互联网时代,如何做好时间管理?

 

时间管理,是为了提高时间的利用率和有效性,而对时间进行合理计划和控制、有效安排与运用的管理过程。其核心是自我管理,中心原则是“努力集中必要的批量时间潜心完成最重要的工作”。时间管理的最终目标,一方面是以效率较高的方式去管理时间,而另一方面,是要谋求人的创造性发展。

随着互联网时代的到来,时间管理日益呈现出新的面貌。各种网页和APP为我们提供了丰富的信息和便利的服务,我们为电子屏幕所吸引,我们的时间也被分割得越来越零碎,时间管理面临着崭新的、严峻的挑战。因而有人说,互联网时代比其他任何时代都更需要时间管理。认识到挑战的同时,也应该看到一些独特的机遇。电脑、智能手机的普及,软件、APP的发展更新,为传统的时间管理提供了更为多样的选择。

在互联网时代的背景下,我们应当如何迎接挑战并抓住机遇,有效地进行时间管理呢?

 

时间管理的理论发展

史蒂芬·柯维认为,时间管理理论经历了四代嬗变。从人们认识到时间管理的重要性,到开始进行时间管理,再到时间管理日臻完善,期间经历了管理方式和管理重点的转移。

第一代:备忘录理论

第一代理论着重利用便条与备忘录,把所有要做的项目列出来,制成一个任务清单,每完成一件勾掉一件。这种方式有助于在忙碌中分配时间与精力,使人能够逐步完成待办事项。其最大的缺点是没有“优先”观念。虽然每做完备忘录上的一件事,都会带给人成就感,但是这种成就不一定符合大目标,所完成的可能只是些非重要的事。这是一种好习惯,但未必是科学的方法,容易令人在忙碌中疲于应付。

第二代:日程表理论

第二代理论强调计划与日程表,在所有工作任务开始之前,制定日程表,对每一项任务规定时间期限,设置开始和结束的时间,要在这一时间段中完成计划任务。这种方式反映出时间管理已经注意到规划未来的重要性,通过制定目标和规划,能完成较多事情,但容易导致“实现了很多目标,却不见得满足真正需求”的消极后果。

第三代:优先顺序理论

第三代理论是讲求事情的优先顺序,即根据事情的轻重缓急,分配有限的时间和精力,达到最高的效率。当工作任务越来越多,以至于在规定时间内无法完成全部任务时,需要对工作任务进行优先排序。按照重要性和紧急性这两个维度,可以将所有事件分为四类:重要且紧急的事件、重要但不紧急的事件、不重要但紧急的事件、不重要且不紧急的事件

 

 

排序之后,要对处于不同位置的任务进行取舍。首先完成重要且紧急的事,其次要重视重要但不紧急的事,防止其变得紧急,然后才应该注意到不重要但紧急的事件和不重要且不紧急的事件。

这种方式能将价值观化为目标和行动,但也可能在不同角色间造成规划过度、失衡等情形。运用这一阶段理论的人通常每天都制定计划和拟定优先顺序,从而可以提升效率。但也有人认为该理论过分强调效率,个人仅拘泥于按规划行事,失去了享受意外惊喜的机会;视野不够开阔,可能导致降低生活品质的结果。

第四代:罗盘理论

罗盘理论是迄今为止的集大成者,它注重任务轻重缓急的性质,遵从重要性导向,价值导向,目标导向,结果导向。首先预测事情可能发生的结果,然后想清楚解决这些问题的办法,看这些办法能否达到预期目的,最后再开始行动,注重做事的方向而非速度。

这一管理理论的代表是帕累托法则,即二八定律:20%的时间可以带来80%的成效,只要准确找到这关键的20%的事务,集中精力高效处理这些事务,就可以解决80%的问题。

这代理论以改变生活品质,实现自我,追求人生快乐为宗旨。它强调人重于事,效能高于效率,关键不在于时间管理而在于个人管理,核心是追求工作与生活的平衡。

 

