《番茄工作法图解》- 02 如何应用番茄工作法

1 事前准备

实施番茄工作法,准备的工具倒是挺简单的。计时工具:可以是任何类型的计时工具,比如手机、手表、某些番茄工作APP、实体闹钟等;笔:选一款自己喜欢的;三张纸:分别是活动清单、今日待办、记录清单。

1)活动清单:列出最近你需要完成的全部事情。

2)今日待办:从活动清单中整理出来,需要今天完成的事情。

3)记录清单:用来记录跟踪在实施番茄工作法中的一些指标数据,可以通过这张记录表格,进行每日的跟踪分析。

当然,也可以用电脑软件来进行这么一个过程,找到合适自己的就是最好的。

这里,对于三张纸我们需要具体了解下。

01  活动清单

活动清单就是列出最近你需要完成的全部事情。我们举个例子,想想你在家要完成的活动,把它们全记下来,无论是否重要,不必考虑重要程度和优先级,也不必写出具体做法,只写活动完成后的状态。比如:


▶客厅整洁

▶买烹饪书

▶发电邮给西亚

言简意赅就行了,最重要的是你自己能看懂,即使你今天写下它们,一个月后回来看也能明白。一种好方法是,第一个词代表活动的主题类型(事情虽多,总能归类到几种主题),后面第二个词则明确表达想要实现什么。

将活动从上到下列出来,每行一个活动。如果你知道某件事必须在某个时间完成,也可以标上最后期限。如果晚上七点你要在家里请客,可以写上“客厅整洁,7:00pm”。

02  今日待办

顾名思义,今日待办是指今天计划要完成的事情,这个事情是从原先的活动清单里摘取的。

“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺,某件事你今天不打算做,就别把它填进去。在这张表格中,只让你看到今天可以达到的目标。相比之下,“活动清单”表格更像传统的工作清单。它的容量没有限制,一些锦上添花的事也可以填进去,不用担心其重要程度,即使它永远都排不到有限制性的队伍里也没关系。

区别“活动清单”(传统工作清单)和“今日待办”(所提取的承诺),这项必要的策略可以保证你做正确的事情,帮你明确目标,建立个人控制。

03  记录表格

在纸面顶端写下标题“记录”。

看看你的工作日程表,有多少项目安排在昨天?例如办公室会议等,在第一行填写昨天的日期,日期右边填写项目个数;在第二行填写前天的日期和数据。

之后对照你的记录表格,算一算你每天平均安排了多少事。结果比你想的多了还是少了?你觉得日程表里的事应该更多还是更少呢?

2 番茄工作法的5个阶段

番茄工作者的一天具有以下5个阶段。

※计划:在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。

※跟踪:确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟)内,你要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。

※记录:在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。

※处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。

※可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯,在自我调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。在每天开始时,进行计划;每天结束时,进行记录、处理和可视化;在两者之间,进行对25分钟周期循环的跟踪。

针对上面的5个阶段,我们来具体谈下怎么去落实到实际中。

01  计划

计划是第一步也是最重要的一步,计划没做好,方向不正确,那么接下来的执行结果一般都不会太满意。做计划过程,其实就是前面提到的做今日待办表格,我们要注意加入今日待办事项的番茄总数不能超过你今天可以完成的番茄数。从活动清单挑选今日待办时需要考虑事情的优先级,需要确保进入今日待办的任何一个事情都是优先级最高的。

02  跟踪

跟踪过程,是在记录你执行过程中的情况。跟踪的内容取决于你希望看到什么。刚开始使用番茄工作法时,只跟踪每天完成的番茄钟数就好。表格第一列可以是日期,第二列是番茄钟数,每行代表一天,同一张“记录”表格要用很多天。

这些跟踪数据可以显示你的工作方式,有助于成长。为什么我在工作上花了这么多工夫,但完成的活动这么少呢?可能是因为我胜利完成的25分钟时间段太少。这是好还是不好呢?也许是好事,因为我可以花很多时间去帮助别人做事。无论如何,现在我有一个解释,而且这个解释是实事求是的。

03  记录

这个不用多说,记录就是在一天结束后,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。

除了按表格记录数据外,适当回忆细节,尤其是中断细节,计入改进空间。

可考虑用更加直观的方式体现执行情况,其目的是根据反馈出来的准确率提升估测能力,其中包括定性与定量:定性估测有助于减少不必要的任务的执行,优化时间精力的利用率;定量估测有助于减少焦虑,更准确地衡量任务进度。

