【让word自动作出完美文档】全自动论文/实验报告排版【附全自动模板+使用说明】第三部分

  • 本文为教程的第三部分,主要内容为自动目录的自定义使用方式,页眉、页脚的综合使用方式(包括页眉内容和正文内容的联动),以及一些快捷操作方式。

  • 关注公众号城边旧苑,后台回复关键字“word模板”(不包含双引号),你将获得本文中制作并使用的全自动模板(模板内附带使用说明),以及部分大学的全自动毕业论文模板。

  • 更多后续教程请关注“城边旧苑”公众号或在阅读作者其他文章查看之前的内容——模板的使用方式,以样式为基础进行自动排版操作,使用文档部件插入复杂内容以及复杂内容的标准格式制作过程。

  • 看完所有教程可能需要一两个小时,但将文中的内容应用到实际的使用中能省下的时间远不止这个数,还能提升排版的精美度、精确度以及幸福感

  • 文中包含大量细节操作,除了设置方式之外还有一些处理错误的方式以及操作逻辑上的误区,使自动化程度在不使用VBA的情况下达到最大。

  • 点击下面的链接可以查看第一期内容,其中有全自动排版的动态效果图,看过之后你一定会惊讶于word居然可以使工作变的如此高效:
    【告别word手动排版编号】全自动论文/实验报告排版【附全自动模板+使用说明】


你是否

把word当成了记事本?

还在一个一个手动给标题加编号?结构发生变化之后所有的编号都要手动完成?中间加了个标题,后面的标题都要手动改一遍?
还在用格式刷,或者干脆直接手动调整?
还在用空格和回车调整段落的格式?千辛万苦调整好的格式,一调整字号又白费了?
想要把图片、表格和它们的说明放到同一页,于是一遍又一遍手动调整空行数量?
论文/报告写到了一半,突然发现格式不对,要一个一个手动改?
想要加个目录,还要人工核对标题和页码?
千辛万苦加完了目录,发现又需要在中间加点东西,所以目录又需要重新核对?
页眉想要和页面的标题联动,可是只能手动一个个添加?
在文档中间插入一个公式之后还要手动对齐公式和编号?
公式、表格、图片的编号要自己手动核对顺序,一旦顺序发生了变化,编号和对编号的引用都要重新调整?

如果你回答:“是。”那么

这些操作是不是花费了你大量的时间?关键的是,花了那么多时间还做不好?

其实,这些工作都不需要你来做,word可以按照你的要求,帮你自动,无差错,完美地完成!即使你中途变更需求,word也能马上把你的需求完美的应用到文档中。
word并不复杂,只要克服了开始的一些小困难,你将体验到全自动的模板给你带来的快感。

学习word看似会花一些时间,可是你将永远摆脱繁重的排版、数字校对工作,一劳永逸,何乐而不为?
毕竟那么贵的office套件中的重要组成部分怎么可能只有那么点功能呢。


  • 关于本文

本文以制作报告/实验论文模板为目的,展示了制作一个全自动的word模板的全过程,以此过程为基础,展示了全自动的排版思维,并附带一些word使用过程中的小技巧。如果你能坚持看完,一定会对你之后用word使用有很大的帮助。
如果你看完了本教程,发现word居然是一个功能如此强大的软件,你也可以上网搜索教程继续进行学习,不要局限在这一篇文章里。

  • 获取全自动模板

关注本公众号(城边旧苑),后台回复关键字“word模板”(不包含双引号),你将获得本文中制作并使用的全自动模板(模板内附带使用说明),以及部分大学的全自动毕业论文模板。如果发现没有你想要的模板,可以后台联系我(请给出论文详细格式要求),我会进行更新。当然也欢迎发过来制作好的论文模板,我也会放到后台并附上作者的信息。
推荐在制作好的模板基础之上,结合教程的内容,按照自己的要求对模板进行修改,省时高效。而且以后你遇到任何一个给定格式的模板,都可以自己制作/修改出一个全自动的模板来使用。一旦模板出现了问题也可以自行解决。

