反思总结:在践行中完善目标

【50】做事需要先有意义再有条理

只把1%的精力给到那些突然冒出来的,在计划外的,新出现的,需要我们去关注的事情。把它们写下来,使大脑不费带宽去惦记,这样就能使我们能够专注于眼下手里的工作。

等到我们闲暇时,打开记事本或者收藏夹,浏览一下我们平时记录下来的这些“杂事”,对它们每个都问一遍:要不要做?我要达到的结果是什么?我的下一步行动是什么?这3个问题,然后就把杂事转化到下一步行动中了。

其中,有些有明确截止日期的事务,我们就把它放到日历中去。

做事需要先有意义再有条理。

除了日历与情境清单之外,我们还要做进一步的筛选,也就是说,大量的事情其实不需要进入日历与情境清单。

不重要的事情,我们应该把它删掉;

大量的事情还需要酝酿,我们也暂时没时间去处理,这种的我们就应该把它放到“待处理版块”,也就是“将来/也许”里面。

我们应该留下的只有近期的承诺。

一种是对时间承诺很高的日历事件;

一种是对时间承诺相对较高的情境清单事件。

前面几讲我们还谈到一个案例---体检。

以上就是我们做一件事由想法到最终得到结果的一系列流程,是需要把想法或者杂事转化成N个下一步行动,其实这也就是一个“项目”的完成过程。

所以到这里,我们已经把“体检”升格为“体检项目”了。

生活和工作中还有很多更重要的事情需要我们用“项目”的思维来完成。

当面对这些比较复杂的事情时,我们就需要把它升级成为“项目”来统筹执行。

面对复杂的事件时,我们同样问那3个问句,只是第三句“我的下一步行动是什么?”需要反复不断地问,以至于我们会得到N多个下一步行动,直到事情去到我们想要的那个结果。

所以项目是什么?
项目就是很多个下一步行动的集合清单,清单上的所有行动都要指向我们渴望得到的那个结果。

所以,反思,明确意义真的很有价值,它起到了一个再判断的作用,它使我们更加明确自己做这件事的意义和价值,以及我们要去到的方向和要得到的结果。

当对收件箱里的杂事明确意义之后,我们就能判断它是应该被删除掉,扔进垃圾桶,还是应该进入情境清单,或者是进入日历,亦或者进入项目清单,亦或者进入将来/也许清单。

其实,时间管理的本质是对事件的分类。

我们谈到了:

1、跑道;就是行动清单、情境清单/也就是我们的紧急事件;
2、一万米---项目;行动清单的集合
3、二万米---八大关注;反思与检视的。
4、三万米---目标;反思与检视的。
5、四万米---愿景;反思与检视的。
6、五万米---宗旨。反思与检视的

二到五万米是用来反思与检视的。

行之有效:先有意义,再有条理

条理,通常指的就是分类;

意义,通常指的就是筛选。

当我们在做事情的时候,脑子突然蹦出的新想法,我们要非常快速地把它记录下来,不能花太多时间在新想法上,只有这样我们才能活在当下。

我们只能把1%的精力,用来做收集。

等我们有时间来整理自己的“杂事清单”时,我们就会发现:

有些事情可能是眼下紧急的,我们需要尽快处理;

有些事情非常重要,我们在某年某月某日之前一定要完成;

有些事情不重要,我们可以把它删掉了;

有些事情我们还没有考虑清楚,暂时放入“将来/也许”清单吧......

对事务明确意义就是要:删除不需要做的;暂时保留还需要酝酿的;待办的就放入日历和情境清单中。

明确意义意味着我们要进行选择与取舍。

管理学大师德鲁克讲:80%的事情不需要做,或者不需要自己做。

同时,还有大量的事情是我们暂时还拿不定主意要不要做,或者在等待时机做的,例如:有时间就除除家门口的杂草,有机会就去坐坐热气球等等,这些都是可做可不做,又不紧急的事。

把这上面说到的两类事务去掉,剩下的就是你的承诺。

有截止时间的承诺就放入日历;

没有截止时间的承诺,那些需要根据你的时间、空间和精力去做的事务,就统一放进情境清单。

为什么要先有意义,再有条理呢?

因为人活一生,事情是做不完的,我们只能做重要的事。

所以我们需要对每件事进行思考和评估,在明确做它的意义之后,把那些不重要的删除;把暂时没时间做的搁置。

剩下的事情就是必须要做的。

这时我们再把这一项里的事务进行更严格的分类,分为日程事务和情境事务

日程性的事务一定是少的,而情境性的事务一定是多的。

情境性的事务还要进行进一步细分,比如分为:在家、办公室、外出、电脑旁、等待......

