学术、组织——无所不能的「坚果云」

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沉思CONTEMPLATE
2017.11.03 23:27* 字数 3215

当我的室友小白看见我在用「坚果云」的时候,他兴奋地和我说他实习的公司也在使用坚果云办公。

但是也总是有人问我,这「坚果云」和「百度云」一样吗?

一个是宝剑,一个是棒槌吧!

本篇文章会从个人办公团队协作综合分析 3 个角度来介绍坚果云这一服务,建议使用跳读以获取你感兴趣的信息。

1 个人办公

在现代社会,每个人身上都会有两个以上的设备,坚果云简单易用的云服务,可以让我们的设备进行无缝方便协作。

1.1 如何用坚果云管理个人资料?

坚果云最一种同步云服务,这种服务最大的特性就是能够自动同步我们上传到设备某些位置的文件,不需要上传或者下载操作。

比如我们在我们的电脑上建立了一个同步文件夹「Y1S1」(Year 1 Semester 1)用于存放我们在大一第一学期的 Lecture PPT、Seminar PDF 和各种学术资料。我们每个设备就都可以自由访问,而无需再上 Moodle 下载资料。

1.2 App 如何与坚果云连通?

如果你不喜欢使用手机或平板 App 办公,可以跳过这一段,这部分内容主要和智能移动设备 App 有关。

让手机 App 与坚果云联通,依靠 WebDAV 服务。

什么是 WebDAV 呢?

简单的来说,它像是一个各种 App 都能够连接的一种存储服务,可以让 App 直接访问我们的坚果云。

想想看,有一只章鱼,坚果云是它的大脑,WebVAV 是它的触角。每个触角都连接着我们在智能设备上的 App,我们的 App 能够通过触角读取这只章鱼的大脑,并将资料写入大脑。

比如我们在手机或者 iPad 上在「WPS Office」连接到「坚果云」的 WebDAV 服务之后,我们在这些移动设备上对文档做的一切修改均会自动同步到电脑。

但是我并不推荐在小设备上使用「WPS Office」或者「Microsoft Office」对文档进行大篇幅修改。因为 iOS 和 Android 设备的使用局限性太多。

适合在移动设备上办公的 App,才适合使用 WebDAV 服务

比如在平板设备上使用 PDF 软件,像使用纸笔一样对 PDF 文档批注。批注完的文档自动更新到坚果云。

iOS 端的 PDF 软件「PDF Expert 6」就支持使用 WebDAV 连接到坚果云。

当这两者连接之后,我们上小课(Seminar)的时候,然后使用直接触控或者手写笔来对 PDF 进行随意标记操作,就像在纸质书上划线圈字一样自然,所有标记也都会在我们上完 Seminar 之后通过坚果云自动更新到所有设备中,我们所要做的只是关掉那个 PDF 文件

那我们怎样才能使用 WebDAV 让使「PDF Expert 6」连接到坚果云呢?

首先点击坚果云网页版右上角的「账户信息」-「安全选项」-「第三方应用管理」,添加完应用密码之后,我们就记录下显示的「服务器地址」、「账户」和「密码」

然后再 App Store 购买并下载「PDF Expert 6」,在其界面下选择「添加账号」-「WebDAV」-填入我们刚刚记录的三个信息,再自己随意命名一个标题,坚果云和 PDF Expert 就连接了。

WebDAV 的使用范围很广,它不仅支持「WPS Office」和「PDF Expert 6」连通坚果云,还支持「OmniFocus」等等办公软件。现在不如看看你设备上的办公软件支不支持用 WebDAV 连接坚果云吧。

2 团队协作

坚果云支持多人团队对一个文件夹进行修改,并且这种修改也是实时性的。简单来说,就是当一个成员对某文档进行修改之后,这个文档就会自动同步到所有成员的电脑本地文件夹中。

当我们在做团队论文(比如 GWP)、团队项目筹备的时候,坚果云都能够很大程度提高团队的效率。

2.1 怎样团队协作不会混乱?

自动同步能很大程度上避免团队处理文档的混乱导致冗余的工作量

比如 B 同学在自己的电脑上修改了团队协作的论文,他们团队使用的是百度云。

事实上手动上传新论文并删除旧论文的方式不仅显得麻烦,容易忘记,而且经常会导致文件版本混乱的情况。

为什么坚果云内文件版本会出现会混乱呢?

在坚果云上,一旦某个人在修改文档,该文档就会被锁定,只能查看不能修改。当编辑者编辑完之后,所有成员的电脑自动同步最新版本的文档,然后后来的编辑者就一定会在最新的版本上进行修改。

2.2 再也不怕文件丢失

坚果云会将我们的文档的历史版本保存在它的云服务器上,我们可以在坚果云找回文档的历史版本。

这个功能使我们的文档绝对安全:

  • 我们不用担心成员不小心的误操作
  • 我们不惧怕勒索病毒对我们电脑本地文件的恶意加密

另外,坚果云还支持历史文件和当前文件的对比

举个例子,我在暑假和我项目组的另一位成员一起修改合同。我和他都可以一下子很清楚地看到对方对合同细节的修改。这会促使我们更快地完成合同交给合作方。

2.3 如何与微信工作群连通?

