#十月成长计划#之手账管理工作效率

      今天继续读《神奇手账》一书,发现手账有很多神奇的功能。昨天说的是其一——管理心情,今天说其二——找回时间,提高工作效率,不做“加班狗”。工作只是生活的一部分,我们工作是为了更好的生活,而不是为了工作而工作。千万不能让工作占用我们太多的休息时间。

     提高工作效率很简单,方法就是:每天上班或下班前列“待办清单”,分“今日做”和“明日做”。

    列清单时要加三点:尽可能将内容细化;需要花费的时间;真正截止的时间。


       “待办清单”可以用周计划表,也可以用便利贴。用周计划表记录便于审视自己过去一周的工作任务。我个人喜欢便利贴,方便,任务完成就扔了的满满的成就感。

       如果一天完成不了的任务,需要几天完成的,在“待办清单”上写上真正的截止日期。比如:制作报告PPT(周三下班前完成)。根据截止日期,可以进行任务优先等级排序。重要的事优先做,不急的事明日做。这样,可以缓解面对满满一页纸的任务又完不成的压力。


     除了高效地完成工作任务,“加班狗”低效还有个原因就是,经常在找、找、找。这种体验有木有?“我的笔在哪?”“这份文件怎么没有了?""我的数据呢"。。。。。

    针对这个问题,我们应该做的是——定期整理文件。分六个时间点整理。

1、每天一次。

    当天使用而需要使用到的,进行分类。分为三类:已处理、待确认和进行中。不能光想“要整理”,还必须记在手账上。

2、每周一次。

分为两类,当下必须保存的和必须处理掉的。在手账上记录“每周几”进行。建议是周五。当然也可以选择其他日子。

3、每月一次。

月底整理一次,记录在手账上,“每月几日”为整理日。没有养成整理文件习惯的,应记在下班时间或上班时间的待办清单上。

4、每季度一次。

5、每半年一次。

6、每年一次。

只要确保这种循环方式,就可以确保办公桌上不会堆满文件。办公桌整洁的人给人的感觉也会不同。

   随着时代的变迁,纸质文件越来越少,电子文件越来越多。整理电子文件和整理电脑也是同理。丢弃文件刚开始可能会下不了决心,这里有三个原理:同事持有相同的文件;已有原始资料(备份);过一年及以上,使用频率极低的文件。


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