超高工作效率的人如何结束一天的工作?

【香知蜜读1144】  2019/02/01  星期五 荐书蜜友:书童珊珊

文:Becky Kane

曾经,我的工作日大致是这样的:

在电脑前坐下来,对自己想要做什么有个模糊的概念。

查收电子邮件。被收件箱中所有的新消息搅得心神不宁。最后浪费了很多时间处理紧急但无足轻重的工作。

因为重要项目没有取得足够的进展而感到愧疚。每天熬夜工作到很晚,这就最佳工作效率而言没有意义,因为我从来没觉得自己完成了足够多的工作。

即使下班后,我也仍在思考没做完的重要工作。第二天一睁眼就感觉筋疲力尽、焦虑,因为前一天超低的工作效率感到内疚。

你可以想象得到,我没有完成足够多的工作,每天结束时都感到沮丧,压力山大。就在那时,我发现了工作日收尾例行程序的神奇力量。

如果方法正确,工作日收尾例行程序能够帮助你轻松结束一天的工作,不再担心所有剩下的任务,让你做好准备,第二天早上就开始把工作做好。

下面介绍我发现的七种简单又科学的方式,用最理想的方式结束一天的工作:

1

清理你的办公桌和电脑桌面

我知道,你肯定已经觉得无聊了。保持工作环境井然有序大概是最古老、最无聊的技巧,但事实证明,这对我们的心理健康和工作效率而言都有实实在在的好处。

普林斯顿大学在2011年开展的一项研究中发现,混乱无序的环境会影响我们的专注力,限制我们处理信息的能力,最终导致我们无法把工作做到最好。

会影响我们注意力的不仅仅是摸得到的杂物。如果你和我的风格差不多,你可能会发现自己在工作日结束时同时开着10多个选项卡和窗口!同时打开多个网页会让我们更容易分心,切换任务反过来会拖慢我们的思维过程,并扼杀我们的工作效率。试着同时专注于一个或多个任务会把我们的工作效率拉低40%之多,甚至可以把你的智商拉低多达10分!

特别建议

在工作日结束时,花一分钟时间清洁桌面,保存你正在处理的每项工作,关闭所有选项卡和窗口。明天的你一定会感谢今天的自己,第二天清晨马上就可以集中精力,避免分散注意力。

2

查看已完成的待办事项

如果想在工作中保持和创造动力,最简单有效的一种办法,就是庆祝你所取得的成果。Teresa Amabile解释了她和她的哈佛研究团队,是如何发现这个简单然而有效的工作效率习惯的:

我们对比研究参与者表现最好的和最差的日子(根据他们的总体情绪、特定情绪、动机水平),发现最常触发“最佳表现日”的事件是个人或团队取得工作成绩。最常触发“最差表现日”的事件是挫折。

例如,看看成果进展是如何与内心工作生活的一个要素——总体情绪水平——相关联的:在人们情绪最好的日子里,有76%的时间取得了成果进展。相反,只有13%的时间发生了挫折或阻碍。

我们倾向于按照长期目标和重要的里程碑来衡量成果进展。但问题是,这些他们并不经常发生。但是,Amabile的团队发现,小成就能够带来同样的心理效益:

我们的研究参与者报告的许多进展事件体现的都是小的进步。然而,这些小进步通常能够激发出强烈的积极反应。看看一位在高科技公司任职的程序员写的这份日记,这份日记伴随着对自己情绪、动力以及洞察力非常积极的自我评价:“我终于发现某些事情的问题所在。我感到轻松快乐,因为于我而言,这是个小进步。

特别建议

每天工作结束时,花五分钟时间回顾你完成的工作,借此改善心情,提高积极性。

3

明日待办事项列表

一天的工作结束时,最常见的一个收尾习惯就是计划第二天需要完成哪些工作。在工作日结束时列出第二天的待办事项列表,从而以两种重要的方式带来工作效率的大爆发。

帮助你停止思考工作

停止思考工作真的很难,哪怕我们把工作放在一边也是如此。大量研究表明,大脑会迫使我们思考未完成的任务,直到我们完成这些任务为止。心理学家把这种现象称为蔡加尼克效应。我喜欢把这种效应看做是大脑与生俱来的具有提醒功能的App。

思考未完成的工作或许有助于激励我们做到有始有终,但是也会让我们在一天结束时难以平静下来,恢复精力。幸运的是,我们可以利用一种心理捷径来停止担心未完成的工作。把完成未完成工作的计划写出来,这种方式所提供的心理解脱与实际完成工作是一样的。

增强你的意志力

通过100多份研究报告显示,我们全天所做的每个额外决定都会耗费我们的心智能量和意志力。使用一份清晰且按重点排列的待办事项清单开始一天的工作,能减少你每天要做的决定,空出宝贵的自控力用来推动最重要的项目向前发展。

特别建议

在每个工作日结束时,计划第二天的待办事项列表,借此清理思绪,保存意志力。

4

早晨最先做“最不愿做的事情”

马克·吐温有句名言:“如果早上做的第一件事就是生吃了一只青蛙的话,这一天不可能再有更糟糕的事发生了。”换句话说:如果你每天最先处理最困难并且最重要的工作,那么全天剩下的时间就会变得很轻松了。

给未来的自己来点正能量,在工作日结束时使用收尾例行程序,尽可能轻松地在第二天一早处理最重要的工作(MIT)。

我发现,要做到这一点,其中一种有效的办法就是在工作日结束时,关闭所有网页选项卡,只留下待办事项列表上第一件待办工作的选项卡。比如说,如果我正在写一篇博客,我会只保留一份打开的谷歌文档。早上,我坐在电脑前,看到开着的选项卡就会提醒我当天最重要的工作是什么,与此同时,让这一天剩余的工作变得更加轻松。