这样当我们处在具体的某个情境的时候,我们才能做到快速地调出清单,并进行处理。

当然如果大家是靠纸笔记录,没有用很专业的软件,要快速调出自己的情景清单怕是不容易。

但是如果你每天的事情并不多,你的生活已经很有规律,例如:

你每天要做的事情只是溜溜狗、做做饭,看看孩子,那么这一系列的技术你都用不上了;

而如果你是某公司的高层,你大量的事情都可以委托给下属,你每天的工作只是去公司溜达溜达,偶尔开个会,那么你可能也不太需要这些时间管理技术。

但如果你是一个正处在创业期或者成长期朋友,亦或者你是某公司的中坚力量,在职场中你每天有大量的事务要处理,那么,我们的这套系统对你来说就会非常非常有用。

而如果你是一个崇尚极简生活方式的人,我们这套系统也可以用简化的模式去运行。

【52】一事、一日、一生的视角

反思,是需要有层次的。“反思”最常见的3种类型:

第一种,是对一件事的反思;
第二种,是对一天的反思;
第三种,是对一生的反思。
一事一日一生。对一件事的反思:

就是用3个问句:要不要做?我要的结果是什么?下一步行动是什么?从而把想法转化成下一步行动。

我们的大脑是CPU,不是硬盘,大脑记不住每天层出不穷的事务和想法,所以我们需要时刻记录下大脑里的所有杂事和想法。

然后,我们还需要抽时间对记录下来的每一件杂事进行上面3个问句的判断和评估。

之后我们就会对事务进行分类处理:

不做的就删除掉;暂时没时间做,或者还需要酝酿的就放入将来/也许清单;将有承诺过要做的事务分别放入日历和情境清单中。

对一件事的反思要秉承一个原则:要先有意义,再有条理。

当我们能够对一件事进行反思之后,我们就拥有了自己的日程和清单事务的架构,进而,我们就能对自己的一天进行反思。

对一天的反思:每天过晚十早五的生活。

每天早上起来都要问自己:今天我要做些什么?

晚上睡觉前还要问自己:今天我都做了些什么?

我们就可以在自己的日程表和情境清单中挑选自己当天要做的事务,同时我们还可以做进一步的收集,或者将收件箱里的杂事做进一步的明确意义和排程。

每天我们所面对的事物都是在不断变化的,一天的变化可能不会太大,但是总会有意外情况发生,所以这时我们要保证的就是日程表上的事务一定被完成。

情境清单中的事务往往可以安排在一周之内,或者更长时间内,弹性完成,但是这些事务也是越早完成越好,因为反正都是要做的事。

我们所处的情境也在不断地变化,在可以选择的情境下,我们要秉承:要事优先的原则,首先处理青蛙事件(详情请参见前面短课中我们讲“计划”的那几讲)。

对一生的反思

在前面的“人生的导航系统”,以及“人生的高空管理”中我们有系统地讲述。

我们的人生需要有导航系统,而导航也是有层次的:

最底层的是【跑道】,然后是1万米~5万米的人生高空。

【跑道】里放的都是由想法或者杂事转换成的下一步行动清单。都是重要且紧急的事情,也是符合GTD的原理---自下而上,是我们应该要首先去处理的、简单的,只有一步行动的事情。

【跑道】里的事务我们要运用4D的原则:先做重要的,委托相对不重要的,推辞相对不重要的,删除很不重要的。

在【跑道】之上就是【1万米项目】、【2万米八大关注】、【3万米目标】、【4万米愿景】、【5万米宗旨】。

在一生的纬度的“反思”我们可以问5个问句:

1、我要做些什么?这个问题可以用“对一件事的反思”那3个问句来回答,这个问题关注的是【1万米项目】上的事务,是近期要完成的事情。

2、我的角色和职责是什么?这个问题针对的是【2万米八大关注】里的事项。

3、我长期的目标是什么?这个问题针对的是【3万米目标】里的事项。

4、我理想的蓝图是什么?这个问题针对的是【4万米愿景】里的事项。

5、我为人的宗旨、世界观、原则是什么?这个问题针对的是【5万米宗旨】里的事项。

“反思”的3种类型:一件事的反思,一日的反思,一生的反思

不断地变换自己的视角,聚焦思考反思自己要做的每一件事,自己每一天要如何度过,自己要过一个怎样的人生。

  【53】早起和反思是最佳拍档

诸葛亮老先生说:“宁静以致远。”

