效率提升10倍的Excel智能表格(Table),如何玩?

文/图 安伟星(星爷)

智能表格.png

今天讲的Excel技巧,赌五毛你没有玩过。

我们知道Excel最外层的文件叫工作簿(workbook),每个工作簿中由多个工作表(worksheet)组成。那Excel表格(Table)又是什么鬼呢?

一、什么是Excel Table

1、Excel Table

Excel Table是Excel2013版本才开始有的功能,它其实是工作表中被结构化的一块“区域”,通过使用表功能,可以独立于工作表中其他行和列中的数据,管理表中行和列的数据。

素颜情况下她是这样子的。

01.gif

是不是觉得我在吹牛逼,这不就是普通的Excel工作表么?
都说了,你没有玩过,继续往下拉。

2、创建方法

Step1:定位在数值区域中的任一单元格
Step2:
①按 Ctrl + T 组合键;
OR
②功能区中依次单击“插入”>“表格”>“表格”


02.png
创建Table.gif

二、Excel Table如何提升效率

1、自带美颜、一键美化

我们通常做出来的表格都是性冷淡风格,朴实无华,想要做一些美化但是又无从下手。

03.png

而Excel Table可以让你的Excel数据表格1s就变得高大上,成为公司的标准模板。使用Excel Table创建表格会自动套用Excel中内置的表格样式 ,天生丽质。

漂亮的不像实力派,自带格式的Excel Table。

04.png

2、多表筛选、为所欲为

在普通工作表中使用筛选,所有的行都会随着筛选而筛选,也就是说只允许创建一个数据筛选区域。

然而,使用Excel Table,可以打破单一筛选的限制,可以在同一个工作表中对多个Table进行筛选。

05.png

并且,所有的Table都是自动处于筛选状态,极大提高效率。

3、结构化引用、自建名称

Excel Table可以自动创建名称,这样就能够不是用 A1 和 R1C1 之类单元格引用,而是在公式中使用“引用表名”的结构化引用。

比如,需要计算销售额,在F2 单元格输入公式=
D2E2,公式将字段转化为结构化引用=[@产品单价][@销售量]

06.png

结构化引用特别有用:
①表格数据区域经常变化,而结构化引用的单元格引用可随之自动调整;
②结构化引用,使用名称代替单元格地址,使写出的公式易于理解。

07.png

4、快速填充、效率提升

包括两个层面的快速填充。
①公式自动填充
②公式自动扩展

①公式自动填充

我们在F2种输入结构化引用公式,回车后会发现F2:F12都会自动用相同的公式完成了计算。
而且右边出现了一个带“闪电”标志的按钮,告诉我们,这活是它干的。

08.png

点击闪电标,可以对自动计算进行不同的操作。

09.png

②公式自动扩展

普通的表格中,使用公式的最大的痛点之一,就是如果计算区域有增减,公式就需要重新写。
而使用Excel Table,当新增行或者列时,表格中的公式将自动应用到新增加的列或者行,无需对公式进行任意变动。

公式填充.gif

5、汇总行、多角度计算

Excel Table还可以添加汇总行,从而可以快速汇总表中的数据,并且Excel为每个汇总行单元格提供了多种下拉函数,直接下拉选用即可。

其中的“汇总行”,可以通过“表格工具>>设计”选项卡>>“表格样式”组中,选中“汇总行”添加。

10.png

添加汇总行之后,在Table的最后一行,自动添加了带公式的汇总行,看一下如何炸掉工作效率……

汇总行直接提供了8个函数供你选择,你都不用输入任何函数就能进行汇总计算,瞬间得出任何你想要的值。

11.gif

三、你以为这就完了……

如果上述的五个技能,还没能让你激动,下面要讲的Table表和数据透视表的结合,一定会让你忍不住想上他的……

本节需首先掌握透视表基本知识。

1、轻松实现透视表多表关联分析

多表关联的意思是,在一个透视表中,同时可以分析多个表中的字段,而无需将这些字段合并在同一个表中。这在一定程度上完成了以前只能使用SQL才能完成的功能。

我们一起了简要看看如何借助Excel Table实现多表关联分析。

Step1:创建两个Table表

因为需要将两个表关联,那么两个表中必须至少有一个相同的字段用于连接两个表,本例中这个字段就是销售人员。

12.png

Step2:以主表(一般以数据量大的那个表)创建数据透视表。

在透视表中点击>>“更多表格”>>在创新新的数据透视表窗口中点击“是”

13.png

然后,透视表字段面板中将出现两个表格。这两个表就是我们在Step1中创建的两个Table。

14.png

Step3:为两个表创建关系。

依次点击:“分析”>>“关系”>>弹出“管理关联”对话框>>“新建”

15.png

Step4:将两个表相同的字段进行关联

单击“确定”>>“关闭”,以完成关系管理

16.png

Step5:然后分别选择两个表中的字段,就可以关联分析了。

比如,分析各部门的销售额,将部门字段放入“行”字段中,将销售额放入“值”字段中。

17.png

2、透视表动态引用


数据透视表和函数一样,有一个让人蛋疼的痛点:原始数据源有增减行时,需要重新选择数据透视表的数据区域。

(注:此时使用刷新功能是不行的,刷新只适用于数据改变的情况,数据有增加,无法通过刷新更新数据区域)

如果是高手,当然可以通过offset函数设置动态区域解决这个问题。然而碰到这种情况,小白就“活该”手动更新区域么?

当然不是,通过Table智能表格,同样能轻松解决这个问题。

操作步骤:

Step1:使用Ctrl+T将原始数据创建为Excel Table;
Step2:创建数据透视表;
Step3:在原始数据中,新增多行数据;
Step4::数据透视表结果展示区点击右键刷新,即可看到数据源已经刷新到结果中来了。

动态透视表.gif

使用Excel Table,可以自动得到一个动态的数据源,因此创建的数据透视表使用这个动态数据源,就可以实现动态更新。

End.

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