我在 AIESEC 工作的时候,发现有的团队会把一些 Word 和 Excel 文件存在微信公告群。这样的方式可能仅适用于一次性的公告文件,因为微信的文件不仅会失效,而且这样张贴的方式非常不利于文件的管理。

我们可以利用坚果云 App 直接将微信中的文件用手机存入坚果云

首先下载「坚果云」手机 App,然后点击微信群的文件,比如一个 Word 文档,我们选择用「Microsoft Word」打开,然后点击右上角「共享」-「作为附件共享」-「文档」or「PDF」-「上传到坚果云」。

这样团队文件就会出现在团队的坚果云文件夹中,后续可以进行方便的管理和修改。

其实我们不仅可以上传微信上的文件到坚果云,我们也可以分享手机相册照片等各种文件到坚果云。操作流程都是相似的「分享」-「上传到坚果云」。

2.4 限制成员访问权限

可以由于一些特殊的工作要求,我们需要对成员对文件的访问权限进行限制,比如说不允许修改文件,只允许下载。

坚果云一共提供五种权限

  1. 分享范围
  2. 过期时间
  3. 访问密码
  4. 下载权限
  5. 上传权限

分享范围有三种,允许你对特定用户、坚果云用户、所有用户分享文件。

禁止上传权限之后,参与者无法在文件夹添加新的文件或者对旧文件进行修改。

那如果上传权限和下载权限都禁止了,不是就没有意义了吗?

其实不是这样的,因为没有下载权限的人仍然能对文件进行预览,只是没法获取。从这里可见坚果云对此规划的细致。

3 综合分析

这部分将总体的概括坚果云的特点,帮助读者更全面深入的了解这项服务。如果您时间紧迫,可以跳过这一大段,这不会影响你对坚果云具体功能的掌握。

3.1 跨平台特性

坚果云支持 Windows、MacOS、Linux、iOS、Android、Windows Phone(已被微软放弃)六个平台。

可以说我们日常会用到的平台都有它的存在,这非常符合云同步服务的宗旨,也方便我们打通各种设备的信息通道。

3.2 同步稳定快速

在中国我们无法正常时刻访问「Dropbox」和「Google Drive」等云服务,虽然能访问微软的「One Drive」和苹果的「iCloud」,但是这两者的稳定性和速度一直饱受诟病。

坚果云同步速度基本能达到 2MB/s,而且在我使用坚果云的一年中从未出现过同步错误的情况。坚果云是国内当之无愧最可靠的云盘。

3.3 数据安全性

关于安全性,在 2.2 已经提到坚果云的历史文件特性不惧怕误操作和勒索病毒。

不过更容易忽视的是坚果云对数据隐私的保护。它对数据的加密原理是:将我们的文件分割为多段在设备和云端进行传输,然后通过特定的算法还原整体文件。

非商业机构「Qualys SSL Labs」对多种云服务的加密方式进行了评测,坚果云的安全评级是 A 级,而百度云的评级是 C 级。

3.4 同步文件夹选择灵活

我们可以将电脑中任意多个已存在的文件夹设置为同步文件夹,这显得非常灵活,我们无需特意搬动文件

但是我还是建议尽量能够把多个同步文件夹放在统一目录下管理,这样能在管理文件的时候更加一目了然。

3.5 UI 古老

如果要说一个坚果云的弱点,UI 可能算是坚果云唯一的弱点了。无论是网页版还是客户端,乍看 UI 你会以为这是一个老旧的软件,很可能会怀疑它会不会跟不上现代设备的步伐(虽然事实恰好相反)。

官方团队已经明确声明要痛改前非了,不知道他们招到合适的人才没有。说真的,我觉得 UNNC 的 CS 同学得赶紧把握机会去投下简历。

3.6 收费情况

坚果云免费版提供一个月 1 GB 的上传流量和 3 GB 的下载流量。一般来说,应对大学生的 Team Work 是绰绰有余的。我在 AIESEC 筹备团队项目的半年,我的组员基本没有出现流量用完的情况。

坚果云各版本的对比如下:

与办公无关的电影之类的文件不应该存储在坚果云,百度云服务更适合这些文件。

所以我建议大家先用免费版,它完全能满足轻量需求,有了重度办公需求之后再选择专业版,专业版一年收费为人民币 199.9 元。

4 结语

大学一年一路走来,我亦受到很多无私的知识分享者的帮助。希望本篇文章能对你有所启发,让你去思考云同步服务对我们的学习和工作的意义所在。

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