高效能完成工作的21种方法【选自《吃掉那只青蛙》】

吃掉那只青蛙


吃掉那只青蛙:博恩·崔西的高效时间管理法则(原书第3版)

博恩·崔西


21种吃青蛙方式:

1.明确目标。

2.每天提前做计划。

3.将80/20法则用于你的所有任务。

4.考虑效果。

5.创造性拖延练习。

6.持续不断地练习用ABCDE法。

7.聚焦关键结果领域。

8.遵守3个定律。

9.做好充分准备再行动。

10.每次到达下一个油桶。

11.升级核心技能。

12.找到最关键的限制因素。

13.自我设定压力目标。

14.激励自己将理想转化成行动。

15.技术是一个可怕的主人。

16.技术是一个优秀的仆人。

17.集中注意力。

18.奶酪和香肠工作法。

19.创造整块的时间。

20.保持紧迫感。

21.单独处理每一项任务。

推荐序一 吃青蛙,过想要的生活

>> (1)人生一定要有梦想,因为它一定会实现

>> (2)人生不在于做多少事,而在于把重要的事做到极致

>> (3)没有愿景,一切都是空想;没有行动,一切都是噩梦

>> (4)精力管理是时间管理的基础,身体健康才能保证做事高效

前言

>> 虽然我还是原来的我,但是我已经意识到,只要找出某个领域里的成功人士是怎么做的,然后效仿他们的做法,直到我自己也取得与他们一样的成就,我就可以改变自己的生活,实现自己确定的任何目标。

>> 集中精力去完成最重要的事情,彻底地完成它们,并把它们做好,这是人一生取得巨大的成功、成就,赢得受人尊重的社会地位,获取幸福感的关键所在

引言

>> 改善业绩、提高工作效率的关键在于,每天早上要做的第一件事情,就是对你来说最重要的那件事情,要把这一习惯维持终生。

>> 一项对优秀职场人的研究表明,那些薪水丰厚、总能迅速升职的人, “马上行动”是他们做每一件事最显著、最一致的共性。

>> 一项重要任务的完成,会使你的大脑中释放出内啡肽(endorphin),内啡肽的产生会带给你一种很“high”的感觉。伴随着完成一项工作而释放出来的这种物质,你会更加积极、有风度、自信、富有创造力。

>> 任何技能都是熟能生巧。幸运的是,人的思维像肌肉一样,通过反复使用会变得更加强壮、更加灵活。你认为需要学习的行为或必须养成的习惯,都可以通过练习建立起来。

>> 为了养成专注的习惯,你需要具备3种品质:决定(decision)、自律(discipline)和决心(determination)。这些品质都可以通过后天的学习获得。

书面目标的魔力

>> 有一个方法对设定并实现自己的目标非常有效,你也可以在自己的生活中运用这一方法。

>> 第一步:明确你究竟想要什么

>> 第二步:把你的目标写下来

>> 第三步:为你的目标设定一个完成的最后期限;在必要的情况下,设定出子目标的期限。

>> 第四步:为了实现目标,把你所能想到的、所有要完成的事项都列在一个清单上。

>> 第五步:进一步梳理整个清单,使之成为一份计划

>> 第六步:根据计划马上采取行动。

>> 第七步:每天解决一部分问题,向前推进主要目标的实现。

提高回报率

>> 你在脑海中思考如何行动,制订出计划并做出决定,是你克服拖延症、提高生产力的最有效的手段。这些行动可能包括明确目标、制订计划、采取行动,所有这一切会决定你的生活轨迹。对如何行动进行思考,并进行周密计划的过程会释放你心智中的潜能,激发你的创造力,增强你精神和身体的力量。

>> 你工作的首要目标,应该是尽可能从你的脑力、体力和感情投资中获得最高的回报。

>> 据观察,每拿出一分钟制订计划,在行动时将会节省出相当于制订计划10倍的时间。所以,每天你只要拿出10~12分钟来制订计划,就能节省出将近两小时的时间(约为100~120分钟)。

>> 无论你准备做什么,都应该先列出一份清单。每次想到什么新的事项,在开始做之前都先把它加在清单上。如果你一直坚持先列出清单再开始工作,那么,从一开始你的生产力就能提高25%,相当于每天节省出两小时。

