普通人如何做出专业的PPT?

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题图选自网络

大家好~

今天给大家讲的主题是——普通人如何做出专业的PPT。主要从以下两方面讲:

通过5个要点瞬间做出专业ppt

3个核心技巧,让你成为ppt大神



一、通过5个要点做出专业的PPT

第一部分主要包括3方面内容:

1. 做出专业PPT的五个要点是什么

2. 五组对比案例说明

3. 如何把握这五个要点

下面进行详细的讲解。


1.做出作业PPT的五个要点是什么

首先我们来思考这样的一个问题:不好的或者不专业的ppt和专业的ppt主要区别在哪里呢?我主要总结了5个要点,下面以文字的形式发出来再简单说明一下。

1)表述思路是否简洁清晰,逻辑性强

2)配色和字体的使用是否专业

3)是否能够合理采用图形化表达技巧

4)细节处理是否足够好

5)每个页面的空间结构是否足够好

那么反过来说,既然我们已经把区分专业和不专业ppt的5个要点从抽象层面给总结出来了,我们自己在做ppt的时候,只要把这5个方面做好不就可以做出专业又美观的ppt了吗?

为了让大家感性地认识到这5个方面给ppt带来什么样的影响呢,我给大家总结了五组对比案例。


2.五组对比案例说明

第一个对比案例组,思路模糊的ppt,很多人做的ppt它前后的顺序思路是比较模糊的。PPT本来就是一个线性的描述方式,也就是一页页放的。如果他做的ppt没有大纲没有结构没有目录,就这样一页一页平铺直叙下去,然后写到后面可能和前面地方发现有遗漏又插入一页去补充说明前面的内容,这样我相信大家在生活中也见到过,甚至我们以前做的ppt就属于这种类型,那这样子的话看的人就会一头雾水,你自己是知道这种前后的顺序和逻辑,但是缺少了必要的一些说明,别人就看不懂,而思路清晰的PPT是下面这个样子,给大家发一下。

清晰的目录

比如说你的PPT一定要有一个清晰的目录页,对你这份ppt,包括哪些部分每个部分都有什么内容进行详细准确的说明。

同时每一部分同样会划分出很多清晰的小部分,并且在标题栏等地方,给出一个这页ppt已经进展到整份ppt的哪一个阶段,是说明什么内容的,那这样子的话就是非常清晰的,看的人就会觉得你这个ppt看起来比较舒服。

清晰的每一部分

第二个对比案例组,下面我发一个,配色和字体使用不专业的ppt给大家看一下。

配色字体使用不专业

这个ppt肯定是比较丑陋的,远远和专业搭不上边,为什么会给我们这种感觉呢,是因为纯度过高的配色和不恰当的配图以及不恰当的字体使用会让这个ppt看起来很花哨很普通,也谈不上特别差,但是看上去你就会知道这个ppt肯定是不专业的不美观的,对吧!

同样的内容,我们把多余的元素去掉再稍微修改一下字体和配色,发一个简单修改之后的ppt给大家对比一下。

修改之后

做这种修改事实上也就花了3到5分钟左右,也就是按照配色和简洁修改和调整,调整了之后或许还称不上特别专业,但是是不是清爽清晰了很多,稍微有那么一点专业的意思了呢?

我们再来看对比案例组三,也就是图形化表达,下面发一张没有使用图形化表达的ppt,这种没有图形化表达经常都是把文字大量堆叠在一起,进行没有美感的重复性罗列,这也是大部分人做ppt都会犯的错误。我相信这类型风格的ppt我们经常看到甚至经常做。

文字大量堆叠

那么,给大家的建议是尽可能不要让我们的ppt变成单纯的文字堆叠,其中一个解决办法是一个非常好的技巧,就是把文字表达的内容用图形化表达出来,就比如说还是上面的这一页PPT同样的内容,我们用一些简单的图形来对它改造一下,下面我发一下进行简单改造之后的对比图给大家看一下是不是会好很多?