  • 关于本文所附自动模板:

本模板可用于论文、报告等写作,按照一定的操作规范,使用者只需要关注内容,所有的排版工作全部由word自动完成,无需耗费精力在统一格式、编号、引用、控制页面分布等工作上。具体特点如下:
自动生成所有编号,且任意编号发生变化时,所有与之相关的编号均可自动变化;
可使用大纲视图导航辅助操作,随时在大纲视图进行文档内的跳转,减少用于搜寻文档内容的时间;
使用样式对文档的元素进行管理,修改格式(比如字体、字号)时只需要修改样式,所有属于该样式的文字即可自动更新;
常用样式可采用快捷键操作,无需反复搜索样式内容;
自动生成目录,目录直接和标题相关,自动标注页码,内容发生变化时,选择更新目录即可将目录内容与文章同步;
快速插入带编号的公式,公式可以自动编号,编号通过交叉引用在正文中显示之后,公式编号发生变化时,正文中的公式引用也可自动更新;
想要处于同一页的元素始终处于同一页,无需反复调整页面末端与下一页的内容的排版
页眉等内容可以自动和标题联动,同步页面内容。
可自动控制输入内容是某一样式的后续样式(比如输入完二级标题之后回车,下一段内容是正文还是二级标题还是三级标题)
模板内附有快捷键、特殊样式说明等内容。


本文使用的word版本为2013。其他版本word也可参考使用。


  • 设置页眉页脚页码

设置页眉样式--奇偶页不同,无底线无边框等

首先我们先根据自己的需求创建一个页眉样式(是的还是要先创建一个样式,这样才会方便后续的修改)。


双击页眉区域,在【设计】选项卡中可以设置基本的【奇偶页不同】【首页不同】等设置。


最简单的,我们可以在页眉处直接输入文字。


选中输入的文字,在【开始-边框】中选择【无框线】可以取消页眉下方的横线。


取消边框之后的效果就是这样的(为什么我觉得没有了边框反而不好看了……)


此外,我们还可以在样式设计中的【格式-边框和底纹】中设计无边框或者自定义其它的边框模式。

页眉与节的关系

这时候记得显示分节符方便设计

到了页眉的设计,我们可能就需要用到“分节符”这样的东西了。在【页面布局-分隔符-分节符-下一页】中插入一个分节符。


为了方便我们看到分节符之类不可见的符号,推荐这个时候开启【开始-显示/隐藏编辑标记】,可以更好的掌握文档中的排版情况,避免“瞎调”的情况出现。


显示分节符之后,让我们看一下分节之后的页眉页脚。首先,上图的上半部分出现了【分节符(下一页)】,同时页脚的位置显示了【第1节】,下面的页眉显示了【第2节】,【与上一节相同】等样式。这个就是我们实现不同的节页眉页脚不同的基础。


如果希望每一节都从第一页开始,而不是每一次都手动设置开始的页码,我们可以在【页面布局-页面设置(右下角的小三角)-版式-页的起始位置】设置为奇数页,然后再【应用于】中设置为【整篇文档】,确定即可。