>> 在制订必须完成的工作计划上,你提前花费的时间越多,你的工作效率、工作的有效性就越高。

>> 首先,你必须拟订一份总计划,在这份计划上,你把能想到的、未来能做的每一件事情都写下来。在这份总计划上,你要写下脑海中想到的所有任务以及相应的职责。之后你可以对计划中的事项做进一步整理。

>> 其次,你应该在每个月月末,为下一个月要做的工作制订一份每月计划。其中的某些事项可以是从总计划上分解到这里的。

>> 再次,在每周工作开始前,你要提前制订一份每周计划,来计划一周的工作。每周计划是基于你对整周工作的统筹而制订的。

>> 最后,你应当把每月计划和每周计划上列出的事项分配到每日计划上,在每日计划上写出你在第二天需要完成的所有工作。

>> 不论你要完成什么项目,都应该在行动之前先制订一份计划,在这份计划上把你要完成的工作、所需要执行的每一步工作都写下来,然后根据它们的重要程度安排先后顺序。你可以把这份计划写在一张纸上,放在自己面前,也可以输入电脑,这样能方便你随时看到。接下来,就要按照计划一步步地执行。每次都按照这种方法来工作,你会惊讶地发现,自己的生产力将有大幅度的提高。

>> 当你按照计划稳步向前推进工作时,自然而然地,你会产生一种前进的驱动力,从而克服拖延症。这种驱动力将促使你整日精力充沛,一直保持着很高的工作热情。

>> 个人高效能工作的最重要的法则之一是10/90法则,即整个工作的前10%的时间用于制订计划、组织工作,那么在实际完成工作的过程中将节约90%的时间。你只要尝试一次,就能证明该法则是否有效。

任务的数量vs任务的重要性

>> 你要在一开始就处理重要的任务中最难的部分。一旦你开始处理最有价值的任务,你才会很自然地有兴趣继续往下做。如果你在思想上愿意为了有意义的任务来忙前忙后地工作的话,那么你会看到完全不同的结果。然后你要通过不断地以这种思维工作,进一步强化头脑中的这种意识。

>> 时间管理实际上也是生活管理、自我管理。事实上时间管理是在控制事件发生的顺序(sequence of events)。时间管理就是控制你接下来应该做什么。其实每个人都可以自由地选择下一步要做什么。在重要和不重要的事情上做出选择的能力,是你在生活和工作中取得成功的决定性因素。

对时间的配置做出更好的安排

>> 成功基于个人对于时间的态度,不论是工作还是生活,成功人士在做每天、每周、每月的活动规划时,都会用长期的观点去考量。

>> 著名励志演说家丹尼斯·威特利(Denis Waitley)曾经说过:“失败者常常言而无信,成功者总是言出必行。”

>> 经常思考你做出的选择、决定和行为是否能产生积极的发展前景及对未来的影响,这是确定你的工作和个人生活中的优先级顺序的最好方法之一。

>> 强迫效率法则的详细解释是:“时间有限,任何人都无法做完所有的事情。但只做那些以后能获得正面效果的工作,做与完成最大目标有关的工作,你的时间是足够的。”

>> 如果你想专注地完成计划上最重要的任务,每次要问自己3个固定的问题。第一个问题是,“我的最高价值的工作是什么?”或者问,“我必须吃的那只最大的青蛙是什么?”“它会给你所在的组织、你的家庭、你的生活带来最大的贡献吗?”

>> 接下来,你要问自己第二个问题:“我只有把哪件事情做好了才会产生非凡的影响?”

>> 你要问自己的第三个问题是:“在此时此刻,对我来说最有价值的事情是什么?”换句话说:“此时我最大的青蛙是什么?”

