专注的快才是真的快——番茄工作法新解

一天24小时。

时间滴答滴答流转,秒针、分针、时针,转过表盘,就这样时间过去。

小文是一名刚毕业的大学生,在深圳一家外资企业上班。朝九晚五,双休。周一至周五,早上六点起床,六点三十分出门上班,路上转三趟地铁,早上八点四十左右赶到公司。小文正在学习时间管理,所以,她赶到公司后,打开电脑,做的第一件事情是先把这一日的工作计划写下来。

2019年11月25日工作任务:

1、9:00-9:30部门例会。

2、9:30-11:00统计上周报表。

3、11:00-12:00找营销部的王经理沟通明瑞合同的事宜。

4、12:00-12:30中餐。

5、12:30-13:50午休。

6、13:50-14:00下午工作准备。

7、14:00-14:30向李总报告明瑞合同的进度及跟单的情况。

8、14:30-15:00去采购部了解备料情况。

9、15:00-17:00和泰国客户沟通并了解客户需求。

……

时间就是这样,当小文把工作任务记录下来,并依次推进的时候,她发现,一天的时间好长啊,原来自己可以做这么多事情。

但是,每每周六日,小文不爱动,爱静,她最常做的事情就是窝在家里搞搞卫生,看书,睡觉。而在这样平静的节奏中,周六日啥事也没干的就过去了。


有人做了一项调查,这项调查是关于时间价值的。

小文也觉得自己这样朝九晚五的生活挺好的,但是当和她同期进公司的小林升职了、小谷利用周六日学习考上研究生又重回学校读书了、小意找了男朋友结婚生娃了,小文才发现自己这个记录表空白乏味。记录让她反省。

意大利人弗朗西斯科·西里洛于 1992 年创立了番茄工作法。 “番茄工作法”意在让人们驻足、观察、醒悟,并在此过程中改进自我。时间不再是绷紧的弦,反而变成同盟战友,帮我们将100%的心智专注在当下,避免不必要的压力和负担。小文参加了东莞乐享分舵的《番茄工作法》拆书课,才感觉找到了解决自己问题的工具。这种方法,看起来非常简单易行。

——使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。以小文的例子来说,她需要量准备一个番茄计时器、一张to do todau工作计划表。而实际上,小文的工作习惯其实还是非常不错的,她已经有一张to do todau工作计划表,但是她的工作计划表需要改进。使用番茄工作法需要遵守以下的规则:

1、一个番茄时间共30分钟。其中,25分钟工作,5分钟休息。

2、一个番茄时间是不可分割的,只能做一件事情。

3、每4个番茄时间后,停止工作,进行一次较长时间的休息,大约15-30分钟。

4、完成一个任务就划掉一个。

所以,小文的to do todau工作计划表应该修订如下:

当小文启用这张表格的时候,她好象找到了问题。

我们的人生差距就在于目标任务的设计。

目标不够明确,而自己也确实没有找到目标的价值和意义,还有分解目标的方法,难道不是吗?在上表中列明的待办任务清单,每一项都是粗浅的,究竟这些事项要多长时间完成?答案其实不明确。

因此,小文需要启动番茄钟,进行计量。自己对工作预估的准确度如何?这些关于任务的时间预测准不准确?每项活动预测的时间和实际所采用的时间之间有多少差距?

因此,小文把11月25日的工作回顾一遍,并用记录表记录出来:


现在,小文找到了问题的症结所在,自己制作工作计划的目的是想高效工作,但是为什么日复一日的工作,但工作效率并没有提高呢?原因在于自己制作的工作计划并没有多大用处,因此,她需要通过番茄工作法帮助自己寻找到能够帮助自己提高工作能力和提升自我的指标和需要规划的重要工作任务。


很多时候,我们以为番茄工作法只是一种时间管理工具,但是小文在应用中才发现,为什么应用番茄工作法比执行番茄工作法更重要。因为无论在什么情况下,提升目标优先于追踪和记录指标,要从番茄工作法那学到的第一件事就是,看起来快不重要,达到真正的快才重要。要领会它,就要学习测量自己,观察自己的速度,认识到持续的价值。这也就是为什么番茄工作法的第一个目标仅仅是把完成的番茄时间记录下来。

就以小文11月25日的工作任务中的“统计上周报表”这个任务为例,统计上周报表她原本以为要3个番茄钟,但因为她集中精力认真统计,中间没有遇到任何干扰和打断,所以,她只用了2个秋番茄钟。而实际上,统计报表要花3个番茄时间,期望能在2个番茄时间内完成这项工作任务就不是重要的,向别人展示你能在2个番茄时间内完成任务也不是重要的,重要的是,如何能将3个番茄时间减为2个并维持在2个番茄钟内。

所以,学习番茄工作法,更重要的意义在于,我们如何借助工具提高工作或者学习的效率?

我们的首要挑战是如何根据每30分钟的工作表现分析出自己的工作模式,而不是对工作结果抱有期待。单纯地工作、跟踪、观察,然后根据需要做出调整和自我提升。一旦想明白了这一点,嘀嗒声就会化作另一种声音。因为,要快,你就得专注。

一旦我们明白这个道理,番茄工作法才变得真正重要。它是工具+方法+执行=提升。所以,弗朗西斯科才说,时间管理的本质是每分钟都尽在掌控。番茄工作法正是这样的有效地使用每一点时间和脑力的高效工作学习方法。

那么,究竟要如何正确应用这个工具呢?

1.计划:

在一天的开始,从积压的工作中提取最重要的任务,填写在“今日待办”,按照重要程度的顺序写下,做好准备工作。

2.跟踪:

确定活动后,设定25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始。

在每结束一个25分钟的番茄钟的任务,阶段性的休息一段时间,再开启下一个。

按此循环。时间可根据自身情况进行调整,40、50分钟都可以。(通常我们可以用手机闹钟或者App设置。)

3.专注:

确保在25分钟内,专注的去做手头的工作,最好保证期间不被打断。比如不着急的事情,可以结束以后再去处理。紧急重要的特殊情况除外。

4.记录:

一天结束,根据当天的情况,记录下来,总结一共中断了多少次,统计完成了几个番茄钟。再和当天的计划做对比,看有哪些是没有完成的。

5.改善:

根据记录的情况,查看导致中断的原因,找出改进的方法。

小文想,2020年我的年度目标,要把番茄工作法的学习和应用加进去,提高自己的时间管理能力,让每一项任务的结果都达到预期!给个人成长加个马力,给定时器上个发条,运用番茄工作法,助力2020!

邦德莱尔说过"请记住,时间是个贪婪的家伙,它不用任何手段就能轻松地击败你!"番茄工作法把抽象的时间变成了具体连续的事件,形成了番茄时间的概念,这使我们能抓住时间,关注当下,在这有限的时间里,克服时间的流变,不再是分分秒秒地去追赶时间,打破和改变了我们对于时间的依赖,形成了对于时间的全新理念。特别是倒计时(从25分钟到0),产生了一种有利于工作的积极的紧迫感。它能使你把精力集中于当前。时间不再是消极地一分一秒流失,它们是积极的。每一个番茄时间都代表着一次提高和改善的机会,一次专心地只做一件事情,专注的快才是真正的快!和我一起来学习番茄工作法吧!