读书笔记|怎么开始时间管理?(上)方法论详尽总结,希望对你有帮助!

你有没有一种时间不够用的感觉?有没有感觉一天24小时都不知道做了些什么?有没有感觉对时间无计可施的无力感?有没有感觉时间控制了我们,自己却控制不了它?如果世界上只有一样东西是公平的,那应该就是时间了。

与其说控制时间、管理时间,不如说管理我们自己。今天想讲讲这个大主题——时间管理方法,篇幅较长所以分成两部分来写(不是单一的书评,参考了一些时间管理方面的书籍和文章,有点小论文的形式~)

Where:时间都去哪了?

问:为什么我的时间不见了?

答:万事开头难,那就先找原因对症下药!去医院看病医生都会把脉、看舌头,“望、闻、问、切”了解清楚病源再开药方。时间也是一样!用“时间记录法”来记录时间开销。

如何用“时间统计法”

时间统计法最早是柳比歇夫在《奇特的一生》中提出的,下面用八个字总结下柳比歇夫的“时间统计法”:

“记录” ——用卡片记录每件事花费的时间

抓关键词!记录三要素:类别、事件、耗时

注意:柳比歇夫记录的是纯时间。什么是纯时间?准确计算每件事的时间开销,其他闲聊等不会记录。

这是我今天的时间记录,只记录了部分,只是为了举个栗子,用A,B,C分别代表我的工作、学习、休闲时间。

一张纸记下你的时间开销

“分类” ——分类别统计自己的时间开销

像桌面的文件夹一样分类,比如工作、读书、写作等,用图表更方便看出自己在每个类别下花费的时间。

图表直观看出时间分布

“分析”——分析浪费时间的原因

可能是做了不该做的事情,犯了某些错误,处理某件事时间过长,拖延症等等。

现代人在手机上浪费了太多时间,刷朋友圈?玩游戏停不下来?如果你觉得自己是100分手机控可以下载一个监控软件,看看自己在哪些地方耗了多少时间,可能自己也会吓一跳!

“反馈”——调整并制定计划

做月度计划、年度计划、五年计划(后面部分讲目标跟计划制定)

补充了三个技巧

“文件夹分类法”

学会分类,建立自己的体系,主要是适合自己,方便查阅分析。

添加“下脚料”

充分利用碎片化时间,比如搭公交地铁时候听电台或英语,既可以缓解眼疲劳还能思考获得信息。

坚持原则

这关于执行力跟习惯养成,后面可以写篇关于《一万小时理论》的小结。


也要去分析检讨浪费的时间

怎么应用前人的方法?

问:每天这么记录每件事会崩溃,要怎么应用柳比歇夫的“时间统计法”?

答:柳比歇夫的时间统计法精确到每分钟,没有那种时间精确感知能力一般人很难做到,而且时代不一样,很多方法我们不能照搬全做。所以要取其精华!

对于时间管理初学者,用时间+事件记录法是为了更清楚知道自己的时间都用在了哪些方面上,从而更好制定调整计划。

也可以挑选一款适合自身的app辅助记录时间,不要同时使用几款app,不然会让你的时间更混乱!


How:怎么管理时间?怎么管理自己?

问:把时间记录、分析、解剖完,接下来就是制定计划了吗?

答:No,在制定计划前,先说下目标管理。时间管理大师博恩·崔西说,“要达成伟大的成就,最重要的秘诀在于确定你的目标,然后开始干,采取行动,朝着目标前进。”那目标如何制定?彼得·德鲁克的SMART原则你应该听过。

所谓SMART原则:

  1. 目标必须是具体的(Specific)

  2. 目标必须是可以衡量的(Measurable)

  3. 目标必须是可以达到的(Attainable)

  4. 目标必须和其他目标具有相关性(Relevant)

        5. 目标必须具有明确的截止期限(Time-based)

SMART原则分解

打个比方:“我要学好英语”这个目标就不如制定为“半年内我的英语水平要达到中等,并通过英语六级”,当然,有的目标一句话是概括不了的,“什么是中等水平呢?”,这其中又要加一个量化的标准了,是“能和外国人进行日常交流”还是“能听懂外国人的表达意思”?