>> 记住歌德的那句名言:“只有找到能够吸引你、让你燃起内心激情的部分,并马上投入其中,你才能完成你的工作。”

管理和销售工作中的7大要素

>> 简单地说,公司之所以雇用你,是需要你为公司完成一些具体的工作。工资是对你完成的满足一定质量以及数量要求的工作的回报,而这份工作与其他工作结合起来,应该能提供一种客户愿意购买的产品或服务。

>> 每一项工作一般都可以分解为5~7个关键结果领域(key result area, KRA),超过这个数字的很少。这些结果是你想履行你的职责并对你的公司做出最大贡献所必须取得的结果。

>> 管理的关键结果领域是计划、组织、配备人员、授权、监督、检查和报告。

>> 有一个重要的问题你需要提出来并回答——“有什么技能是如果我掌握了并做到极致,就能够给我的事业带来最积极影响的?”

>> 战胜拖延并且更快地做更多事情的最佳方法之一是,你要成为你的关键结果领域内绝对优秀的人才。这是你的生活和职业生涯中最重要的事情。

每天只做一项工作

>> 有一句著名的谚语:“凡事要适度。”你需要在工作和生活之间维持平衡。在工作中,你应该设置优先级,然后集中精力把高价值的工作做好。同时,你应该永远记住一个事实:提高工作效率的目的是与家人一起享受高质量的生活。

>> 你应该为自己设定这样的目标:工作时就全力以赴,只有把自己的工作做到最好,才能获得最高回报。与此同时,也要记得去“闻一闻路边鲜花的芬芳”。永远不要忘记你为什么要努力工作,也不要忘记你投入如此多时间换来的一切是为了什么。你和自己所爱的人共同度过的时间越多,你的生活就越幸福、快乐。

学无止境

>> 你要不断提高自己的核心技能。记住,无论你今天做得多么出色,这些知识和技能很快都会过时。正如篮球教练帕特·莱利(Pat Riley)所说的:“不进则退。”

>> 成为大师的3个步骤

>> 首先,每天至少阅读1小时,以了解行业最新动态。每天早晨尽量早一点起床,阅读30~60分钟的图书或杂志,其中应包含有助于你提高生产力和工作效率的信息。

>> 其次,参加有助于你提高工作技能的每一堂课程和讲座。参加行业内的研讨会和专业会议。更不要错过任何高水平的培训和讲习。坐在前排认真做笔记,并购买活动的音像和影像资料。下决心把自己培养成业内知识最渊博、最有竞争力的人。

>> 最后,一边开车一边收听你购买的音像资料。在美国,有车一族平均每年有500~1000小时在路上开车。因此,你要学会把每天开车的时间利用起来,让它成为学习新技能的时间。如果你在开车的时候收听专业内容,那么你就能成为业内最聪明、最能干、收入最高的人之一。

>> 你学得越多,知道得越多,你就越自信,对自己的工作就越胸有成竹。你成长得越出色,能力就越强,在专业领域内的贡献就越大。

成为业内的领军者

>> 把自己看成别人仿效的典范,时刻做到以身作则。你为自己的工作和行为设定的标准应该高于别人对你的期望值。让自己早上上班更早,晚上下班更晚,白天工作更努力,把它当成游戏。此外,还要不断寻找超额完成任务的方法,不计回报地多做事。

>> 有一个最好的办法能帮助你克服拖延症:假设距离完成最重要的工作的最后期限只有一天。

>> 成功者总能不断地给自己施加压力,一直表现出色。与此相反,失败者总是等着别人来指挥、监督自己,等着别人把压力施加给自己。

控制你跟心灵的对话

>> 不要向别人抱怨你有多大的问题,而是要把这一切都埋在心里。幽默大师艾德·福尔曼(Ed Foreman)曾经说过:“永远不要把你的困难告诉别人,因为80%的人对你的困难不感兴趣,而另外的20%的人也许会对你的遭遇感到幸灾乐祸。

你要有所选择

>> 一位研究员曾经调查过一群不受高科技设备左右的CEO和创业者们,发现他们有更好的记忆力、更深入的人际关系、更好的睡眠,以及更大的做出改变人生决定的可能性。

掌控你的通信

>> 你要利用技术工具周期性地提醒自己,什么事情最重要;并阻止自己去做那些最不重要的事情。技术可以转换一种简单的方式,让你控制好通信、时间,甚至你的情感。

>> 最重要的一点是,你要避免说出“我做不到”这种话。技术已经不再是可选技能,而是像阅读、写作和算术一样成为重要的必备技能。

>> 当你把技术变成仆人时,它会给你正向、鼓舞人心的情感力量,提高你的生产力。在社交媒体上发布你最重要的目标,向你的关注者承诺你会实现这一目标。然后,每天在社交媒体上更新你的进展,如果你有一天松懈了、跳步了,你的关注者都会知道。

