今日资讯【学习时间管理的本质是“事件”管理】

      很多人对时间管理都存在着认识上的误区,误以为时间管理就是“管理时间”,实际上,时间管理的本质是“事件管理”。今天,郑荣禄博士通过深入浅出的分析,让您了解究竟应该如何做好“事件管理”,以及做好以“事件”为中心的管理的一些实用技巧,帮您提高工作效率,成为时间的主人。

// 时间管理的概念和重要性//

什么是时间管理?如何做好时间管理?要搞清楚这些,首先我们需要来认识一下“时间”。

时间是公平的。每个人对时间的感受可能不一样,但无论是谁,其实并没有所谓时间“太多”或时间“不够”的情况存在。每个人的一天都是24小时,不多也不少,不管你是谁,都是一样的。“穷人”和“富人”,“成功的人”和“失败的人”,唯一公平的就是拥有相同的每天24小时。

图片发自简书App
■什么是时间管理。所谓时间管理,就是只用最短的时间或在预定的时间里,把正确的事情做好!时间对每个人来说都是公平的,也都是有限的。正因为这样,如果你的心里想做得越多,最后的结果可能会越糟糕;而你心里想做得越少,结果反而可能会越好。所以,我们要在有限的工作时间内学会选择去做一些更有价值的事情,这是时间管理的精要。

■时间管理的重要性。美国的杜拉克说:不能管理时间,便什么都不能管理。很多人感到奇怪:同样工作三年,为什么有些人的收获、效率比自己高那么多呢?主要原因就是时间管理方面存在着差别,效率高的人都是时间管理能力很强的人。时间管理的能力决定了一个人的竞争力和生活品质,时间管理能力越强,他的竞争力越强,生活品质越高。可以说,一个时间管理优秀的人比一个时间管理糟糕的人工作效率高10倍以上;同一个人,时间管理优秀时比时间管理糟糕时工作效率高10倍以上;一个时间管理理念优秀的团队比时间管理理念糟糕的团队工作效率高10倍以上。

// 时间管理的本质是事件管理//

时间管理对一个人的竞争力和方方面面都是如此的重要,然而很多人对时间管理却存在着认识上的误区,这个如果不理清,我们很难去做好时间管理。

时间管理认知的误区:把“时间管理”等同于“管理时间”。实际上,“时间管理”是“自我管理”很重要的一部分。所以,要做好“时间管理”很大程度上就是要做好“自我管理”,因为我们不可能把一天24小时“管”成48小时,但是我们可以通过自己的计划安排,让同样的24小时,产生48小时的绩效。所以,要想做好时间管理,首先要走出对“时间管理”的认识误区。

时间管理的基本单位是事件。时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线。所以我们经常说过去、现在、未来,过去我做什么?现在要做什么?未来要做什么?时间只是把这些“事件”串起来。 所以表面上看时间管理似乎是在“管理时间”,实际上好的时间管理是在管理“事件”。这是做好时间管理非常关键的一个概念。如果能够把“事件”管好,你的时间效率就高了,理解了这个概念,对做好“时间管理”非常有帮助。

高效时间管理的本质是以“事件”的管理为中心。高效时间管理的本质是以““事件”为中心的管理,而不是以“时间”的管理为中心!简单地说,如果工作时你总是考虑“时间”,就会导致效率低下;但如果考虑的出发点是“事件”,你的效率就会提升。通过简单的对比就能看出两种时间管理模式的差别。

❶以“时间”为中心的管理模式。

以“时间”为中心的管理强调表面上的工作时间,但最后往往会发现,大部分的工作时间是无效时间。在销售领域,我们经常听到有些业务员说:我天天跟客户在一起,客户要求我做什么我就做什么,我一切都为客户着想。比如说他每天早上从8:00就开始见客户,然后客户刚好没事干,要他喝茶聊天,他就跟他喝茶聊天,要他陪着打麻将就陪着打麻将,然后打到晚上12点。表面上看,这个业务人员从早上8:00到晚上12:00都在陪客户,工作时间似乎很长,但效率却很低。所以,一个业务人员如果整天的工作模式是这样的话,最后的结果很可能是一个月下来,业绩挂零。

❷以“事件”为中心的管理模式。

所谓以“事件”为中心的管理,就是明确对工作而言最有价值的事件有哪些?然后在单位时间内高效的完成。比如每一天、每个礼拜、每个月要做哪几件有价值的事情。同样以销售领域的业务人员为例:比如说我明天一定要做这六件事情——1.我一定要在8:30参加公司的早会;2.我每天一定要获得5个新的客户名单3.我每天一定要面谈3个客户;4.我每天一定用半个小时阅读相关的专业资讯,并且消化理解;5.我每天一定要温习一个TOP讲师的课程,对照学习;6.我每天一定要跟小孩子沟通半个小时。这就是以“事件”为中心的思维,就是以“事件”为中心来安排每天的工作。只要把这六件事情完成了,你回过头看,就会发现这一天有效的工作时间非常多。