其实制定目标的时候,也可以用到分类法。

目标的分类很多种,一般有长期(3-5年)目标、短期目标(半年、1年等,看个人定)。也可以分为职场、技能、家庭等不同角色的目标。

如果你是销售的话,得有个总目标、业务目标、部门及个人目标等等。目标其实完全可以根据自己愿景跟实际情况再添加。

(看自己写的目标实在露骨,还是低调点,就不公开了)

目标制定完,还要去分解成一个个可行动的步骤。拿学英语来说,要细致分解到“每天背几个单词”、“每周读几篇英文文章、看几部英文电影、上几次课程”等等。

目标的分解就要提到《小强升职记》里的大树目标分解法了,具体如何做呢?

看图!


来砍树吧

下面以“我要成为人力资源部门主管”为例来画目标大树。

树根1:写出你的目标

我的目标是:成为部门主管


树根2:为什么要达成此目标?

我需要拿到更高薪水提高生活质量;

完成目标是对我努力工作的肯定;

完成管理岗的职业转变;

….


树根3:我为什么可以达成目标?(你的内外部优势)

我想当主管的意愿非常强烈;

同事领导对我的工作表现认可;

我已经系统学习了相关管理理论知识;

….


树根4:哪些个人、团体、组织对我达成该目标有帮助?

上级主管:有我所需要提升的经验和技巧;

客户:提升业绩,增加自己在公司的重要性;

朋友:为我的计划和目标提供宝贵建议


树根5:这个目标要在多长时间内完成?

2年内完成

(目标过长过短都没有意义,大树分解法适合1年到5年的中长期目标)


树干:写下实现目标的计划步骤

处理好和同事、上级主管和老总的关系

考取二级人力资源管理师

储备管理相关知识

树枝:在月目标计划表写下打算如何完成的计划步骤

系统学习人力资源管理

参加人力资源管理培训课程

考取二级人力资源管理师


树杈:将月计划中的内容细化到每一周

4月份第一周学习二级人力资源管理教科书

4月份第二周收集6大模块学习资料

4月份第三周研究知名企业管理案例

4月份第四周总结整理

目标分解过程要注意:

写下来。用闹铃或日程表记录。

循序渐进。按计划进行时,做完一个任务再做下一个。

学会分析。失败是正常的,重点要分析原因。

大大小小那么多事情,怎么写计划?

有了目标和目标分解,计划就有了方向。想起有本书提到的时间管理3P原则,中文分别是:计划、要事第一、全力以赴,今天先讲下计划吧!

聊计划,不难想到的就是列清单。有些分享说的微梦想清单、愿望清单,其实本质也是短期目标,这里就不提及了。如果清单也分类的话,可以按事件、时间写三列清单:

第一列:特定日期要完成的事情。可以用日程表来体现,比如今天晚上7点要跑步半小时是我特定时间要做的事件。

第二列:有时间节点的事件。比如周一上班前要整理出会议纪要。

第三列:无时间节点的事件。比如买一些不急用的物品。

用什么工具列清单?

列清单的工具有很多,喜欢手写可以用纸笔记录,这是最简单又明了的一种方法,但是要随身带固定一本本子,完成一项就划掉一项。

表格控的可以用excel列三张清单表格。

手机控如我,用清单软件也很方便。我用的是滴答清单,不同颜色代表不同优先级,有日历表和番茄钟,省了点其他app下载空间~


我的日程表清单



记录的东西多了,在于精和专一,挑选适合自己的开始去做,不断试错,总会找到方向的!

未完!话比较多,下次再写“要事第一”和其他部分吧!

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