用 SeaTable 协同招聘管理,简单又高效

在企业的招聘工作中,虽然有很多平台可以用来发布招聘信息,但很多中小团队却缺乏一款合适的表格工具,来高效协同招聘管理。我们可能会觉得用一个在线的协同表格,例如 Excel 基本就能满足需求,不过细想的话,我们会发现在协同招聘管理过程中,使用传统的在线表格经常会出现以下问题:

  • 无法方便地上传简历文件

简历一般是一个word或者pdf文档,众多简历文件无法方便的存储到 Excel 表格里,平时我们一般是把简历存放在电脑里的一个文件夹里,查看时再去文件夹里从众多简历中找到再打开,然后复制再发送给某面试官;即便把图片形式的简历缩小粘贴到表格里,也经常会引起图片和表格变形,不仅表格美观度差,想清晰查看时还得放大图片。总之,无法方便地上传和存储简历文件就非常麻烦。

  • 记录面试时间不规范也费时

在 Excel 表格里记录面试时间,由于没有规定的数据类型,不同的协作人可能记录的时间格式就不一样,以面试时间2月21日10点为例,有的写2020年2月21日10点,有的写2020.02.21 10点,有的写2月21日上午10:00等。手动输入格式不规范,就容易导致输入费时,查看费力,表格错乱,整个表格不规范等。

  • 记录大段面试评价不方便

在 Excel 表格里可以记录简短的文字,但一般面试评价都不可能是简短的几个字,需要详实的记录一大段面试评价时,就得拉宽拉高表格,编辑起来也不方便,甚至图片、文字、链接等无法很好的放在一起。

  • 无法多视图便捷查看特定简历信息

招聘管理表格包含了所有面试者的记录,但有时我们只想快速看某些特定的记录,也就是聚焦一些筛选后的简历信息。用 Excel 一般还得重建表格和录入数据,即便使用一些筛选规则,学习门槛也很高,费时又费力。

那么有没有一款简单好用的表格工具来解决这些问题呢?下面我们来看看,作为新型的在线协同表格和轻数据库,SeaTable(官网:https://seatable.cn) 是怎么来解决以上的问题,满足这些需求的吧。

创建表格

首先,我们在 SeaTable 中创建表格“招聘安排”,里面包含一个子表是“协同招聘管理”,这个子表中有这些列:姓名、简历、详情、工作经验、面试时间、面试岗位、面试评价、状态。

如下所示:

上传简历文件

我们为“简历”列关联的数据类型是文件,即为该列录入数据时只允许上传文件。简历一般就是word或者pdf文档这样的文件。

上传简历文件后,所有有权限访问该表的用户,比如其它HR、面试官等就可以直接查看或下载简历了,不仅便于集中存储,还省去很多中间环节,让协同招聘管理更高效。

如下所示,单击“简历”这列中的一个单元格,点击“+”号就可以上传简历,能上传多个简历相关文件。上传后,单击图片可查看图片,双击word或者pdf文档,可下载,可删除。

规范记录面试时间

我们为“面试时间”这列关联的数据类型是“日期”,选择国际标准格式,并精确到分钟。

当HR记录面试时间时,就可以直接双击“面试时间”这列的一个单元格,选择预约的面试时间了,其它协作的同事也是如此。那么在记录面试时间时,就有了统一的时间格式规范,不用再担心时间格式的问题,是不是很方便呢。如下所示:

记录大段面试评价

我们为“面试评价”这列关联的数据类型是“长文本”,这样“面试评价”这列就可以录入大段文字,而且支持插入图片、链接、表格、列表等,功能非常实用。

双击“面试评价”这列中的一个单元格,HR和面试官就可以根据需要,协同记录大段面试评价,添加链接、插入图片等。点开后可以看到详细又丰富的面试评价内容,让协同招聘管理更加到位和高效。

如下所示:

多视图快速查看特定简历信息

现在,“协同招聘管理”表包含了所有面试者的记录,如果我们想快速查看待定或已拿到Offer的面试者的信息,可以通过增加一个视图来实现。

点击“增加一个视图”,命名为“待定或已拿Offer”。

接下来需要为这个“待定或已拿Offer”视图设置处理规则,目前支持设置的规则包括以下几种:

  • 过滤器
  • 排序
  • 分组
  • 隐藏

这里,我们用到“过滤器”,把“面试状态”列添加2个过滤器:不是淘汰并且不是已取消,那么过滤器就可以帮我们过滤掉已经取消面试和被淘汰的面试者,剩下的就是待定或已拿到Offer的面试者信息了。这样,快速查看特定信息,2个按钮就搞定,够快!

如下所示:

通过以上,我们发现:

  • 相比于 Excel 表格,SeaTable 表格可以方便地上传和存储众多简历文件。word、pdf、图片都可以上传,增强了对图片和文件的处理能力,使得我们可以基于表格来结构化地集中存储和管理众多包括简历在内的文件,而不仅限于文字和数字。

  • 记录面试时间时,通过 SeaTable 的“日期并精确到分钟”的数据类型,让我们不用再去担心时间格式不统一的问题,同时记录面试时间也更加的快捷。

  • 通过 SeaTable 的“长文本”数据类型,实现了可以在一个单元格记录大段面试评价内容,添加更多链接、图片等,而且不影响单元格的宽度和高度。让面试评价的内容和形式变得更加详实、丰富,而不限于简短的文字。

  • 想查看特定的简历信息时,通过增加视图,再根据需求设置规则就可以快速搞定,不用再手工重建表格和统计,并且可以快速的在多视图间切换查看。

在日常工作中,类似协同招聘管理的场景非常多和频繁,那么就需要一款更加简单好用的表格工具。SeaTable 是新一代在线协同表格和信息管理系统,能帮助企业去记录和管理各种零散的信息,是各种信息的集中存储和沉淀的地方。它能按照所需进行扩展,实现数据处理的自动化和业务流程的自动化,广泛应用于项目管理、客户关系管理、记账和分析、技术支持记录等众多场景,是非常适合个人和团队使用的黑科技产品。想要高效协同招聘管理,就赶快用起来吧! 了解更多可访问SeaTable官网:https://seatable.cn

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