>> 在社交媒体上发布你的进程是令你在长期计划中取得进步的一种绝佳的方法。当未来的回报离你还很遥远时,持续地保持动力是很困难的,所以每天更新,从你的社交媒体关注者那里收集他们的赞或爱心,是一种让你每天收获一点小回报的方法

>> 不要被社交媒体束缚住,相反地,让它为你服务。这很简单:不去发布那些平庸的文字,而是发布你的人生目标,寻求社群的支持然后征服所有目标。

上瘾

>> 当今的研究结果证实,不断回复邮件、接听电话、回信息、处理即时消息会对大脑产生消极的作用,会缩短注意力维持的时间,使你难以集中注意力去完成关乎你未来和决定你成功的任务

>> 这些被验证的结论很简单,而且已经被各行业的高效能人士广泛采用。第一,清晨不要检查邮件,这样才会避免新邮件刺激大脑,释放出全天的多巴胺,分散注意力。让你的设备仍处于关闭的状态。

第二,如果由于特殊原因,你需要查看邮件,那么你需要尽快切换到邮件处理状态,然后迅速地结束。关掉电脑的声音提示音,让你的手机处于“震动”状态。停止刺激和触发多巴胺的释放,停止其他不断引发注意力中断的刺激。

第三,下定决心每天查看两次邮件,把时间定在上午11点和下午3点半,处理完之后就关闭邮箱。给他人提供一个在紧急情况下可以找到你的电话号码。

不论你是跟别人一对一开会,还是给更多人开会,都采用上述的协议。把电子设备关掉。不要打断别人与你的在线合作,或者中途接听第三人的来电,因为这些举动对对方而言都是不礼貌的。一定要为对方100%地专注。这一条协议也适用于在家里发生的情况。

>> 这里介绍一个简单的方法,帮助你将生产力提升到两倍。第一,每天提前制订一整天的计划,选择出你最重要的任务,然后开始完成该任务,直到全部结束为止,在彻底完成该任务之后,再开始做其他的工作。第二,持续不间断地连续工作90分钟,期间不要有任何的干扰和注意力的分散,然后让自己休息15分钟。第三,投入全部精力再次开始下一个90分钟的工作。第四,完成了为期三小时的工作后,你终于可以奖励自己查看邮件,刺激多巴胺冲击你的大脑了。

>> 当你建立了这一习惯,在每天上午首先抽出连续3小时完成重要工作后,你将让你的生产力提升到两倍,并能够克服全天不定期查看邮箱的陋习。你将会全面掌控自己的生活。

为整块时间制订时间表

>> 使用一份提前规划的,具体到每天、每小时甚至每分钟的时间计划表,是提高个人工作效率的最有效的工具之一。根据这份计划表,你可以安排大块的时间,专心致志地进行某一项工作。

进入最佳状态

>> 生产力高的人愿意花费时间去思考、制订计划、确定事件的优先级。然后,他们就行动迅速、意志坚定地投入工作,朝着自己的理想和目标前进。

>> 当你变身“行动派”以后,你就激活了成功的“动能法则”。这一法则的具体内容是,克服惯性进入动态,需要消耗大量的能量,但是,要继续保持这种动态,所需要的能量却少得多。

>> 好的结果是,你行动的速度越快,你的能量就越大;你行动的速度越快,你完成的工作就越多,你的工作效率就越高;你行动的速度越快,你积累的经验就越多,学到的知识也越多;你行动的速度越快,你的工作能力就越强,才能就越出众。

>> 总之,在你的职业生涯中,你应该不断努力,使自己成为一个能快速、圆满地完成重大任务的人,并且努力从别人那里获得良好的声誉。对你来说,没有什么比获得这种声誉更重要的了。这样的声誉能使你成为业内身价最高、最受人尊敬和爱戴的人之一。

