处理工作的五个步骤

        今天交流一个关于工作的话题。

        首先,我们一起探讨一个问题“在岗位上,我们是如何处理工作的呢?”

        相信很多朋友经过长期的职场历练都有一套运用娴熟的处理工作的方法遵循。那么今天就抛砖引玉和大家一起探讨一下这个话题。

        如果我们把处理工作进行分解,可以得出五个步骤:感知→分析→决策→处理→复盘。

        为了更直观的交流,我们用医生为患者看病做个类比,把五个步骤进行一下分解。

        1. 感知:

        医生在看病时,第一个步骤就是诊断。

        中医有“望闻问切”,西医有“症状诊断、实验诊断、仪器诊断、手术诊断”等等。这一环节是要获得准确无误的诊断结果,为后续步骤做好准备。

        为什么要用”感知“这个词?

        客观的场景和信息它就在那里,但关键在于我们是否能正确发觉,且足够重视。也就是”能感知到“。如果”感知不到“或”不能全面感知到“,我们只能靠两点来工作,一是运气;二是惯性,而这两种东西是靠不住的。

        例如,职场内某员工工作效率底下,我们想到什么?

        “嗯……可能是因为工作态度出了问题。”这是猜测,并不是感知。真正的感知是通过观察、问询、试验,获得更加真实客观的事实。比如,通过观察得到设备障碍,造成效率低;通过问询得到家庭原因引起情绪波动,造成效率低;通过试验得到工作方法不当,造成效率低等。这才是真正的感知。

        当然,最差的感知是根本就没有感觉到问题的出现。

        比如,上周去一家酒店参加活动,大厅正中地板上一个电门弹簧坏掉,无法按下,处于弹起状态。这样的事实将导致安全隐患,可能导致顾客或员工摔倒受伤,这就是一种感知的缺失。

        2. 分析:

        当我们正确的获取了“事实和信息”完成了感知的步骤,就开始进入分析的环节。

        如果一个人感冒,血常规检查白细胞正常或偏低,淋巴细胞增高,则可能是“病毒性感冒”;如果白细胞增高,则可能是”细菌性感冒“。通过分析,我们可能对有相似性的现象或问题,得出不同的结论,最终他将影响后面的决策。

        3. 决策:

        这时,我们进入了一个非常重要的环节,要采取何种手段来处理问题。方案可能有很多,关键是要采取恰当、有效、迅速的措施。是吃药、是打针、还是输液。是否使用抗生素,这来源于分析的结论。比如,只有在“细菌性感冒”的情况下,使用抗生素才是有效的,而“病毒性感冒”使用抗生素是无效的。

        因此,一个正确的决策不仅是能把问题解决好这么简单,还会防止问题恶化或向有隐患的方向发展。

        而在工作中,可能会有两种不恰当的决策出现:

        (1)把决策交给不具有决策能力的人决策

        (2)为了获得更大的利益或易于操作,选择对自己最有利或最方便的决策,而放弃最恰当的决策

        如果是这样,因为接受方不专业,或无力对抗,只能被动接受。但这一来客户关系和团队中,就会失去一个非常重要的东西——信任。

        4. 处理

        终于到了开始着手处理问题环节了,其实大家不要觉得繁琐,多数情况下,我们就是这么工作的。只是当我们经过大量的训练和实践,除复杂事务外,简单事务能迅速完成以上三个步骤,而进入处理环节。

        当进入处理环节,按工作流程、操作标准或制定出的方案,怎么决定的就怎么做,该吃药的吃药,该打针的打针,做好沟通协作、过程监控与反馈。对比三个步骤,因为有章可循,反而会简单。

        5. 复盘

        复盘也有点像考试检查卷子,也有点像学习总结。它是围棋中的一个术语,指对局完毕后,复演该盘棋的记录,以检查对局中招法的优劣与得失关键。 小复盘在每个步骤里都可以做,大复盘在处理结束后必须做,是非功败尽数盘点。为何而成,为何而败,总结优劣得失的关键。

        如果,处理未能达到目的,还应在复盘的基础上,启动新一轮的“工作流”。心里默数“一二三四,二二三四”,然后“再来一次”。但这里有一个关键,就是“什么是可以被提取的关键经验”,什么不是。

        举个另人印象深刻极端的例子:

        2004年非典,有三样东西卖到脱销,并价格飞涨,分别是萝卜、口罩、板蓝根。但如果有哪个人觉得种萝卜会发财,于是开始种,那明年他一定会失望。因为,这只是特定时期,造成的特定现象。可以把他叫做“运气因素”。正如现在,某种红利如浪袭来,有实力抓住机会的人,往往会乘风而起。当过了这个风口,即使具备这样的实力,也不是一件简单的事,将面临巨大的压力。

        五个步骤是一条“工作流”,为处理工作提供了一个框架,避免失误。那每个人处理工作的方式都一样吗?答案也许不尽相同,留作他日探讨。

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