另一种对待最棘手工作的办法是,在新的一天开始时,先完成一项能快速轻松完成的工作任务。Todoist创始人兼首席执行官Amir Salihefendic 会在下班前,先决定好第二天一早最先处理的一份轻松的工作内容。从待办事项列表中勾掉那项工作内容,能够带来动力,并在心理上让他感到轻松,从而开始处理当天最重要的工作。

特别建议

让自己在清晨就为成功做好准备,只保留需要一早完成的最重要待办任务。选择一项能够速战速决的任务作为第一项工作,来帮助你创造动力。

5

正视你拖延的工作

每个人的待办事项列表上,都有某些令人困扰但又总是甩不掉的项目。

因为这样或那样的原因,这些项目令我们感到不舒服,因此,我们不断拖延。这会带来内疚感,进而造成心理上更大的不适,反过来让我们更想要避免处理这些项目。这种自我挫败行为在拖延的“恶性循环”中会造成焦虑和回避。

成功人士会努力使正视这些不适感成为一种习惯。Asana的联合创始人Justin Rosenstein对此这样解释说:

我有拖延症。但并不是因为我懒惰,而是因为我最需要完成的工作在某些方面让我觉得不太舒服(有时候可能很严重)。幸运的是,我发现了一个不可或缺的三步过程,有了它你就能不再拖延,采取行动:

(1) 面对一直被拖延的工作,

(2) 向自己或朋友坦陈为何某项工作令自己感觉不舒服,

(3)确定不会带来不适的下一步行动。

与此类似,Todoist Android开发员Rasto Vasko在每个工作日结束时,会确认所有自己未完成的并且想要回避的任务。

如果我感觉自己在故意忽视或回避某项任务,我会试着把它分成两个(或更多个)更小的任务,这样我就会更愿意在第二天进行处理了。

特别建议

摆脱拖延恶性循环,在每个工作日结束时,找出你所回避或感觉不舒服的任务。把这些任务分成更容易处理的小任务,在第二天的待办事项列表中添加处理这些工作的后续步骤。

6

设定工作结束时间并坚持遵守

如果你在特定的时间结束工作,你就能全天更高效率地工作。

研究表明,我们工作的时间越长,工作效率就越低。证据是什么?下面由《经济学家》杂志收集的图表显示了1990-2012年期间,在经济合作与发展组织国家中,工作时间与每小时工作效率明显的负相关关系。

那么,时间都去哪儿了?帕金森定律称工作量会不断扩张,填满所分配的时间。例如,如果你有2天时间用来完成一项任务,那么这项任务就需要2天才能完成。如果你只给自己2小时用来完成相同的任务,那么这项任务就只需要2个小时。

你可以利用帕金森定律来提高工作效率。知道自己必须在下午6点前完成工作,这能帮助你用更短的时间完成更多工作。

在设定的时间结束工作也能让你有机会休息和恢复精力,这是长期工作效率必不可少的组成部分。

准时下班的好处说起来很容易。但把建议付诸实际却完全是另外一回事。Belle Cooper是自我量化应用“Exist”的联合创始人,同时也是一位作家,她会在每天下午5:30安排一项活动,用以确保准时结束当天的工作:

我很清楚自己在晚上无法做任何工作,因此,我必须在每天下午5:30前完成待办事项列表上所有重要的工作。令人吃惊的是,我规定的硬性时间对于处理工作和保持每天下午的工作效率而言,非常有帮助。我经常在下午3点突然意识到自己从午餐后就一直在浪费时间,而我当天的工作还有两个半小时就结束了,于是我开始加速处理工作。

我发现,如果在5:30结束工作后,没有健身或是吃晚餐的安排,这个硬性期限效果并不太好。时间期限变得有弹性,我会继续工作更长的时间——或者只是自我感觉我还在继续工作,但事实上并没有完成更多的任务。

特别建议

确保在合理的时间下班,并在工作结束的时间点安排与一个朋友一起参与的活动。

7

愉快地结束工作

在工作效率低下的日子,悲催感油然而生。

幸运的是,即使你没有完成足够多的工作任务,有些方法还是可以让你愉快地结束工作。下面介绍其中三种办法。

原谅自己

如果你没能完成自己打算要做的工作,不要因此自责。研究表明,在你拖延工作时练习自我同情能够帮助你在未来克服拖延。

表达感激

就改善情绪和提高幸福感而言,表达感激是一种最快的办法。在一天结束时联络一位同事,向他/她表达感谢。这样的做法可能也会让他们的一天灿烂起来(感谢Michael Kerr提出这个精彩的建议。)

帮助别人

科学证明,为别人做些事能让你感到更快乐。试试Adam Rifkin的5分钟帮助习惯。

下面简要介绍了一些有用的习惯,你可以把他们加入到工作日收尾例行程序中:

1-清洁桌面,保存你正在处理的每项工作,关闭所有选项卡和窗口。

2-在每天结束时回顾你完成的任务。

3-计划明天的待办事项列表。

4-只打开完成第二天一早最重要待办工作所需的选项卡。

5-安排速战速决的任务作为第二天的第一项工作。

6-把任务分成更小、更容易处理的任务。

7-严格按时结束你当天的工作,制定计划健身或与朋友会面。

8-不要因为没有完成所有工作而责怪自己。

9-向同事表达感激。

10-为别人帮个小忙。

-END-

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