互联网时代对时间管理的挑战

互联网时代的一大特点就是时间碎片化,时间碎片化的产生主要来自网络对人们的吸引力和网络带来的信息干扰两个方面。

1.  网络吸引力

网络的信息量和功能巨大,因而对人们的吸引力也是巨大的,通过上网,人们可以足不出户而知天下事;可以随时联络自己的亲朋好友,实现社交无障碍;以较低的成本进行休闲娱乐;享受低价、优质的生活服务。

在网络巨大的吸引力下,人们“心甘情愿”地将自己的时间奉献于此。调查显示,2016年,中国网民人均每周上网时长为26.4小时,相当于7.3亿网民,平均每人每天上3.6小时的网。而14-35岁的青年每天超过四分之一的生活时间都被网络所占据。这个数字无疑是相当庞大的,并且我相信有很多人每天花费在互联网上的时间不止于此,很多男生单是打游戏这一项就要花费数个小时。

神经科学家的研究表明,人们着迷于微信、微博,无法抑制不断刷新的冲动,这可能与大脑中的多巴胺有关。多巴胺是一种在大脑许多区域都会分泌的物质,它促使人们去寻找报偿,让人们“想要”。有了互联网,由多巴胺带来的欲望能够快速得到满足。比如在我看书时会突然想起之前听说过的一家不错的餐厅,在这种冲动的驱使下,我放下书本,立刻去大众点评搜索这家餐厅,当然顺带着还会浏览一些其他信息。这形成一种“想要”和“满足”的循环,每一次满足都带来更多的欲望,促使进一步向网络寻找慰藉获得消遣。时间就此被分隔成碎片,完成任务的时间无限延后。

2.  网络信息干扰

如果说网络的吸引力是人们主动造成了时间碎片化,那么信息干扰导致人们被动地陷入时间碎片化。

日益普及的互联网尤其是移动互联网,已经成为人们随时随地获取信息和沟通联系的手段。互联网上储存了海量的信息,倘若人们没有足够的分辨信息的能力,将会极容易受到无用信息的干扰,花费大量时间而没有丝毫收益。

另外,在我们专心投入于学习或工作时,突然降临的电话、短信,亦或是QQ、微信消息往往会使我们的时间中断。我们不得不从专注的学习或工作中抽出身来,处理这些“不速之客”。互联网时代的信息干扰催生了大量紧急而不重要的事情,使得事情的优先顺序受到破坏,打乱了原本的工作计划,导致时间管理的无效率。

2004年,美国加州大学欧文分校的信息学教授格洛里亚·马克带着她的研究生在两个美国科技公司对那里的员工做了1000个小时的观察。他们发现,办公室里的员工平均每11分钟就会被电话、电子邮件或同事打扰一次,而他们的注意力重新回到早先的任务上则需要25分钟之久。

在持续的学习或工作状态下,我们能够最大程度上保持专注与高效,但是如果频繁地被打断,那么工作效率则会大打折扣,造成时间的浪费。

 

互联网时代时间管理的机遇

互联网时代虽然对时间管理形成了不小的挑战,但也提供了前所未有的机遇。

1. 利用网络节约时间

互联网实现了时间和空间的突破,大大节约了人们的时间。

即时通讯工具,使得天涯海角的人们可以无障碍沟通。人们可以随时随地畅通交流,时间成本几乎为零。而视频通话、视频会议使得这种效用达到最大化。我们部门上学期进行了干部选聘,老师要对所有通过笔试的候选者进行面试。但是老师和学生不在同一个校区,无论面试地点选在哪一边,都会有一方面临着时间浪费。最后决定采用视频面试的形式,双方都不用花费路上的时间,就顺利高效地完成了面试,最大程度上节约了时间成本。

线上投票也是利用网络节约时间的一大表现。QQ群具有群投票的功能,而且可以实现匿名投票。过去评优评先,都需要将所有人召集在一起,通过写选票、唱票、计票等环节完成投票。而在QQ群里创建群投票,大家只需要动动手指就可以完成投票,而且系统会自动计票。在没有现场投票要求的前提下,线上投票是一个节约时间的很好的方法。

不仅我们在日常生活中可以利用网络节约时间,政府也在致力于通过“互联网+政务服务”节约老百姓的时间。据了解,浙江省在2016年已经上线10项便民服务,实现“网上申请、在线办理、快速送达”,全年累计为浙江人民节约了3000万个小时。

