业务员小A碰上了一件倒霉事。他把一叠经理已经批准的报销单寄给公司总部的财务，不料快递寄丢了，里面各种发票加起来数万元，而快递公司只赔20元运费。情急之下，小A向财务求助，得知只要拿到部门总监同意用白条报销的书面批复就可以申请这笔费用了。于是，他给部门总监写了一封邮件申请审批，还抄送给部门经理。没想到邮件发出之后，小A不但没拿到批复，还被经理批了一顿。自问在邮件中把申请原因和事情经过写得一清二楚的小A，搞不懂领导为啥对他的邮件不满意！
无独有偶，有家服务型企业的老板老A也碰到了烦心事，他在和一家大公司谈生意，与其洽谈的业务负责人对老A的服务方案很满意，让他与公司的采购经理谈合同。老A根据行业的规操作方式和收费标准写成合同交给采购经理，但采购经理对这份合同提出诸多疑问，总是说老A写得不够清楚。同样的事情老A经历过好几次，每次与大公司采购谈合同都被弄得身心俱疲。他就是搞不明白，和那些不差钱的大公司谈合同为啥这么累！
上面的两个例子事由不同，场景不同，但性质是一样的。小A和老A，前者写的是报销申请，后者写的是合作申请，两种文书的目的都是为了说服他人接受申请者的请求或者方案。因此，它们的性质都属于”说服性文书“（Persuasive Document）。下面，我们来看看怎样写，才能成功地说服他人。
写说服性文书时，很多人有一种急于求成的心态，脑子里老想着这两件事：
一，我写这份东西的目的
二，我希望阅读者看完之后马上同意
这种思维模式就是以主观愿望为出发点，关心的是”我“想达到什么目的，”我“希望对方如何配合，却忽略了对方的需求和关注点。然后，准确地把握着后者，才是成功说服对方的关键。
我们分别拿小A和老A的例子分析一下。
小A的邮件中把报销单何时得到部门经理审批，如何在邮寄时丢失，公司财务授意如何补救，如何重新申请报销等过程描述得很详细，还把报销单、经理的电子审批记录，以及快递底单等各种扫描件附在邮件上。看起来，是不是材料准备得相当充分了？不过，
要命的是他忽略了两个重要的细节：
一，部门总监是个什么样的人？
二，部门总监怎样审批这封邮件？
先看看第一个问题。这个部门总监是新上任的，一个美籍华人，中文能说能听不能读。小A的邮件是用中文写的，她是看不懂的。
有人会问：要是小A把邮件翻译成英文，不就搞定了么？答案是：NO
小A在邮件正文啰嗦了一通无关重要的细节，却把最重要的内容忽略了。他没把需要审批的费用明细列示在邮件正文中，只在邮件末尾写了一句”审批内容请看附件“之类的话。这么一来，总监批复邮件时，从邮件的正文看不到审批的内容，无异于在一张白纸上写”同意报销“四个字，领导那会这么傻呢？
也就是说，小A忽略了第二个问题“部门总监怎样审批这封邮件？”。他写这封邮件时，应该区分各种信息的重要性，不要一股脑儿地把它们往邮件里放。应该想想怎样书写，才便于部门总监审批。
老A的事例中也存在着同样的不足之处。他起草合同时，根据行业常规列出服务内容和收费方式，这些东西对于熟悉业务流程了解实际运作的甲方负责人来说是一看就能明白的。为什么到了采购经理那儿，却磕磕绊绊呢？老A也是忽略了这两个要点：
一、采购经理是个什么样的人？
二、采购经理怎样履行他的职责？
首先，大多数采购经理不像部门业务负责人那么了解行业惯例和实际操作。也就是说，甲方的业务负责人是个“内行”，甲方的采购经理却是个“外行”，老A的合同应该让“内行”和“外行”都能看明白。
其次，采购经理的职责是价格谈判和合同审核。他需要对合同条款，尤其是价格的构成作细致深入的分析比对。因此，他需要一份特别清晰全面的价格明细（cost breakdown）和规格说明材料（specification）。有了这些信息，他才能更好地完成自己的本职工作。
不了解采购经理的角色定位和职责范围的乙方，往往纠结于甲方业务负责人看着没问题的合同，采购经理却问这问那，误认为他在存心刁难或者恣意压价。因此而造成谈判磕磕绊绊，价格一降再降，甚至合同签不成的例子是不鲜见的。
总的来说，写说服性文书时，我们需要弄清这两个关键因素——
一、文书审批者的身份特点；
二、文书审批者的工作职责；
站在审批人的角度检视文书的完整性、有效性和可行性，在文书的结构处理和内容设计上多照顾对方的需求和关注点，才能成功地说服对方接受你的请求或者批准你的申请。