图形化表达

把原文中原来集中了需要大段文字表达的内容,在逻辑上区分成123三个层面提炼出标题来,然后用圆圈和标题小圆圈的方式进行图形化的表达,这才能让人一眼看到重点,这样档次和专业性就出来了,大家觉得第二页PPT相比第一页PPT是不是显得更加专业和美观呢

图形化表达的要点就是多用图片、示意图、表格、曲线,尽量避免把大段的文字就像刚才直那样接从word文档拷贝复制粘贴过来,这样子是很难看的,这个对比图我相信大家已经明显的感受到了。

下面给大家发第四组对比案例,就是细节没有处理好的PPT也会让PPT看起来非常业余不好看,这些细节可能包括标题副标题图标装饰背景等等,发一个反面案例给大家看一下。

细节没处理好

这个反面案例中我已经把部分细节没处理好的地方直接在ppt上标注出来了,比如说它标题使用的字体不恰当从而使这个标题看起来非常丑陋。同时标题副标题的层级不是很明显,副标题看起来非常累,另外PPT很素,全是文字,缺少装饰美化性的细节。

这其实也是非常常见的一种PPT类型,很多政府机关企事业单位的老员工做出来的PPT就是这种类型的,大家想想自己见过吗自己做过吗?

下面我来发一下这些细节处理的比较好的ppt模板的截图给大家看一下。

细节处理得比较好的PPT

这个图片是从一份ppt模板里面截取出来的,我们一看这页PPT就觉得很舒服很高大上,过去可能你只是主观上觉得它好看专业,但是具体是在哪些地方好看可能你又说出来。

那么在这里我就要告诉你,它为什么好看舒服专业呢,就是因为它的细节处理得好,到底是哪些细节处理的好呢,我直接在这张图上做一些标注文字性的说明告诉大家。

具体体现

大家仔细看我新发的这个图片,比如说它标志采用了大一号字而且是深黑色加粗的字体,它的副标题是小了好多号的浅灰色的字体,这样子标题层级就会非常明显,同时标题副标题左边加了两个明亮的黄色的小竖杠,它没有什么意思,只是一个装饰性的,同时,大家注意看右下角也加了对称的但是短一点的两个小竖杠,也是装饰性的细节,同时它对内容进行一些图标数字的搭配让这个PPT专业性倍增,这样子一列举你是不是马上知道啊原来它好就好在这些好像不起眼的地方对不对?

我们来看最后一组对比案例-----空间结构,我先发一个反面的案例就是空间结构安排不合理的ppt,你会发现看起来非常不舒服。

空间结构不合理

这个ppt一看就非常低级,但是有的时候也很难说出它到底级在哪里,想告诉大家,这页PPT几乎把所有能犯的错误都犯了,同样的道理我在这个图片上把它犯错的地方都标注出来了给大家看一下。

具体体现

比如大家看一下,它页面左右的边距也就是留白是不一致的,内容都偏向右边,1234标题没有对齐而且它们之间的间距不一致,前面两个标题加粗,另外两个又没有加粗,此外,它的字体用得非常丑陋 等等

通过上面的对比案例,我们能很明显地感觉到这5个要点就直接决定了我们做出来的ppt的质量,那么下面给大家详细的讲解我们做ppt的过程中,如何把握好这5个要点。


3.如何把握这5个要点

1)要点一:逻辑性

想要让你的PPT有条理逻辑清楚,最好的办法是在做ppt之前就要把思路先整理清楚,把关键点都罗列出来,把整个PPT的逻辑思路理清楚,然后我们才开始真正动手去做,而理清楚逻辑最好的工具就是用思维导图,那么具体的工具我也发出来给大家介绍一下:

思维导图工具推荐:苹果电脑用Mindnode,Windows电脑用Xmind

当然Xmind其实苹果电脑也可以用,它是一款免费的软件,非常好用,用来画思维导图非常方便,下面我把Xmind的下载地址也发给大家:

http://www.xmindchina.net/

就比如说今天我给大家讲个课事实上在讲课之前我就提前把整个讲课内容的思路都整理好了,就是用思维导图的方式来整理,这个部分的图我发给大家看一下。

用思维导图理清逻辑

因为图片大小限制我就没有把我讲的所有的内容都用思维导图给列出来,但是看这张图你就会发现如果先用思维导图的方式把整个讲课内容逻辑框架列出来的话,你对你要讲的内容,在组织结构上是非常清晰的,那么我们做ppt如果也用类似的方式先画出这样的一张图再做的话,你的PPT是不是逻辑就非常清晰非常有条理了,更不会出现前后错乱自相矛盾等等问题是吧,这个东西学习起来非常非常简单,大家花一定的时间是很容易掌握的,用导图就解决我们的逻辑思路不清晰的问题,这也是第一个要点。


2)要点二:如何做好配色和字体

我有一个非常简单粗暴的解决方法,建议大家在非常精通ppt之前,就用一个最安全的字体,中文字体用微软雅黑,英文用Arial,这样的话不一定能让你的PPT非常出彩但是肯定不会让自己犯错,这对大家来说就是最实在的一个解决方案。

ppt的配色给大家两个方式去搞定:

第一种方式是我们可以直接记录专业的ppt模板里面的配色,以后能直接参考它的配色为我所用

第二个方法是专业的配色工具。

什么叫直接记录专业ppt的配色呢?比如说等一下我要发一页ppt的截图给大家,这个截图,我们就可以把他最经典的几个颜色给记录下来。

直接记录经典的PPT配色

就像这一页PPT主标题用什么颜色副标题要什么颜色,描述的文字要什么颜色小标题用什么颜色主色调要什么颜色,我都用线框框起来了,那相当于说我把这些颜色都记录下来,以后我们做PPT就仿照它也采用对位置的内容也采用相应的配色,那我们的PPT是不是就很专业了,因为专业的ppt模板都是这些设计师精雕细琢做出来,比我们自己不懂瞎配色肯定效果要好得多。

一般来说一份专业的PPT配色,我们找1到3张典型的页面就能够凑全这份ppt所有配色,然后我们可以用PS软件里面的取色工具,把这些颜色的代码提取出来记录好,再配上几页PPT截图,这样子我们就做好了一份完整的ppt配色记录文档,那以后要做ppt的时候就能直接打开这一个文档按照你记录的这些颜色来给你的ppt配色,就算你是门外汉一样可以做出专业的配色。

第二种解决方案就是现在网络上有很多网站是专门提供专业的颜色搭配服务的,比如说中国有个网站叫配色网,它已经提供了很多非常协调非常成熟非常专业的配色,那么我们把这些配色记录下来在PPT中使用,即使我们不懂配色也能做出专业的配色了。这里把配色网站网址发给大家:里面有海量的配色可以借鉴

配色网:http://www.peise.net/


3)要点三:图形化表达

所谓图形化表达,它的意思就是尽量把文字表达的信息用图片、示意图、表格等更加直观的方式来表达,这样做的好处是它能让信息更加突出让PPT更加简洁美观,看的人也更容易获取关键信息。

下面给大家几个快速入门做到图形化表达的技巧,按照这些技巧去做,你也可以很快做出高大上的PPT

技巧1

假如你的这一页PPT是表达一个信息点,比如说是一句话或者一个标题,最好的方式是用一张大图然后在大图上加上文字的方式去做,举个例子,发一份原来很素的PPT给大家看一下。

简单白底黑字

像这种一页PPT就几个字的这种类型做ppt我们经常会遇到的,我刚才发的就是白底黑字这个PPT不难看,但是肯定也不美观对不对,那如何把它做得很美观呢,很简单,我给它配一张图,然后在图上面写字,我简单修改一下发对比图给大家看一下。

加图片之后

原来白底黑字的,只不过被一张漂亮的图,在图上面加原来同样内容的文字,是不是马上这种高大上的感觉就出来了,难吗,一点都不难对不对,这个技巧就是这么简单但是实用性非常强。