大家可以回顾一下自己不同时期的工作状态。当你一直感觉很忙碌,但却很空虚的时候,往往工作的效果都不好,很难出结果,这时候你往往是以“时间”为中心在做自己的时间管理;但你如果有一段时间,感到特别充实、特别有成就感的时候,你一定是以“事件”为中心来做管理。这个就是两者之间的差别。

(再强调下,时间管理的本质是事件管理、时间管理的本质是事件管理、时间管理的本质是事件管理!——重要的事情说三遍)

//如何做好时间管理//

做好时间管理的三步曲:首先,根据事件的重要性与紧迫性进行分类;其次,明确处理事件的优先顺序,并确定重要的事;最后,专注于重要的事。

图片发自简书App

首先,根据事件的重要性与紧迫性进行分类。重要的事是指对个人工作生活会产生重大影响的事情;紧迫的事是指此刻不做就会给我们带麻烦的事情。但紧迫的事情不一定是重要的事情。下图为按照事件重要性与紧迫性的分类象限图,据此可以把事件分为:既重要又紧急的事情、重要但不紧急的事情、紧急但不重要的事情、既不重要也不紧急的事情。

其次,明确处理事件的优先顺序,确定重要的事。因为每个人的时间都有限,每个人都有重要的事情要处理,所以需要根据事件的性质来明确处理事件的优先顺序。这个可以参照“4D”原则进行。

■ 重要紧急的事件:Do it now

需要我们马上去做,在规定的时间内完成这类事情。

■ 重要不紧急的事件:Do it later

稍后再做,但因为这类事件很重要,所以需要列出需要做的时间表。

■ 紧急不重要的事件:Delegate

对于这类事件,虽然蛮紧急的,但是不重要,所以就可以授权给别人去做。

■ 不重要不紧急的事件:Don’do it

有些事情既不重要又不紧急,那就别去做了,这样才能集中精力做重要的事情。


“4D”原则就是根据事件不同的重要紧急程度采取相应的处理办法,可以帮助我们选出重要的事情,进而帮助我们大大提升时间管理的效率。

最后,专注于重要的事。当我们把重要的事情选出来以后,就要集中注意力去做这些事情,即专注于达成目标相关的事件。

所以,确定重要的事件和专注于重要的事件。这两方面非常重要,哪一方面没做好,你的效率都会下降。比如说你不能选出最重要的事件,那你的效率就不可能很高;同样,即使选出了重要的事,但如果你不能专注地去做这个重要的事件,被其他的不重要的事情干扰和影响,你的效率也不会高。所以一定要避免分散注意力,一定要专注,专注在少数能够影响结果的事物上。

最后,和大家谈谈做好时间管理的几个技巧。

■ 学会说“不”

你只有愿意放弃一些事情,才会得到一些有价值的事情。所以有时候要敢于放弃一些不重要的事情,这个说“不”包含两个方面,一个是放弃一些不重要的事情。第二个方面是要勇于去拒绝。有时候一些情面上的一些事情,应酬上的事情,纯粹应酬的事情,对于工作而言,如果你明知道是浪费时间,就要敢于说“不”。

■ 事件前置

很多时候,人们都会低估做好一件事情需要花费的时间,往往做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多1倍。我们会发现有些业务人员的目标没有达成。比如他往往以为我要销售10万的业绩,只要多少时间就够了;而现实往往是临到预计的时间,才发现只完成了一半,有时甚至一半还不到,当你发现的时候已经来不及了。所以,我们在做计划的时候就要考虑到这个因素,根据事件达成的难度,把预定的计划时间表提前一周、一个月或者其他更长的时间。做到事件前置,预留出一定的空间,才会从容。

■ 制订每日工作计划

制订每天的工作计划是时间管理最实用的技巧。因为任何重大的工作项目,都可以分解到每一天,如果每天的重要工作都能圆满完成,你的那个大项目最终也一定能够完成;相反,如果每天的工作没有计划,没有完成,最终也很难保证你的大项目能够圆满实现。那么每天的工作计划应该怎么制订呢?首先,一定要以每天的“事件”为中心;其次,要根据“要事优先”原则,确定每天工作事件的优先顺序。再次,集中所有精力,专注于达成目标的重要事件上;最后,要让自己分清应对哪些事件说“不”。

图片发自简书App

推荐阅读更多精彩内容