2. 利用网络管理时间

互联网时代为我们的时间管理提供了更加丰富多样的工具选择。我们依然可以使用最基础的纸和笔建立日程表,但是也可以根据需要选择尝试其他工具。

大多数智能手机都有备忘录这一功能,在手机备忘录中建立日程表,一方面,便于查看和保存,另一方面,便于修改和调整。

我曾经用我的手机设置过学生模式,即选中的应用(大多为娱乐应用)每天只能在一定时间范围内使用,且使用时长也有一定限制。一定程度上可以避免在手机中浪费过多时间,也可以防止熬夜。

APP市场的不断壮大使得很多时间管理APP如雨后春笋般产生。手机应用市场中关于时间管理的APP不下20个,诸如番茄进攻、滴答清单、潮汐、Forest等应用,都是在时间管理理论和方法的基础上设计,能够帮助人们记录时间、分析时间、管理时间,激励用户保持专注,高效地工作和学习。

3. 利用网络处理碎片化时间

互联网时代促进了碎片化时代的产生,但碎片化时间不等于碎片化浪费,移动网络技术的发展为碎片化时间的利用提供思路。

在等地铁、候机、排队、等人这些碎片化时间中,可以利用手机上的学习类APP、微信公众号、电子书等进行学习。例如背单词,浏览新闻热点和时事评论等、阅读文章等等。虽然这些都是碎片化的知识,但是能够充分利用碎片化时间适时“充电”,对个人发展还是有益处的。

 

互联网时代时间管理的应对策略

在互联网时代,我们应该如何迎接挑战并且抓住机遇,有效地进行时间管理?本文结合现实给出以下应对策略作为参考。

1. 强化时间管理意识,合理制定日程表

强烈的时间管理意识是进行有效时间管理的前提。我们首先要明确时间管理的重要性,时刻提醒自己不能浪费时间,不能在网络中投入大量时间。在前一天晚上思考第二天的时间安排,根据优先原则和自身的高效时间段,使用纸笔或手机软件制定日程表。并且切实按照日程表落实任务,避免漫无目的地虚度光阴。

2. 抵御信息干扰,集中处理信息

根据自身情况,每天设置一个或多个“安静时间段”,在这段时间内集中精力做重要的事,不带手机或者将手机设置成静音,使自己与外界的干扰相隔离。无论是电话、短信,还是QQ、微信和邮件,很多都是“不速之客”,无需立刻处理。应该先集中精力完成重要的事情,在空闲的时候再浏览、回复,批量处理事情。

3. 理性使用网络应用

对网络应用的合理使用有助于帮助我们节约时间,比如网络缴费、网络学习、网上购物等,但我们一定要掌握主动权,保持理性,使网络应用为我们所用,为我们服务,而不能成为偷走我们时间的窃贼。规定好每天使用电脑和手机的时间,绝不能时刻与手机为伴。关闭微博等应用的自动推动功能,由被动接收信息转变为主动获取信息。此外,根据个人需要,可以选用适合的APP,作为自我时间管理的小助手。

4. 充分利用零碎时间

充分利用大量的碎片化时间。排队、等轻轨,坐校车的时候,可以用来背英语单词、练习听力、浏览新闻等。调查发现,每天利用路上的时间学习,一年至少可以多出600小时。当大多数人都懂得要利用整块时间时,谁意识到要抢占零碎时间,谁就占有优势。

5. 提高信息处理能力

在互联网时代,我们每天面对大量的信息,唯有提升处理信息的能力,才能及时从繁多的信息中抽出身来。首先,在浏览信息时,要增强识别、分辨和判断能力,判断该信息是否为自己所需的,提高决断力,不在无关信息上浪费过多时间。其次,对于有用的、重要的信息要及时妥善地整理和保存,在需要的时候能够随时获取,避免因重复找寻信息而浪费时间。

时间管理其实就是不断在做选择。可以选择早起做事,也可以选择在床上多睡一会儿;可以选择专注于一件事,抓紧时间将其完成,也可以选择中途玩一会儿手机,刷一会微博。有效的时间管理,必然是根据自己的目标,考虑到行为的后果,做出理性(有限理性)的选择。

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