一旦开始,全力以赴

>> 坚持不懈就是自律的外在表现。这里有一个良性循环:你越自律,越能坚持不懈地投入一项重要工作,你就越喜欢、尊重自己,你的自尊也就越强。反之亦然,你越喜欢、尊重自己,你就越容易约束自己坚持不懈地完成工作。

后记

>> 生活幸福、事业成功、拥有自我满足感的关键是,每天开始工作的时候,养成首先吃掉“青蛙”的习惯。

>> 克服拖延、用最短时间完成最多工作的21种方法做全面的总结

>> 1.明确目标:确定自己究竟想要什么。目标清晰至关重要。在每天开始工作之前,把你的目标全部写下来。

>> 2.每天提前做计划:一边思考,一边把你的想法写在纸上。你花费在准备工作上的每一分钟,都将使你在工作过程中节约5~10分钟。

>> 3.将80/20法则用于你的所有任务:你的所有任务中,其中有20%的任务能产生80%的结果。因此,尽量把你的精力集中在那20%的任务上。

>> 4.考虑效果:你最重要的、优先级最高的事情是那些将对你以后的生活或工作产生最重要影响的事情,无论其影响是正面的还是负面的。你应当最优先处理这些事情。

>> 5.“创造性拖延”练习:既然你没有时间去安排所有的事情,你就必须学会推迟处理那些没有什么意义的工作,从而腾出时间来处理那些少数的、重要的工作。

>> 6.持续不断地练习使用ABCDE法:根据自己列出的任务计划,在开始工作之前,先抽出一点时间,根据优先级对这些事情进行安排,从而确保你先处理最重要、最有价值的事情。

>> 7.聚焦关键结果领域:要想圆满地完成自己的工作,你必须具备哪些能力和技能?找出答案,然后日益精进,解决上述问题。

>> 8.遵守“3个”定律:找出你的工作中的最重要的3件事情,你对公司90%的贡献都来自这3件事情。无论如何,都先把这些事情做好,然后,你才能腾出更多的时间来安排个人的家庭和生活。

>> 9.做好充分准备再行动:开始工作前,先把一切都准备就绪,包括所有的资料、信息、工具、材料,以及你需要的数据,然后,你就可以全身心地工作了。

>> 10.每次到达下一个油桶:如果你每次能阶段性地推进下一步工作,那么你就能完成最艰巨、最复杂的工作。

>> 11.升级核心技能:你在自己的关键领域内知识越全面,技能越娴熟,你动手就越快,任务完成得就越早。

>> 12.找到最关键的限制因素:确定影响你实现目标的瓶颈和主要障碍,无论是来自外部还是内部,然后集中精力消除这些障碍。

>> 13.自我设定压力目标:假设你即将离开所在的城市,外出一个月,离开之前必须把所有重要的工作都处理完。

>> 14.激励自己将理想转化成行动:做你自己的啦啦队队长。在任何情况下,都寻求事情积极的一面。把精力集中在如何解决问题上,而不是问题本身。要保持乐观向上的态度。

>> 15.技术是一个可怕的主人:把你的时间收回,不要让各种技术分散你的注意力,停止做技术的奴隶。学着经常把手机设备关机,并放在一边。

>> 16.技术是一个非常优秀的仆人:用技术工具帮你自己处理最重要的工作,把自己从最不重要的工作中解放出来。

>> 17.集中注意力:停止不断地打扰和分心,影响你正在完成的最重要的工作。

>> 18.奶酪和香肠工作法:把复杂而又艰巨的大任务分割开来,变成许多部分,每次只处理一小部分

>> 19.创造整块的时间:为自己安排一份日程表,然后留出大块的时间来处理对你来说最重要的事情

>> 20.保持紧迫感:养成迅速处理关键任务的习惯。把自己培养成一个能迅速、圆满完成工作的人。

>> 21.单独处理每一项任务:根据事情的优先级安排优先处理哪些事情,然后立即着手处理最重要的、必须优先处理的事情,全心全意地去做这件事情,决不中途停止,直到100%完成为止。这是工作高效、个人生产力最大化的关键所在。

推荐阅读更多精彩内容