可以看到设置之后,新加入的第4节第一页是奇数页。


当我们分节之后,可以设置下一节的页眉是否和上一节相同。取消勾选【设计-链接到前一条页眉】即可。


取消【链接到前一条页眉】之后,可以看到这里的【与上一节相同】已经消失了。


接下来我们可以设置页码。在【设计-页码】选项卡中选择我们需要的页码样式。如果没有你需要的页码样式,你也可以用基本的页码来自己设计页码的样式。


右键页码,选择【设计页码格式】,可以对页码进行详细的设计。


可以在页码的周围添加一些元素,比如在两边加横线等等,自行设计页码的格式。


在页码格式中,我们可以设置编号的格式,以及页码编号续前节还是起始于某一页。

自动更新的页眉————让页眉的内容和正文相关

下面我们来插入可以自动更新的页眉。选择【插入-文档部件-域】。


插入域选项。域名选择StyleRef,样式名选择你需要关联的样式(这里用的又是样式,这就是基于样式进行排版的重要性),这里选择的是“一级标题”,然后确定。


插入自动更新的页眉之后的效果,页眉显示的文字“标题示例”和页面中的标题“标题示例”相同。


不过这样有一个缺点,就是只能显示标题,不能显示标题的自动编号。如果需要显示自动编号怎么办呢?我们先右键切换域代码


复制一遍域代码到之前的域代码的前面,然后在图示的位置加\r,表示显示的是自动编号的标题。然后切换回来。


可以看到此时页眉已经和标题一级标题的编号完全相关联。


让我们把之前的页眉内容做一个应用。应用效果如上图所示。
其中,页眉的左边为每一页都相同的标题,页眉的右边为和标题相关联的文字。其中左边的文字左对齐,右边的文字右对齐。实现这种效果有两种方式:
第一种方式是建立一个一行【两列的表格】,设置为【无边框】,左边的表格左对齐,右边的表格右对齐,即可实现这样的效果。
第二种方式是使用【建立自动公式】时的方法,通过设置制表符的位置以及对齐方式实现一行中多种对齐方式。

  • 自定义目录

简单的自动化目录--按照系统默认的方式生成的自动化目录

如果你之前完全使用样式来组织所有的标题,那么现在你就可以体验自动生成目录带来的快感了。点击【引用-目录-自动目录】插入自动目录。


我们会发现插入之后的目录和大纲级别不同。只有1,2,3级别的被显示了出来,之后的级别都没有被显示。一般来说三级目录足够了,不过一旦需求有变化,想要显示更多级别或者更少级别的目录,要如何去做呢?

自定义自动目录--请按照自己的需求设置自动化目录

点击【引用-目录-自定义目录】选项。


这里的显示级别可以控制显示的是那一个级别的标题。这里的级别就是大纲级别。上图中现实的级别为3,则大纲级别为1,2,3的文字都会被显示。


如果我们把级别设置为5,可以看到知道大纲级别为5的文字都被显示了。


设置大纲级别为5之后,可以看到目录把所有的标题都显示了出来。


如果这样的设置不能满足要求,还可以在【目录-选项】中,一个个设置每一个样式对应的目录级别,如上图所示。


我们来做一个奇怪的测试。首先取消掉默认的“标题1”“标题2”等我们没有使用的样式,然后将一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题的大纲级别倒序设置为5,4,3,2,1,如图所示。


设置之后可以发现如上图所示的结果。标题的次序倒了过来,同时上面的“标题1”“标题2”等样式消失了。


将进行这样的修改之后的目录插入到文档中,效果如上图。好吧看起来混乱了不少,这里只是通过这个展示修改目录级别对于样式显示的变化。


如果我们把目录换成域代码,一来可以发现目录本身就是由一小段域代码生成的,二来可以发现目录上面的“目录”两个字只是普通的文字样式。对于目录本身,我们不方便直接进行样式操作,但是对于上面“目录”两个字,我们可以随便修改它的文字内容以及样式。


如果对于目录中的文字不能直接修改,那么应该如何修改呢?还是刚才的自定义目录界面,点击【修改】,弹出【样式】界面,这里设置的就是目录的样式。目录1目录9分别对应的级别19的目录,想要修改哪一个级别的目录的样式,只要修改对应的目录样式即可。
选中想要修改的目录,点击【修改】,即可弹出修改样式界面。

我们进行一些初步的自定义操作,可以发现目录的样式发生了一些变化,比如一些缩进距离缩小了,第一级目录加粗等。我们可以按照这样的方式进行更详细的设计。

  • word的便捷操作

快捷键操作

无记忆负担的快捷键操作逻辑

word还有一些大幅度方便我们使用的便捷操作,这里介绍几个我认为比较有用的操作。
第一个推荐的就是按住alt之后显示字母的便捷操作。如下下图所示:


