职业素养之开会

开会,是个司空见惯却又让人疲惫不堪的事情。
在过去的一年中经历了公司大大小小的各种会议。管理层周例会,部门例会,产品讨论会,产品评审会,凡此种种。
有被临时通知的,搞得我一头雾水,不知道会议在讨论什么,讨论到什么程度,需要我做什么,会议要解决什么;有会议时间过了20分钟参与人没到齐的,;有开场白开了10分钟仍没进入正题的;有讨论半天才发现不是会议正题的;有临时告知会议主持人变更的;更有甚者,会议参与人都没有决定权的;还有那些长时间没有结论,没办法执行的。

开会,这种面对面的沟通方式,理应是信息传达相对高效,会议产出较为丰富的一种形式,为什么会让参与人身心疲惫不堪呢?
开会,作为职业人必然会遇到的解决问题的方式之一,又如何才能有效降低会议的负面影响呢?
本部门的一些经验总结如下,也希望能为各会议召集人带来一定的帮助。

开会的背景和目标:
明确要做什么,为什么做,需要达成的目标是什么,目前状态是什么,需要在会议上解决的问题是什么。
会议材料需提前准备,并发送给相关人预览,如有可能,最好能提前沟通相关事宜,取得各方反馈。
会议内容,以及各参与方的反馈,以list的形式一一列出,在会议中逐条解决。

参与人:
1)谁需要参与(必须参与,可有可无);
2)会议通知方式,邮件,IM。重要的会议最好能要求对方发送回执,以便确认。

会议通知:
1)提前1天通知到人,会议开始前20分钟再次确认;拒绝临时通知;
2)会议时长控制恰当;各参与人发言时长控制恰当。

会议准备:
1)各种材料是否准备到位,是否能正常打开并展示;
2)会议网络情况能否支持网络访问;
3)投影仪、电视、白板、电话会议设备等设备是否能正常使用;
4)......

会议过程:
1)明确主题,会议召集人需避免会议发散,话题引到恰当,开场白要短而精悍,尽快进入主题;
2)会前准备要妥当,准点准时开始,时间不等人;
3)会议讨论能解决的,落实到人、时间;不能解决的,列入后续计划另行确定;

会议结束:
1)会议纪要要详实准确及时的发送至相关人;
2)跟踪会议纪要的执行;对会议中不能解决的问题进行后续跟进;

同时,要注意有备选方案作为应急事件的处理,比如会议室被占用,参与人请假,甚至投影仪坏掉,白板显示效果不好......

开会无小事,希望新年中,各项会议能高效的完成。

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