#30天专注橙长计划#个人成长day7,doit收集处理组织实操问题总结

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doit中,集中1小时时间做专注收集,之后再随时随地做收集,在收集箱中写入任务的的过程中,只关注收集的操作,不做任何人为排序。收集收集一条是一条。
收集箱中的每一条信息,四问法:一问做不做?两周内不做的,现在没有条件做的都放在sm/mb 清单,不需要做的直接删除。二问由谁做?需要交给别人做,或者别人做更合适的,放在wait清单。三问复杂吗?复杂的任务放在项目清单,并添加子任务。四问怎么做?小于2min钟以内的事儿立马去做,完成后点击完成按钮,大于2min钟,2周之内需要做的,根据情况分配至三种清单,有明确开始时间的/开始日期的, 放进日程清单,(如晚7:30的电影,10.3号结婚);由别人做更合适的,拖放至wait清单;越早完成越好,尽可能快完成的行动,是ASAP清单(对应doit软件中的下一步行动清单)。

过程中的疑惑:如果收集箱中的一个任务,两周之外去考虑,但它是一个复杂任务,在做收集-处理 ,即从收集到处理这一环节中,是直接把它拖到sm/mb 清单?还是先把他转换为项目,并且再去添加子任务和更多其他的行动?如果转换为项目,则此项目会默认处于激活状态,如果是项目,则只能拖放至今日待办、明日待办、日程、下一步行动中,不能被拖放至将来也许清单,如果拖放至今日待办或下一步行动中,则此项目会被自动处于激活状态。如果拖放至明日待办、日程中则默认处于冻结状态。

鼠标右键点击收集箱中的某条任务,直接转换为项目后,会直接跳转至 “所有项目--该项目-出现该项目名称 及该项目下的所有行动 (在此处添加任务,即完成 分解项目的下一步行动)” ,该项目名称 及 该项目下的所有行动 上方会显示 下一步行动。【 点击左侧 “下一步行动”中,会发现该项目下的所有行动。】点击项目名称,无法进行任何拖动,此时该项目下所分解的任务默认被放到下一步行动中,如果 点击项目下方所分解的任务,则可以拖放至任何清单 将来/也许 ,日程,wait,今日待办,明日待办,下一步行动(如果不进行任何操作,不做任何拖动的话,在项目下再增加任务,这些所增加的任务或默认放在下一步行动中),也就意味着,从下一步行动中被转移到其他清单。但根据老师讲的四步法,这个行动若少于两分钟之内,则立刻去做,若大于两分钟,且两周以内必须要做的事儿,则只能被分配到wait、ASAP、日程、今日待办、明日待办 中,唯独不能拖放到将来也许清单。
这里存在一个疑惑,在2周之外的行动该怎么办呢?老师为什么不谈这种可能性? 实际中,如果需要两周之内开始做一个项目,项目在分解成很多行动之后,项目下的某个行动或是某些行动 需要在两周以外去做,那为什么不能放到将来/也许 清单呢?

将项目拖动到明日待办、日程、默认会被设置为冻结状态;若将项目拖动到今日待办、下一步行动 ,则默认为激活状态。项目不能被拖放到将来/也许、wait 清单。

疑惑:这里将项目拖动到某清单,好像并没有实际意义,老大讲课过程中,只提到将项目下的行动即NA--project‘s next acion 拖到日程、wait、下一步行动清单。(行动定义为:一步就可以完成的任务,即不可再分解的任务,是最小单位的任务)
所以为什么,不能某个项目直接拖至某一清单呢? 尝试了一下,若把某项目拖动到今日待办,并把该项目下的行动拖到明日清单,结果显示在今日待办中的行动为空,在明日清单中会显示该项目下的行动,这样看来为项目赋予清单属性,确实没有意义。由此得出一个结论,真正的行动所处的清单位置,是以行动属性为准,而非以项目的清单属性为准。
需要注意的是:把项目拖放到明日清单、日程 中,会有一个唯一的用途,即将项目冻结。
疑惑:若将项目放到明日清单,那么到了明天,项目会自动被激活么?还是需要人为手动激活? 答案是,到了第二天,该项目会自动被激活,且该项目会自动更改为今日待办状态。
收集箱中的某条任务,点击链接进去,直接添加子任务,此时返回收件箱页面,该任务无法拖放至项目, 点击转换为项目按钮,之后会在所有项目下方出现该项目名称,右侧面板中上面的下一步行动 为项目名称,下面的下一步行动 为 该项目下的子任务 。即默认转换为项目的任务,及添加的子任务都会被放到下一步行动中。这里的该项目下的子任务 进行第四步,问怎么做,可以拖动到任意清单,建议放到两周以内的日程、或wait 或下一步行动或今日待办、明日待办,唯独不建议放到将来也许。

