每天加班还被老板说进度慢?你可能是陷入了“瞎忙”陷阱!

每个产品人或许都经历过这崩溃一刻:
一段时间很辛苦,天天加班才能完成工作。但是做阶段性汇报的时候却发现, 工作内容又多又杂,没有重点,每一项工作又都没取得实质性成果,只能吃哑巴亏。

遇到这种情况,就说明你可能是在“瞎忙”了。

不想上班

警惕“瞎忙”陷阱

下面这段对话,常见于各种工作场景。如果在你身上发生得太多,就要警惕了,自己是否落入“瞎忙”的陷阱。

亲爱的,在吗?我有个xx,需要你xxx,可不可以帮忙xxxx?”
——“好的,我看下,这个应该这样做...”

工作时你是否经常被临时插入各种外部需求,而且来者不拒?是否工作时没有明确的目标和方向,来活了就做,没活就闲着?

处理外部需求常常费时费力,还会打乱自己的工作节奏。再加上本身对自己的工作内容认识就不清晰,缺乏主动管理工作内容的意识。两者叠加,相当于雪上加霜,往往会导致工作进度受阻,达不到预期的成果。

这种忙碌的危害在于,让人没有目标感和价值感,明明一直在高负荷工作,却没有带来对部门目标有益的产出。久而久之,不仅影响自己的工作积极性,还会影响别人对自己工作效率的判断,让人觉得自己工作方法不对,拎不清重点。

最重要的是,长期来看,虽然你的从业年限一直在增加,但产品能力并没有得到对等的提升。面对重要产品决策时,还是做不好判断。

要想克服这种状态,最好的办法就是:学会管理自己的工作内容和精力。


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制定工作目标,并有技巧地执行

首先,工作目标的制定要慎重。

时间周期上,我们通常以两个月为单位来制定目标。制定前,一定要与上级和同组成员进行充分的沟通和对齐,才可以着手去写。否则,目标将不具备执行意义。

沟通完毕,就可以确定1-3个大目标,作为这两个月的工作重点了。确定大目标的同时,还要一并确定他们的优先级,想好预期分配自己百分之多少的工作时间和精力在上面。以备发生资源冲突时,优先保证哪个能够顺利开展。

接下来,需要用类似OKR的形式来拆解,把每个大目标分出2-4个必须完成的小目标,细化出你具体要做的事情。

我们举个例子:
你是一名内容型产品的用户PM,到了月末,该制定下个月的工作计划了。老板有天找你说,“最近发现我们app的新用户留存很差,这两个月你来重点优化一下。”通过这句话,你就能知道,自己最主要的一个工作目标是什么了。

▷大目标1:优先级P0,60%精力

  • 帮助新用户在app冷启动阶段发现更多兴趣,留存率提升至x%。

▷小目标:

  • 1.拆解新用户冷启动的路径,找出主要流失节点,并分析流失原因。
  • 2.梳理新用户的用户画像,对不同群体的用户,有针对性地产出用户兴趣探索方案。
  • 3.建立新用户冷启动数据指标看板和行为分析数据看板,长期监控新用户情况。

工作目标不能随意制定,一旦制定了,就说明你已经明确了后续要做的方向,而且老板也会随时关注该方向的进展。所以,就需要认真地执行落实。

但总会有人这么抱怨——“哪有那么好落实?真有的话,就不会倒下这么多flag了。”

的确,执行工作目标没那么容易,但如果你掌握了这两个技巧,想不执行好也难。

1.进度控制:

  • 项目开始前,提前协调预定好资源(一定要落实到具体的人),防止项目开始进行后,因资源不到位而延期。 确认到人后,可以找他们进行估时,如果发现估测的时间太长,可以简化需求方案,做一个更轻量的mvp出来,降低时间损耗。

  • 项目进行中时,要严格督促全组成员,保持紧迫高效的状态,提前预留好buffer,不要死死卡着deadline完成。(大多数人都容易有“前松后紧”的惰性心态,导致在遇到突发问题时,没有足够时间处理。)

  • 如果实在因为不可抗力,项目还是delay了,而且老板和协作部门的同事,对deadline卡得非常严格,就要看是抽调其他资源来补偿,还是暂停项目成员手头上并行的低优事情,增大单个人的精力投入和效率,来往前赶一赶了。

(没有不会delay的需求,只有不会处理的PM)

2.目标控制

  • 中长期目标,应该分阶段性的来制定。除了能帮助我们理清思路,调配资源之外,还有一个好处,就是及时止损。

    我们需要时刻关注——每个阶段的投入,所带来的产品收益上的反馈。

  • 如果反馈好,项目对于产品核心指标有收益,那么就可以提高项目优先级,加大投入乘胜追击。

  • 如果反馈不好,那么就不应该着急进入第二阶段,而是应该继续观察,深入分析,看是否有优化空间。如果没有优化的空间,或优化的roi很低,那么就没有必要再继续进行下去了。可以停止投入,更换方向了。


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面对外部需求,先判断,再回应

当有人找我们帮忙完成一个临时需求时,大部分热心的同学,都会不忍拒绝对方,答应下来,尽心尽力帮对方完成。

热心固然有利于跨部门项目的开展,但是你的热心,有时却无法带来双方整体效益的提高。面对外部需求时,首先要有判断,问自己两个问题:

1.我是解决这个问题的最优人选吗?
2.这个需求的优先级,在我今天要做的事情里,排在一个怎样的位置呢?

对方在面对问题需要求助时,很多时候不知道具体应该找谁,如果你能为对方指明一个对此事更熟悉、业务相关性更强的同事,让他们直接对接,解决问题的效率反而会提升。

如果确认自己来解决最合适,就需要问清楚情况,了解需求的预期收益和紧急程度,来判断它的优先级。这里介绍两个判断外部需求优先级的方法:

1.目标判断法:
如果此事与自己的工作目标相符,而且和预期收益相挂钩。那么这件事可以算作自己工作的一部分,并与这个目标共享优先级。

2.四象限法:
如果此事与自己的工作目标不相符,则需要快速判断它的重要和紧急程度。

  • 重要程度:此事对产品的核心指标(用户、商业化)有多大的影响?或是否由重要人物提出?

  • 紧急程度:是否有严格规定的deadline?是否不马上处理的话,会持续带来难以接受的损失?

通过这两个方法,能判断出来80%的外部需求的优先级了(剩余20%无法判断的,必要时候可以找老板帮忙决策)。

评估完成后,如果你认为此事不是当下马上要处理的事情,还需要和对方同步你的评估结论,和预期完成时间(信息同步很重要,一定不能吊着对方)。


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预知风险,做好取舍

哪怕计划制定得再完美,也难免有预期之外的情况,要么是有紧急需求影响当前的工作进度;要么是工作内容太多,超出了个人的处理能力。

但无论哪种情况,我们都是能提前预知的。一旦发现最近的工作进度不对,就要马上开始重新评估手头的工作计划了,以免造成负面影响。

这时,首先还是要保证最高优的事情最先解决,不能delay。

再找出可能有delay风险的低优事情,提前通知相关人员,避免扩大影响。


“瞎忙”陷阱不可怕,只要认清目标和优先级,并有技巧地去执行落实,问题便会迎刃而解。

多思考,多练习,每个人都是自己时间和工作的管理者。

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