04  处理

记录阶段之后是处理阶段,就是让这些抽象的数据变得言之有物。例如,你可以计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大,你就要试着拆分活动,使之成为更小、更易于管理的部分。或者你可以计算一项活动在“活动清单”表格停留的平均时间,即从以下该活动到它得到处理的时间。计算结果也写在“记录”表格上。

05  可视化

可视化的过程就是精益求精的过程。精益是一种工作方法,是以改进为目标,对渐进变化的专注。例如,保持简洁应该成为你的日常工作的一部分。你应该每天问自己:我是否需要让活动更小型化?我是否遇到经常性的困扰?在我的标准化活动和个人流程中,是否有不必要的开销?

使用一套科学方法,有助于提醒我们进行工作改进。作者是这样进行精进。首先,他将一个做法标准化;接着,以某种方式测量标准化的做法;然后,将测得指标与需求进行比较,也许为了满足需求,他不得不改变做法;然后,再次进行测量;最后,将新的、改进后的工作方法标准化。这么说有些抽象,作者举了一个具体的例子。比如,他打算将工作周期设为40分钟。于是反复测量一天可以完成多少个周期,然后将数字与自己的预期进行比较,结果发现实际完成的周期数太少所以决定减少周期的长度为25分钟。

记录跟踪数据,在每天结束的时候进行分析、观察、基准点是自己。在分析的基础上改进方法,是以自己为基点进行的增量升级。

3 如何更好地休息

在番茄工作法中,休息是一件很重要的事。休息有什么需要注意的呢?

01  如何进行短暂休息

番茄工作法对5分钟的休息有严格的要求。在休息中最重要的是放下,思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作是不允许的。不要打重要电话,不要写重要的电子邮件,这会给下一个番茄钟造成额外压力。

休息期间的目标是专注而高质量的放松,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。

就休息的质量来说,在5分钟内进行睡觉、溜达、喝水、看窗外等这类能让大脑省心省力的方法更有用。

02  阶段休息

每4个番茄钟后,我们需要进行阶段性休息,通常消遣时间为15-30分钟,你可以利用这段时间来清理办公桌,去一趟咖啡机那,或者到喜欢的社交网站转转。你甚至可以看一眼电子邮件收件箱,但是不要开始写任何重要的回信。回复重要电子邮件应当和其他活动一样列入计划。

短期工作之间,用休息和奖励作为点缀,能促使你全天保持一个可持续的步伐,而且日复一日。

4 休息完之后干什么

休息完之后你需要从全局的角度考虑,是继续前边的工作还是切换下一项番茄钟,这取决于各项事情的重要程度。每当开始一个番茄钟,都要重新评估,从剩下的待办列表中选择最重要的事情做,这样可以保证一直在做重要的事情。而在番茄钟期间,不要进行这方面的考虑,一旦开始一个番茄钟,就应该一心扑在当前在做的事情上。

通过以上说明,小休息和大休息到底要做什么其实因人而异,概括起来有这么4点建议。

01  休息要具有奖赏的意义

有些朋友抱着更充实的目的,休息期间就去锻炼身体,比如拉伸、平板支撑等等,虽然出发点是好事,但是对于多数人来说这并不是奖赏,那就意味着,其实休息时段心灵并未放松,再回到工作状态,疲惫的心灵就容易焦虑。

所以,休息时的行为要具有奖赏的意义,要感受到愉悦才好。

02  休息不要打断工作状态

休息的目的是放松心灵,减低焦虑,但是不能彻底放松,彻底的放松就容易打断工作状态。番茄工作法本来就是通过心里契约减低焦虑焕发工作状态,如果休息时段把好不容易唤起的工作状态给打断了,那就背道而驰了。

所以虽然是休息,但是适可而止,尤其是小休息,适可而止。

03  小休息建议

站起来倒杯水、偷瞄几眼漂亮的女同事、听首歌、冥想、聊天、看几眼微信等等,愉悦而不刺激的活动。

04  大休息建议

散散步、走出工作环境活动下、小憩一下(条件允许)、聊聊天、打个轻松的电话等等,总之是离开工作放松心灵。

总之,番茄工作法的目的是培养专注的状态,所以不要过于死板,也不能违反原则。

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