我们在界面按下alt,可以发现界面上显示了很多字母。按下显示的字母即可进入对应的选项卡。


我们按下N,进入插入选项卡,如上图所示。按下P即可插入图片。
可能你会觉得,每次都要找一遍很费劲。可是你并不需要每一次都找。事实上这个案件都是固定的,只要你记住组合,就可以快速实现所需要的操作。
比如上面展示的插入图片组合,无论你重启多少次word,插入图片的按键顺序都是alt+N,P。所以当需要插入图片的时候,只需要按顺序按下alt+N,P即可直接插入图片(不需要等提示信息出来,直接操作即可),之前至少要花上几秒钟的操作,不到一秒钟就可以完成。其他的操作也类似,记住常用的组合即可快速调用功能,一旦忘了看一眼即可,连查资料都不用。
这种操作方式在所有界面类似于word2013(Ribbon风格)的软件都能使用,以后看到类似的界面的软件不妨试试,可能会有惊喜的。


此外,菜单中的选项也可以进行快捷操作。当没有进入任何一个选项卡时,可以直接按选项后面的字母进入选项。如果已经进入了其中的某一个选项,就需要按住【alt+字母】即可选中对应的选项卡。不过有时候可能会和其他的软件快捷键产生冲突,请根据需要自行取舍解决。

下一个是F4按键重复上一次操作。完全重复的操作,按F4即可完成。至于F4可以进行什么等级的重复,自己尝试一下就能明白了。

特殊的选择方式

选择矩形区域

然后是这种选择一个矩形区域。按住alt拖动鼠标进行选择即可实现如图所示的效果。

快速插入文件

在大量的文件中快速查找需要的文件

接下来介绍输入文件名快速查找文件的方式。我在写这篇推送的时候,有大量的截图需要插入到文档中,就像下图这样:


可以看到,我已经命名的比较规范,可及时有了之前所说的快捷操作,没插入一次图片都查一遍也是一个很头疼的事情。
这个时候,如果你的打字速度还可以,直接输入文件名进行操作反而比用鼠标点击要快得多。

如下图所示:


当输入一个文件名之后,文件名窗口会自动弹出以该文件名为开头的文件,比如输入“创建样式1”之后,就会出现上图的效果。

再输入“7”,即“创建样式17”,直接定位到目标文件。

按下方向键选中,回车即可插入图片。
这种操作方式比每次都查找一次文件要快得多,每一次的输入都可以缩小查找范围,当范围小到一定程度之后,直接选择即可。适应了这种操作方式,插入图片练鼠标都不用碰。
不过可能和你现在在想的一样,这需要建立在图片规范命名的基础之上,所以说在最开始的时候一定要把文件名的命名工作做好,既方便管理,也方便后续的操作。
同样的,这种操作方式在其他的软件中也可以使用,毕竟这个窗口是由windows提供的通用组件。

自动更正用法

快速插入特殊符号

此外,我们还可以利用word的自动更正功能实现快速输入各种符号(其实也可以利用一些输入法的自定义短语功能,好处在于任何一个软件都可以使用)。


首先,找到【选项】


在【校对-自动更正选项-自动更正】中,可以查看并设置自动更正选项的内容。输入自动更正表格中左边的内容,按下空格就会变成右边的内容。也可以自己添加自动更正的内容。需要注意的是里面的括号都是英文的半角括号,用中文的括号是没用的。


此外还有数学符号自动更正功能,使用方法和自动更正相同,不再赘述。

backspace与delete

明确它们的使用方式也能提高word的使用效率

对于表格,选中表格中的内容,按backspace可以删除表格,按delete可以只删除表格内容而不删除表格。
删除文本时,backspace可以删除前面的内容,delete可以删除后面的内容。
使用delete可以直接删除空行和空页面。有时一个页面用backspace怎么删都删不掉的时候,可以试一试delete,可能一下就删掉了。

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