图片和文字搭配组合有多种不同的形式,那么我们平时就要注意多观察,就以大图加文字的组合为例,最通用的一种方式就是图片不要直接加文字,先添加一个色块,再在色块上搭配文字,那这样子做出来的这样的非常好看的,就像明信片,发一个简单做的给大家看一下。

加上小色快更好看

一个在行走的人,在上面加一个白色的色块,这色块里面加上远方两个字,这个操作一点也不难,你们每一个人都能做到对不对?但这样的效果好不好看呢?我觉得挺好看的,大家觉得这张图好看吗?你们也能做出来。

这样的例子还有很多很多,我就不一一列举了,当然除了一张图片加文字的组合之外还有两张图片3张图片在一页ppt里面的,如果善于使用的话,你的ppt美观和专业的程度就会大大提升,当然采用这种方法,图片的质量是关键,所以考虑到大家的需求已经提前国内国外最主流的能找到很多美图高清高质量图片的网站全部给大家梳理好了,我把网址全部发出来给大家,你收藏好以后直接用就可以了,有了这些网站,以后高清美图一网打尽!

千图网  www.58pic.com

全景网  www.quanjing.com

昵图网  www.nipic.com

123RF  http://www.123rf.com.cn

Eput  http://eput.com/editors

Forwallpaper  http://cn.forwallpaper.com

一图网  http://www.1tu.com

Pixabay  https://pixabay.com/zh/photos/?order=latest

技巧2

图形化表达的技巧2就是尽可能把文字信息用形象化的示意图来表达。

什么叫形象化的示意图呢,比如我们在PPT里面表达并列结构如1234这样的并列结构,在过去我们经常是采用传统的编号形式,发一张示意图给大家看一下。

传统的编号形式

大家想想我们以前是不是基本上都这样做ppt,也不能说这样干是不专业性,主要是这样会很素,素就不够美观,但现在这种并列结构的信息,我们同样可以用图形化表达的形式,比如我们可以做成下图这个样子。

图形化表达

把文字放在这个三角形里面,而且这个三角形是颠倒颠倒,这样的组合起来,是不是看起来就会舒服很多没那么素了,或者说我们也可以给它配上图标,比如说也可以做成下面的一样。

加上图标

同样是表达4个层面的意思,用后面两种方式是不是比用前面的那种方式显得要美观专业很多呢,这种图形化表达的这些就叫示意图,那么我们怎么去画图这些美观的示意图呢?

第一种方法,平时多搜集,把好的示意图分门别类的用文档记录下来,需要用的时候直接从文档库里面调出来使用就可以了。

介绍一个网站给大家,这个网站是官方的ppt模板网站,里面就有非常多类似这样的示意图大家直接下载下来使用就可以了。

http://www.officeplus.cn/Template/Home.shtml

这个网站里面有几百种不同的示意图,有的是并列结构,有的是对比结构的,有的是表格结构的,这些示意图基本上能够满足99%的人的需求,而且好看兼实用。当然这些示意图其实用ppt软件自身的图形工具就可以画出来,大家可以自己去操作一下 。


4)要点四:细节处理

一份专业的PPT,除了要在大方向上要做得好之外,肯定也要注意很多的细节问题,下面我就给大家列举一些ppt制作的时候需要注意的细节。

第一个细节:ppt一定要有目录页才能让听众对你的内容有个完整的认识。

细节一:有目录页

第二就是当我们从一个部分进入到下一部分的时候要有一个标题内容页(过渡页),它的核心作用就是告诉观众,接下来是下一部分的内容。

细节二:有过渡页

第三内容页的细节处理。内页要注意的细节:首先,内容页一定要有标题,包括主标题和副标题,这样子就能够明确告诉听众这一页ppt属于哪一大部分的内容,本应具体表示什么讲述什么内容。其次内容适当增加一些点缀元素,让你的ppt不会只有文字,太素。接着就是它的空间结构布局排版要合理,最后是要点可以适当增加图标,从而让PPT看起来更加美观。

就像我发的这一页内容页的截图,你会发现它有点缀,有主标题和小标题,有示意图,它右下角还有装饰性的元素,那这样子,把这些细节处理好这个ppt看起来不仅美观大方,而且让人感觉它是很严谨的,用心的,自然这种专业度就出来了。

