开会，是个司空见惯却又让人疲惫不堪的事情。
在过去的一年中经历了公司大大小小的各种会议。管理层周例会，部门例会，产品讨论会，产品评审会，凡此种种。
有被临时通知的，搞得我一头雾水，不知道会议在讨论什么，讨论到什么程度，需要我做什么，会议要解决什么；有会议时间过了20分钟参与人没到齐的，；有开场白开了10分钟仍没进入正题的；有讨论半天才发现不是会议正题的；有临时告知会议主持人变更的；更有甚者，会议参与人都没有决定权的；还有那些长时间没有结论，没办法执行的。
开会，这种面对面的沟通方式，理应是信息传达相对高效，会议产出较为丰富的一种形式，为什么会让参与人身心疲惫不堪呢？
开会，作为职业人必然会遇到的解决问题的方式之一，又如何才能有效降低会议的负面影响呢？
本部门的一些经验总结如下，也希望能为各会议召集人带来一定的帮助。
开会的背景和目标：
明确要做什么，为什么做，需要达成的目标是什么，目前状态是什么，需要在会议上解决的问题是什么。
会议材料需提前准备，并发送给相关人预览，如有可能，最好能提前沟通相关事宜，取得各方反馈。
会议内容，以及各参与方的反馈，以list的形式一一列出，在会议中逐条解决。
参与人：
1）谁需要参与（必须参与，可有可无）；
2）会议通知方式，邮件，IM。重要的会议最好能要求对方发送回执，以便确认。
会议通知：
1）提前1天通知到人，会议开始前20分钟再次确认；拒绝临时通知；
2）会议时长控制恰当；各参与人发言时长控制恰当。
会议准备：
1）各种材料是否准备到位，是否能正常打开并展示；
2）会议网络情况能否支持网络访问；
3）投影仪、电视、白板、电话会议设备等设备是否能正常使用；
4）......
会议过程：
1）明确主题，会议召集人需避免会议发散，话题引到恰当，开场白要短而精悍，尽快进入主题；
2）会前准备要妥当，准点准时开始，时间不等人；
3）会议讨论能解决的，落实到人、时间；不能解决的，列入后续计划另行确定；
会议结束：
1）会议纪要要详实准确及时的发送至相关人；
2）跟踪会议纪要的执行；对会议中不能解决的问题进行后续跟进；
同时，要注意有备选方案作为应急事件的处理，比如会议室被占用，参与人请假，甚至投影仪坏掉，白板显示效果不好......
开会无小事，希望新年中，各项会议能高效的完成。
