时间管理 | 你实现云工作了吗?

根据我的不完全统计,主要是我的所见所闻(也就是说不具备统计样本的信度……),我做了一个简单的判定:虽然云盘能够大幅度提高工作人员的效率,但从省一级到乡镇一级的干部们,只有很少量的人在利用云盘工具。(中央的没接触过……)

我简单说一下我这个判定的依据,虽然只是依靠我自己经历的几个单位,以及平时所见所闻的个体经验,但从逻辑上说,我们就可以从“存在一个这个现象”推论出“存在这个情况”,绝对推不出“没有这个情况”,当然也推不出“完全是这个情况”。

所以,相信广大劳动者逐渐将云盘工具运用到自己工作中时,整个社会效率会提高一个层次。

首先:选择一个云盘

经过几轮洗牌,目前最常用的云盘工具有百度云、微云、360云等,由于目前可能只有360还保留着“独立同步盘”版本,所以我一直选用360同步盘。至于这几个云盘怎么用,请大家到相应的官网上认真学习。

Key Point 1:云盘是什么

简单说,云盘就是存在互联网上的U盘。

以前我们将资料都拷在U盘上,带来带去的。现在省事了,将资料拷到云盘上,到另外一台终端时,只要那边也有网络,就可以从你云盘账户中,下载上传上去的资料。

KP2:同步盘是什么

简单说,同步盘就是跟你操作盘相同步的一个盘,是云盘的一种。你在操作盘上操更改文件后(比如更改word),自动上传到你的同步盘,保持你的操作盘与同步盘中的文件相一致。

KP3:两者有什么区别

与云盘相对比,就是加上了自动对比上传这关键一步。如果不使用同步盘的话,你就需要,每次在变更文件后,从新手动上传至云盘,才能保证,你下次到另外一个地点下载的东西是最新的(比如你的总结汇报,如果你忘记了上传,那么到时候你下载的东东就不是你最后修改的东东)。

这关键一步,十分关键!

然后:建立分级目录

分级目录的建立,尤其对于处于变化期、上升期的同志们,并不是一步到位的,因为大家的工作内容不停的在扩充。

KP1:首先设计框架

云盘在一定程度上也代表了人生。

所以第一层次至少包括工作、学习、生活三个方面,在后来为了调取我自己的相关资料方便,我又加入了第四个个人信息文件夹。

第二层次就要对主要的四个方面进行再一步的细化,以工作为例(由于我在办公室工作,事情比较杂、比较多,所以文件夹也多),我分为了一把手、主管领导、县委、县政府、社会团体、办公室本职、本单位其他科室七个文件夹。

第三层次以县政府为例,下设了政府办科室和职能部门两类,政府办科室有秘书科、工业科、研究室等13各科室,职能部门有发改局、住建局、国土局等常联系的20余个县级局。

第四层次以研究室为例,还要年份文件夹以区分不同年度,在年度下,每一项接手的工作都建立事项文件夹,然后将相关通知和需汇报的材料放入进去。


KP2:命名规则

对于文件夹,除了具体事项文件夹外,都要在名称前加上序号01、02……,采用按名称排序后,这些文件夹的位置就相对固定,会极大提高你的操作速度。

对于事项文件夹和事项文件,都要采取“日期+主要内容”的命名规则,例:20160911关于上报经济指标的通知。这个当尤其当你只记得大约的时间和模糊的主体时,你搜索经济指标出现了上千条word,你可以根据时间来尽快对上号。

对于多次修改的汇报材料。有些搞文字的同志,在经历了领导一遍又一遍的审批后,写了“20160911**汇报(第一稿)、(第二稿)、(第三稿)、(李主任意见修改版)、(马主任意见修改版)……”后,终于过关了,于是高高兴兴的打印出来,出去愉快的玩耍了。结果过了一段时间回头看时,自己也搞不清楚,到底哪个才是最终老大通过的了……所以,一定要加上“定稿”二字。

再然后:多端安装云盘

首先在你的手机上务必装上云盘,这样可以随时打开查看所需文件。另外家里电脑、宿舍电脑、丈母娘家电脑有条件的地方都装上同步盘,这样你的同步盘中都是跟你在单位的文件是一模模的,完全不用等待下载。

最后:背后的原理

云盘的使用方法确实很简单,但最重要的是其中的“架构”思想。我自2013年开始使用同步盘管理工作文件后,找文件不再像是走迷宫,迷迷糊糊转悠半天找不到自己找的东西。

相信有好多朋友都至少曾经碰到过这种情况:

老板心急火燎的说,小A,快点将“资金请示”打出来,我立即要赶到上级那里汇报。

小A,恩?!!资金请示,好像写过好几个,不记得是哪个了?搜索一下吧,一艘结果“资金请示”一大票,自己就一个一个点开看~

然后,就没有然后了,小A,被老板KO掉了。

那么咱们今天这种云盘架构设计方法是如何解决这个问题的呢?

1、这个资金请示是老板的活,一般应该就放在了“一把手”文件夹下,其中当年年度的“资金请示”应该数量很少,可以很快分辨出来是哪个。

2、由于每个文件都是“日期+主要内容”命名,最近日期的中标概率大。

3、老板文件夹中没有,就要找对应部门的工作事项,这要求你要多少记得请示中的内容。

4、如果还是没有,那么你就安心的去吧~不用告别了~~但是,请记得下次要多用点心,并再细化文件夹,设置一个“请示”文件夹。

那,这里面的道理到底是什么呢?

固定的线路

对,就是这五个字。让我们推演一下,比如“县委办要年度总结”这个事:大脑就会根据“年度总结”进行一系列的选择。第一步要选择工作,第二步要选择县委,第三部要选择县委办,第四步在县委办2016年度工作文件夹中找到相关通知要求和自己写的“半成品”。一般来说,你的工作不是能一下子完成的,在你多次从这个固定的线路里提取文件时,你的大脑必将经过N次选择而强化了这个记忆,自然找东西手到擒来。换成:你正在写的通讯稿、畅销书……呢,都可以做到。

最最后:结语

同步盘(云盘)+结构思维+记忆方法就可以组合出一个实用小技能,听上去很美、看上去很好。但不实践是永远享受不到它的好处的。

小伙伴们,用起来吧!

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