所以无论如何,我们都需要在一天当中,安插静静的可以独自思考的时间。

推荐大家早起,晨间的时光用来做反思最好,因为没有人会来打扰你。

你只需要比其他人的正常作息早起一个小时,你就能做很多别人做不了的事。

早上5:00起床,早起最重要的一件事就是写“晨间日记”,因为每天都做,所以极为熟练,晨间日记只需3分钟就能完成。

花大约10分钟的时间去做“今日行动计划”:

打开自己的日历,看看已排好的日程表,固定的行程是少的,一天的时间里还需要去完成一些情境清单里的事务,所以再打开自己的情境清单列表,挑选出今天要完成的事务,于是,一天要做的事就计划好了。

自问结合在一起:

早上问自己---我今天要做些什么?

晚上再问自己---今天我都做了些什么?

早起既做反思又做计划,晚上睡前推荐大家做一个冥想,也可以简单做一个回顾。

其实,如果有人早上实在起不来,那我们就把这句话改一改,把“一日之计在于晨”改成“一日之计在于昨天晚上”。

如果你早上无法早起,那么晚上做反思和计划也是可以的。

只是无论如何,一天当中,你一定要有一个时间是可以静静地思考的,无论是早上还是晚上。

推荐2种好用的软件来帮助大家“反思”:

1、反思日记,建议大家最好在手机上或者IPAD上写,写电子版的,方便以后查找、检索、回顾。推荐大家使用【印象笔记】这款软件。

2、事务计划,建议大家最好也用手机上的软件来做,这样就便于随身携带,不容易丢失。推荐大家使用苹果日历,或者各种好用的清单系统软件。

这里相比于日历,清单系统的软件更重要,因为对大多数人来讲,大家固定时间必须要完成的事件并不多,所以日历的概念不排在第一位。

这里就涉及到“反思”的2种呈现方式:

1、笔记型。我们用写日记的方式来对过去进行反思;

2、计划型。我们用日历或各种清单类的软件来对未来进行计划;

对一件事的反思,我们就用清单类的软件,这个软件一定要符合GTD的思想,它一定要有收件箱,把所有的事情从大脑中收集下来放入收件箱,然后每天最好有一定的安静时间来让你把收件箱里的事件进行明确意义,然后清空收件箱。

对一件事的反思,我们要通过清空收件箱,把事件排程到日历与情境清单中来实现。

对人生的反思,我们就要时不时地在安静的时间里,问问自己在上一讲中我们谈到的“人生5问”。

把你对那5个问句的答案写下来,并录入到你的软件当中。

做到才是真正的学到,如果你能够照着我们所教授的方法去做,你就一定能很快摆脱拖延,提高自己的效率,从而拥有更多自由幸福的时光。

【54】培养自己每周做检视的习惯

今天这一讲我们着重来谈一谈“周检视”。

一周的任何一天做周检视都行,但是建议选在:周一、周五或者周日。

周检视不仅是对过去一周的反思,还要对未来一周进行计划。

我们的收件箱里记着大量的事物,我们还有自己的日程表与各种清单。

在开始检视时,我们首先可以看一看自己的日历和清单,看看过去的一周自己都完成了哪些固定的行程和已经做完的下一步行动。

接着我们可以翻一翻自己过去一周写的晨间日记,回顾一下自己每天记录的经验和反思。

然后我们还要再次打开日历看一看未来1~3个月的行程安排,那些已经确定好日期需要做的事情就像我们在开车时看到的远方。

较远的视角,会让我们感到踏实,这些确定的事会带给我们未来一周一个非常清晰的前行路径。

紧接着我们还要再次打开自己的清单,清单上写着各种我需要做,但是不用急着做的事情,但这些事情也是越快完成越好,看一看,简单评估之后,对未来的要完成的清单事务也获得了掌控。

平时我们要养成随手记录的习惯,但是记下来的杂事或者想法什么时候来进行明确意义最好呢?

每天做肯定是做不到的,那么清空收件箱的工作就放在周检视时来批量完成吧!

