快一点工作,慢一点生活 ——《零秒工作》

还记得刚毕业实习的一段时间,基本上天天加班,回到学校常常已经七八点。那几个月,既要准备论文,忙于学校一些琐碎的事情,又担心自己实习期表现不佳,整个人每一天都是紧绷的,直到快毕业,情况才有所缓解。

有的时候加班并不意味着你比别人工作更努力,相反,常常加班反而是一种工作效率低下的表现,并不讨喜,尤其是在一些外资企业。一般来说超过八个小时的工作时间,整个生活节奏都会被打乱。在最忙乱,身心疲惫的那段时期,错过最后一趟班车的我问自己,难道这就我理想中的白领生活?

回过头来看,才有意识当时自己的工作效率真的是低。除了刚开始对工作内容和工作软件不熟悉外,不能实现盲打,找东西费时间,回邮件不知该怎么说,没有区分工作内容的轻重缓急,沟通理解有误都是导致加班的原因。

细心观察也会发现,即使是老员工,有人总是可以按时下班并且把事情做得又好又快。然而有的人看起来很勤恳,常常加班,做事却像赶出来一样,任务总是在截至日期最后一天完成。

同样八个小时工作时间,同样会被一些冗长的会议耽误时间,差不多的工作内容,差异为什么会这么大呢?

在麦肯锡工作14年并创建自己公司的日本权威咨询家赤羽雄二,根据他多年的工作实践总结以及脑神经学的专业背景,创作了《零秒工作》一书。此书不仅详细列举了影响我们工作效率的各种因素,最重要的是,他在书中所灌输的工作理念,即“提高工作效率的关键在于提高速度”。赤羽雄二总结了提高我们工作效率的思路和原则,列举了大量具体方法技巧。对于很多白领,尤其是职场小白鼠和深陷加班困扰的职场人士来说,有很多的借鉴意义。

其实很多人工作速度慢,并不是真的工作能力差。也许他有异于常人的创造力,也许他只是工作过于细致,可是由于速度慢,这样的人没时间发挥自己的潜力,还没来得及好好表现却因此被同事和老板贴上了工作效率低,能力差的标签。

工作速度和工作成果相辅相成,更快的速度会促进更优质的产出和工作动力,减少不必要的心理压力,所以赤羽雄二的笔墨着重于如何提高工作速度和思考速度。而速度快,在此书既指快速地推进工作又指尽早开始工作并结束工作。

以下便是书中主要观点和一些可操作性比较强的锻炼方法。

提升工作的八个重要原则

1.首先形成整体印象。整体印象是指最终的成果是什么,为了取得最终成果需要考虑怎样的要素,需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果,需要从什么地方着手等综合因素。

在这里作者指出确认上司指示比任何事情都重要。很多人习惯一拿到任务立即入手去做,等到做完了却发现自己辛辛苦苦做的东西根本不是老板想要的。老板的目的是去发掘客户其他潜在的需求,你做的数据却是现阶段和客户的主要业务往来;如此,即使PPT再漂亮,数据再丰富也是枉然。

2.工作不要过于细致。当时间有限的时候,在某一部分工作内容上过于细致反而会影响整体的节奏和成果。也许你的目标客户只想要一份简单的报表,有价格和数量即可,可是你不仅搜集了价格和数量,还花了很多时间整理日期和项目分类,使目标客户不能及时完成他那方面的工作内容,从而影响了整体进度。

3.掌握工作要领。可以通过反复在脑中模拟现实,去判断和明确哪个步骤更容易出现问题。尚未熟悉某项工作的流程时,可以试着请教其他更有经验的同事。

4.形成良性循环。在这里首先需要重视团体之间各个成员的相互沟通;拥有良好的人际关系往往会让事情变得事半功倍。

5.对改善方法本身做改善。不要满足于少许的改善方法,寻求更加彻底的“改善方法“。大对数人都只做到这一点,如果你比别人再想多一点,深一点,差异也会显而易见。我们需要的不仅是学习的精神,还有创新的精神。

6.凡事提前。不要做拖延症,不要把所有的事情都放到截止期最后一天,这样你不仅会承受巨大的心理压力,也很难有充分的时间把事情做好。作者在这里提供了一些小的技巧,例如终止不必要不紧急的工作,最好可以委托给他人来做。专注于只有自己才能完成的工作。要对工作的整体流程和时间有个预期的计划。

7.凡事先行一步。在这里要分辨“先人一步“和”过度的急进“ 两者的区别。比他人提前能够更早的做出成果。

8.尽量避免返工。如果上司或前辈员工在身边,应当及时告知对方各种不良倾向,用最快的速度采取挽救措施,切记不要因为担心别人的看法或影响进度而放过眼前的问题。

A4纸做笔记法

“ 左上方标题,右上方日期,正文4-6行,每行20-30字,一分钟的时间写完一页,从早上起床后到晚上睡觉前写10页,大脑会非常清晰。” 作者给出的例子如下。

   如何缩短会议时间                                                                            2015年2月1日

-细致地规划好会议的议程,设定目标;

-至少在会回忆前一天将会会议资料发给大家,以便减少时间

-提倡大家开会的时候言简意赅,说重点

-将讨论的内容归纳在白板上,避免重复;

A4纸做笔记的方法不仅可以让工作更加清晰有条理,提升沟通和判断力,也可以帮助大家了解自己。长期记录,你会比较清楚自己在意什么,什么使自己不快乐,为什么这样,从而对症下药。

PDCA管理循环

PDCA即Plan(计划),Do(执行),Check(检查),Act(改进)。在我们的速度得到不断提升后,就可以更早更好地运用PDCA管理循环工具,进一步提升工作质量和培养我们的工作节奏,尤其是一份复杂的工作内容。具体操作,可参阅书中的具体案例。

除此之外,赤羽雄二在书中还详细描述了如何做假设性思考,如何制作工作框架,如何快速回邮件等提高工作效率的步骤和技巧,其中也不乏一些他自己个人独有的的生活和学习方法。

如我个人比较喜欢和推崇的每天早晚,各花30分钟收集信息(如阅读新闻报道),不仅可以获得更多与工作相关的信息,或许也可以帮助我克服写作缺乏素材的短板。 重要的新闻报道打印出来按照主题分类,按照自己的喜好设置新闻搜索,将自己觉得不错的PPT放入设定好的PPT模板。登记200-300个常用用户词语,这对于外资企业的我们尤为适用。还有类似于寻找各个年龄段7个对自己有益的咨询对象;每天30-60分钟的英语听力练习方法等。

作者在此书一直贯彻两种信念,即 “ 工作的速度能无限地提升下去”以及“思考的速度能够无限地提升下去”。所以除了本书介绍的以上思路和技巧,你也可以去探索适合自己更有效的方法,找到更多提升速度的工具。

毕竟每个人工作属性不同,工作中可改进的点也是无限的,也许这都只是开始。《零秒工作》更多的是让你意识到工作方式不需要一定按部就班,会用最常用的方法就好,做好自己的工作不仅没有想象中的那么累,还会有很多新的发现和创造,甚者一点一滴渗透到你的生活中,帮你养成更有效率的学习和生活习惯。

提高速度不仅仅意味着提升效率,更是在创造一种轻松自如的工作和生活状态。快一点工作,慢一点生活,那么多剪不断,理还乱的烦心事,并不是无药可解。而每一次的尝试,必定会有意想不到的收获,不仅是关于工作,更是对自我价值的一种探索。

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