内容页的细节处理


5)要点五:空间结构

下面给大家讲第五方面空间结构。所谓空间结构就是我们在ppt页面内如何布局排版标题示意图等元素从而让它看起来更加美观专业。

我已经把空间结构基本要求抽象罗列出来4个来了,大家按照这4个标准去做基本就能达到一个不错的水准,而且都是很具体的标准很容易做到:

-并列的结构,间距要相同

-并列的结构,该对齐的地方要对齐

-内容和内容之间,要留有足够的空隙。内容和内容不要挨在一起,内容最好也不要和幻灯片的四个边框紧紧靠在一起。

-不同层级的内容,不要用完全相同的字号、字体,让人一眼看不到重点(就是要有层次感)

根据这4个标准,我们再来看一看之前发的一个反面案例是否就不会只是主观上觉得它不好看,而是这4个要点它都没有做好,所以你就马上就能判断出一个PPT到底哪里做的好或者说哪里做得不好,对吧。

反面的案例

下面我们再来看一个正面的案例。

正面的案例

这页PPT是不是让你看起来非常舒服呢,你再用4个要点来看一看,它的对其留白主次分明等是不是都特别注意做得很到位?所以这自然就显得专业了。

所以以后如何保证你的PPT做得专业呢,在空间排版结构上很简单,做出来之后就用刚才列的4个标准去看哪里做的不到位就调整直到全部都符合为止,这样你的PPT至少就是在水准以上的了

做到上面4个标准之后我们来把握下面几个小技巧,让我们的ppt在空间结构上更加专业。

第一个技巧:直接记录别人PPT中做好的成熟的空间结构。首先我们可以从逻辑上将空间结构分成若干种类型,举个例子,比如说左右结构上下几个三角结构等等。

左右排版
上下排版
三角形

当然,还有很多种不同类型的空间,我就不一一列举,但是你只要记住一个要点,好的空间结构一般都要符合对称性,并且在几何上物理上看起来都必须是美的和稳定的,比如说同样是三角结构,一个倒三角单独出现在PPT里面,你就会发现它头重脚轻不稳定,不稳定的话,看起来就不舒服。

不稳定的三角形


但是如果我们把两个三角形组合变成类似一个平行4边形的东西,它就变成稳定的,看起来就舒服。

平衡的四边形

掌握了经典的空间结构之后,我们应该去看很多模板,把别人好的模板里面的排版结构截图保存下来,保存多了,那么以后做的时候就很容易挑出或者自己就想到自己想要的最恰当的那种空间结构了。

技巧二是:有时间精力的话可以适当学一下画画,或者说摄影里面的空间结构,这个对于我们做PPT是有非常大的好处的。

上面就是给大家分享的主题的第一大部分,下面分享第二大部分,3个核心技巧,让你成为PPT大咖。


二、3个技巧让你成为PPT大神


技巧1:通过ppt的绘图功能掌握自己画示意图的能力。

技巧2:临摹模板。

这是提高自己PPT制作水平最有效的方式之一,操作方法是,先找到经典的专业的模板然后自己新建一个空白的ppt文档,然后一页页用自己的方法,将下载的模板文档复现出来。通过这种方式,你对ppt的操作能力、空间结构感以及审美方面很快会有质的飞跃。

技巧3:提高自己的设计能力。

当解决了内容的问题之后,ppt的制作本质上是一个设计工作,我们的设计能力上去,做PPT自然得心应手,所以,绝对不能局限在ppt上面,就像我上面说的要去看绘画摄影相关的书籍,重点看布局一样构图部分,然后还要去看排版,还有平面设计相关的一些文章,通过大量阅读,相关文章书籍和设计作品,你自己的审美能力和设计能力提升了,那么在结合上面提到的这些方法技巧,自然而然就能够做出好的ppt了。

以上就是分享的全部内容,谢谢。

说明:以上内容源自阿何老师7月6号的微课分享

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