每周在做检视时批量将收件箱里记录的事情明确意义,然后分别把它们放到日历、情境清单和将来/也许清单里。

人生不在于做多少事,在于把重要的事做到极致。

所以我们在评估每件事的时候就要把那些不重要的删除,挑出重要紧急的,以及重要且确定了日期和日程的。

就我们在做周检视时要关注到的版块:

1、日历

2、清单系统

3、清空收件箱

当大家越来越熟练之后,建议在做检视的时候大家还可以去看看自己一年的梦想板,以及自己人生的五万米高空。

在会议上,分享过去一周大家工作的成果、得失与经验。

并且一起计划和检视未来一个月的日程,以及一些重大的项目。

当我们对未来一个月的事务已经足够有掌控的时候,我们的视角就会移到未来3个月的计划上。

【56】如何做好自己的月度检视

那月度检视其实就是让我们有一个时间,对过去一个月自己的经历,做一个全面的总结。

先梳理关键字,例如:工作、健康、生活、旅行等等。

结合自己“人生5万米高空”中的【2万米高空---目标】进行总结会更好,因为2万米高空里的事务大多是我们的年度目标。

每个月都检视一次过去一个月与当年【年度目标】的匹配程度,这一点非常重要。

人的大脑记忆不可靠,我们很容易就忘记很多事情。

所以虽然我们制定了自己的各种目标,但是如果没有一个固定的时间,持续反复地去加深自己的认知,那我们的目标就不可能达成。

因为久而久之,你已经忘记自己曾经有定下过这个目标。

所以我们要经常地检视自己的目标,并且检视过去一段时间里自己的行为是否在为达成这个目标添砖加瓦。

德鲁克曾在自己的书中分享了一个检视自己目标的方法,叫“回馈分析法”,这套体系在欧洲宗教界已经非常成熟了。

首先,他让我们列出未来9到12个月的目标;

然后,每个月都去检视自己在过去的这一个月中得到的成果与自己所定目标的关系。

叶老师在亲身实践了40多个月之后发现:自己的人生有了巨大的突破与飞跃。

所以我们不仅要每天写日记,每周做周检视,同时我们还要对未来几个月进行前瞻性的计划与思考,并且每月检视自己所获得的成果与自己目标的关系。

全面地使用前面我们所教授的系统方法,有理论,有技术,有工具,使用起来,你就能收获一个让你惊喜的人生。

【56】梦想板与年度检视是一对孪生兄弟!

人生就是这样!当我们每年给自己订立一些目标,然后踏踏实实地持续去做,成功就会像滚雪球一样来临。

所以今天这一讲继周检视和月度检视之后,我们要接着给大家分享“年度检视”。

结合自然周、自然月来进行反思与计划,运用管理学泰斗德鲁克教授的“回馈分析法”,我们会更得益处。

会在每年的12月底,为来年做一张待实现的梦想板,或者是修改自己的梦想板。

建议准备才尝试要做梦想板的同学,刚开始你可以做一个一年内的,待到你的意志和认识已经足够强大,你就可以做5年内的,甚至是一生的梦想板了。

梦想板有一个孪生兄弟,它就是年度检视。

年度检视一定要建立在月度检视的基础上!

每到年底,叶老师就会抽出一天时间把自己关在房间里,他会把过去的12个月的月度检视都打印出来,贴到墙上。

这样就能一目了然地看到过去一年自己所得到的成绩。

这个动作叶老师做了这么多年,亲身体会是:他对自己的目标更加坚定了,对所得的成绩和所受的挫败都心存感激。

眼前摆放着过去一年自己所走过的所有路程,不会丢失,也不能忘记,更不允许自己欺骗自己。

这样在年底,在做检视的时候,清晰的失败就能让我们获得启发,从而在下一年调整自己的目标。

总结好自己上一年的成败得失,就更方便我们合理地做出下一年的目标与计划。

成就一件事,我们只欠3点认识:

1、烂开始。有了目标之后,我们要从最重要的小事开始行动。

2、反复练习。烂开始但不能懒行动,在持续做的过程中我们还要注意不断地对目标进行修正与改进,每天让自己进步一点点。

按照每周,每月,每年的“反思”架构,并且运用艾宾浩斯记忆曲线的8个周期来进行不断复习,我们就能牢记所有需要被记忆的东西。

人最需要被记忆的是什么?

就是我们的梦想与目标。

3、以梦想为做事标准。我们牢记自己的梦想与目标之后,每天我们在选择做最重要的事情的时候,就有了标准。

今天这一讲我们分享的是“年度目标”,我们重申强调的是:要按照周期去检视与回顾,将目标牢记,并且把目标在实践的过程中不断地修正调整,最终让目标成为每天行动的指南针。

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