浅谈我的个人管理-线上整理篇

前言

随着智能设备的普及,人们每天接收的信息越来越多,信息接收的方式也变得愈发散乱无序,经前文《线上收集篇》梳理以及各种app的联动,我们可以将信息、文件的流通逐渐变得有序可循。
本文是此系列的第三篇,本篇将尝试介绍我对于网络信息与电子文档管理的思路与方法。

正文

我们从开始使用电脑起便开始接触电子文档的管理,简单说就是用文件夹来存放不同的文件。对此,我们每个人都有自己的方法与习惯,并非能简单评价出一个优劣,适合自己的、自己能够快速的定位找到就是好的。

当然,我们也总有过这样的经历,突然灵光一闪需要某一份文件的时,花很长时间去依次查找可能存放在的地方,有时可能费劲千辛万苦终于找到了,有时也有可能永远被遗忘在某个角落里了。
有人可能会说,可以用搜索神器Everything(Win)/Spotlight(Mac)进行全局搜索。
那如果连文件名也记不清了呢?
我们还可以用*#模糊搜索,开始大海捞针。。。

因此,建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的。

由我看来,文件的管理方法应该因地制宜,根据自己的不同需求来进行管理:

  • 如果你只有个位数的文件,那桌面就是一个很好的存放地点;
  • 如果你有两位数的文件,建立单层级的文件夹就是不错的选择;
  • 如果你打算对多年的文件进行管理,那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。

文件管理结构

我的文件管理习惯源自于档案管理的编码体系。
当我们收到一份文件并且需要留档保存时,首选需要做的便是赋予一个管理范围内唯一的编码。

文件编码

编码的作用.png

文件编码最基本的作用在于辨识、区分、管理、定位:

  • 辨识 通过文件编码可知文件的基本信息
  • 区分 区分此件与彼件
  • 管理 保证分类管理有序、易统计、无遗漏
  • 定位 可轻易定位到文件保存的位置

文件编码的产生就是用于定位索引,因此理想的文件存档管理应与文件编码保持一致。以工作文件为例,如果一个文件编码是

项目号-生成方号-类别号-序号-版本号

对应存放地则可能是

柜-层-盒-册

文件夹

电子文件管理与纸质文件管理除技术手段上外并无太大不同,因为作为使用者的我们习惯于用同一种方式来使用文件。
如果我们文件夹层次结构类比成纸质文件保存的柜-层-盒-册,文件编码将有助于我们建立一个清晰一贯的文件层次结构,对我们的文件进行全面梳理。
因为文件编码的目的在于帮助我们更好的查找到我们所需要的文件。因此,我们需要从查找、联想和使用的习惯着手,针对不同类型、不同性质的文件采用不同的归类方法。
我一般将文件分项目类、非项目类与特殊类三种。

项目类

我将周期以年单位的项目所属文件归于项目类。
一般来说,耗时一年以上的项目对大多数人来说已经是个不小的项目了,会留下比较深刻的印象,同时也会产生不少的文件,归于一类较为合理。
而我们在记忆中搜索的过程中,除了明确知道是属于哪一类文件外,最先联想到的顺序通常可能是项目名称、文件的提供方、有几个版本以及约莫的日期范围。
因此,我们就可以根据这个联想顺序来建立项目类文件结构。

非项目类

我将周期短于一年的项目或周期性会产生的文件归于非项目类。
因为通常这类文件不属于任何项目,或者短期的、小型的项目并没有能够给我们留下深刻的印象,使我们能够最先定位到一个大类中。
这种情况我会先将第一个编码(文件夹)定义为年份,次级编码可以为项目号或工作号(工作性质代号),然后是文件类别号,如果有大量文件时也可采用月份号。

特殊类

有一些文件可能属于不同的文件类别,但成组使用才会产生价值的,如项目类中的子项目;或归于一起管理会比较方便的,如历年的体检报告、劳动合同、证书资质等。此类文件,我定义为特殊类,是一种文件管理体系中的例外情况,可能并不会与原定的结构形式一致。特殊类的使用方法会比较灵活,如子项目可直接作为项目下的次级编码,可以直接用于首级编码进行单独管理。易用、好用是始终不变的原则,但需要注意的是,这属于例外情况,即少量使用即可。如大量使用的话,则打破你的文件管理秩序,混淆你的思维,使清晰有效的文件结构重新变得不那么友好。
每个人的思维方式与思考模式都不尽相同,可以通过平时的查找与思考习惯制定属于自己的文件管理结构,分类方式与层级也不拘于前文提及的类别,尽可私人订制。
除了通过文件夹管理以外,不少系统与软件都自带标签功能,是对文件管理的一种有效补充。

