使得它用法更加灵活。比如这个函数怎样在参数里嵌套其他函数,能否改造参数(如上面例子的加符号)等等

C、再次我们还要思考如果参数错误,函数会如何处理。有些函数会直接报错,有些函数会强制转换参数,有些函数会采取默认值,这些都要自己思考、试验后才知道。

通过上面的学习过程,一般我们对函数的掌握水平就能突飞猛进了。

3、巩固阶段

最后我们还要通过大量的实践来巩固学到的知识,这里给大家介绍“一题多解“学习法。

比如我们学习SUM函数:

A、到百度以SUM函数、案例、教程等为关键词,查找到很多有实际案例的教学文章

B、把案例的问题部分摘抄出来,先不看答案,自己尝试解答。并且同一道题目,要想到尽可能多的解决方法

C、查看答案,和自己的答案对比,找自己的不足,同时把别人好的思路记录下来

不断重复这样的学习过程,一个函数一个函数攻克,坚持一段时间,你会发现你对Excel的掌握程度完全不同了。

本文作者阿何,未经授权严禁转载。

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
  • 序言:七十年代末,一起剥皮案震惊了整个滨河市,随后出现的几起案子,更是在滨河造成了极大的恐慌,老刑警刘岩,带你破解...
    沈念sama阅读 151,688评论 1 330
  • 序言:滨河连续发生了三起死亡事件,死亡现场离奇诡异,居然都是意外死亡,警方通过查阅死者的电脑和手机,发现死者居然都...
    沈念sama阅读 64,559评论 1 273
  • 文/潘晓璐 我一进店门,熙熙楼的掌柜王于贵愁眉苦脸地迎上来,“玉大人,你说我怎么就摊上这事。” “怎么了?”我有些...
    开封第一讲书人阅读 101,749评论 0 226
  • 文/不坏的土叔 我叫张陵,是天一观的道长。 经常有香客问我,道长,这世上最难降的妖魔是什么? 我笑而不...
    开封第一讲书人阅读 42,581评论 0 191
  • 正文 为了忘掉前任,我火速办了婚礼,结果婚礼上,老公的妹妹穿的比我还像新娘。我一直安慰自己,他们只是感情好,可当我...
    茶点故事阅读 50,741评论 3 271
  • 文/花漫 我一把揭开白布。 她就那样静静地躺着,像睡着了一般。 火红的嫁衣衬着肌肤如雪。 梳的纹丝不乱的头发上,一...
    开封第一讲书人阅读 39,684评论 1 192
  • 那天,我揣着相机与录音,去河边找鬼。 笑死,一个胖子当着我的面吹牛,可吹牛的内容都是我干的。 我是一名探鬼主播,决...
    沈念sama阅读 31,122评论 2 292
  • 文/苍兰香墨 我猛地睁开眼,长吁一口气:“原来是场噩梦啊……” “哼!你这毒妇竟也来了?” 一声冷哼从身侧响起,我...
    开封第一讲书人阅读 29,847评论 0 182
  • 序言:老挝万荣一对情侣失踪,失踪者是张志新(化名)和其女友刘颖,没想到半个月后,有当地人在树林里发现了一具尸体,经...
    沈念sama阅读 33,441评论 0 228
  • 正文 独居荒郊野岭守林人离奇死亡,尸身上长有42处带血的脓包…… 初始之章·张勋 以下内容为张勋视角 年9月15日...
    茶点故事阅读 29,939评论 2 232
  • 正文 我和宋清朗相恋三年,在试婚纱的时候发现自己被绿了。 大学时的朋友给我发了我未婚夫和他白月光在一起吃饭的照片。...
    茶点故事阅读 31,333评论 1 242
  • 序言:一个原本活蹦乱跳的男人离奇死亡,死状恐怖,灵堂内的尸体忽然破棺而出,到底是诈尸还是另有隐情,我是刑警宁泽,带...
    沈念sama阅读 27,783评论 2 236
  • 正文 年R本政府宣布,位于F岛的核电站,受9级特大地震影响,放射性物质发生泄漏。R本人自食恶果不足惜,却给世界环境...
    茶点故事阅读 32,275评论 3 220
  • 文/蒙蒙 一、第九天 我趴在偏房一处隐蔽的房顶上张望。 院中可真热闹,春花似锦、人声如沸。这庄子的主人今日做“春日...
    开封第一讲书人阅读 25,830评论 0 8
  • 文/苍兰香墨 我抬头看了看天上的太阳。三九已至,却和暖如春,着一层夹袄步出监牢的瞬间,已是汗流浃背。 一阵脚步声响...
    开封第一讲书人阅读 26,444评论 0 180
  • 我被黑心中介骗来泰国打工, 没想到刚下飞机就差点儿被人妖公主榨干…… 1. 我叫王不留,地道东北人。 一个月前我还...
    沈念sama阅读 34,553评论 2 249
  • 正文 我出身青楼,却偏偏与公主长得像,于是被迫代替她去往敌国和亲。 传闻我的和亲对象是个残疾皇子,可洞房花烛夜当晚...
    茶点故事阅读 34,618评论 2 249

推荐阅读更多精彩内容