疑惑,如果将收集箱中的某条任务,点击链接进去,直接添加子任务,此时返回收件箱页面,该任务直接放到 今日待办、明日待办、下一步行动、日程、

疑惑:
经过四步走之后,需要我做,两周以内完成,不复杂,但三天以内不想去做,想在3天之外去做,不确定具体是某一天做的任务,这种任务能适合放到哪个清单呢?如果将收集箱中的某项任务直接拖放至下一步行动,执行的时候一定是今天要执行吗?

经验:收集后,集中处理:先按照四步法处理收集箱中的所有任务,直至清空收件箱。

我的问题:组织,是对行动赋予3种属性,那么在实际操作过程中,具体都针对哪些行动去赋予属性?
所有清单中的行动都要在处理环节完成后的同一时间段内进行“赋予属性”的操作吗?
(这里的所有清单包括: 今日待办、明日待办、日程、下一步行动、wait、将来也许 六个清单。)
【问题背景:】我已经清空了“收集箱”中的所有任务,并将收集箱中的每一条任务都进行了“四问法”操作,最后得到了6个清单。那么按照doit的操作流程“收集-处理-组织-检视-制定日计划-执行日计划-归档-回顾”,接下来该进入 组织环节。进入组织环节后,我遇到了困惑,不知道具体要针对【哪些清单】中的行动去做“组织”的操作。

最后从老大的视频中,解决了我的两个困惑:① 关于子任务的理解,子任务可以直接在收集箱中的某个任务中添加,可以不被转换为项目,这种情况下,子任务可以是一些描述清单,比如收集箱中的任务是 去超市买东西,这个经过四问法:需要做,我来做,不复杂,直接拖放到下一步行动清单中,即闲时待办清单中,添加子任务清单为:卫生纸、手电筒、零食。
② 关于组织的操作,组织的对象是两个清单,包括下一步行动和日程。这里的日程是广泛意义上的日程包括今日待办、明日待办、日程。
【先统一对闲时待办及日程中的清单赋予情境,之后再统一赋予优先级】
组织,是对行动赋予情境(若多个连续排列的任务为同一情境可以同时拖至某一情境,不必一个一个去拖)、优先级(优先级按快捷键P设置)。

收集箱中每天要做的任务,直接拖放到今日待办,并在编辑面板中,设置为每天重复标签。设置完成后,该任务会出现在日程清单及明日待办清单中。
针对有具体的固定开始时间的任务,直接在编辑面板中,设置具体的开始日期哪一天及开始时间几点几分,之后在该任务下方添加一些详情或其他描述。

优先级,针对固定开始时间的任务,无须设置优先级,因为它本身就是优先级最高的级别。在任务中,添加描述。

收集箱清空,即处理环节完成。
今日待办:若今天必须要完成,不完成就可能出问题的任务,放到今日待办。
组织是赋予情境和优先级。

组织环节后,制定今日计划:时间共为8.5h,理论上是将所有的时间用完。
添加下一步行动中的清单,建议选择高优先级或者需要今天做的行动任务,点击小星星按钮即可添加相应任务,然后单击完成按钮。

点击今日待办:对今日待办中的任务,调整优先级,以项目区分,调整为 3高6中的方式。

执行今日计划:在今日待办中,看到一条任务,点击右侧的闪电符号,就可立刻执行。完成以后打钩,即代表完成该任务,再打开一条行动,点击闪电按钮,再立刻去执行,执行完成后点击打钩按钮。

doit可以结合笔记软件,比如流程图、常用的流程模版、收集箱中的知识 可以复制标题放到笔记软件中,构建自己的知识体系。

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