标签

通过文件夹进行管理时,文件都根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、已于查找。同时,也将限制了我们只能根据固有的结构、层级、类别的方式进行逐个查找。
有时候,我们可能需要打破现有的文件管理结构,跨层级、跨类别进行筛选、查询时,标签功能的设置就是一个很好的补充。
根据软件提供的标签功能不同,一般有单层级,如Evernote;多层级,如Devonthink。
单层级的标签可以根据喜好制定,可以与文件结构分类重复,但建议与文件夹重复的标签应优先考虑层级较低的类别,从最底层开始。
多层级的标签则应参考文件夹的结构形式,同样建立标签的结构体系。与文件夹不同的是,标签的结构体系个人比较建议以范围为基准建立,以大范围涵盖小范围。以地理位置为例,可以按洲-国-省-市的层级结构设置。之所以如此设置,是因为当你为文件标记层级较低的标签时,多层级标签会同时为此文件标记层级较高的标签。如果你为一篇巴黎旅行攻略标记“巴黎”时,当你准备制定欧洲行点击欧洲或法国标签时,这篇巴黎行的软文也会被同时筛选出来。


文件整理结构.png

Devonthink

如前篇所言,我使用Devonthink作为文件信息管理核心。Devonthink提供了非常多的文件结构管理方式,包括数据库、文件夹、两种标签、镜像以及副本等五种方法。之所以称之为五种,因为其中数据库与文件夹可视作同一种分类,数据库可同时视作是文件夹和标签(Tag)的上级文件结构。

Devonthink.png
  • 最左侧侧边栏自上而下分别为全局收件箱、全局垃圾箱、打开的数据库、常用文件夹快捷方式、全局智能文件夹。
    • 因为有时会通过Devonthink Pro Office搭设服务器,从隐私角度考虑,我将数据库分为两个,可针对是否共享进行单独设置,仅共享工作文件与参考资料。
    • 我将目前正在运作的几个项目或事项列入Favorite作为快捷方式,避免每天都依次打开树状目录。
    • 智能文件夹是对所有文件做全局筛选,以了解所有文件的状态,以便做进一步操作,前标序号用作排序。其中,Replicant、Duplicate是Devonthink比较有特色的功能。
      • Replicant是镜像,将一个文件同时显示在另一个文件夹内,而实际仅保留一个文件。当项目需要引用一个参考文件时,可以参考文件保留在原位置,仅在项目文件夹中设置一个镜像,在任一个文件内修改进行编辑时,两个位置的文件内容会同时显示修改后的内容;
      • Duplicate是副本,将一个文件复制至另一个文件夹内,就是常用的复制+黏贴。
  • 第二栏为树状目录栏,显示数据库根目录下的文件夹、标签(Tag)、智能文件夹。黄色为标签、蓝色为文件夹、紫色为职能文件夹。
  • 第三栏上部为文件夹显示界面,修改日期左侧的彩色圆点是Label标记。Label是单层级、跨数据库的全局标签,我将Label用于表示文件状态。


    Label.png

文件整理

文件整理的过程,其实就是清空收件箱的过程,通常建议的做法是当日及时清空,根据上述文件管理体系,标记标签后存放至相应的文件夹内。

除了Devonthink收件箱外,广义上的收件箱还应包括电子邮件的收件箱。我的做法是将邮件收件箱直接纳入GTD流程内,代办与未完成的邮件依旧保留在收件箱内以作提醒,已完成的邮件保存至邮箱存档文件夹内,文件结构同样按上述文件结构建立,其中具有参考价值可被其他事项引用的再存一份至Devonthink中。简单说,邮箱存档文件夹用作邮件往来的记录,信息文档中心(Devonthink)用作资料参考与交叉引用。最后补一张逻辑判断导图。

信息收集导图.png

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