2017.9.22 《番茄工作法详解》之四“如何正确预估番茄数”

这个问题，基本上是个技术问题，其实我在工作的状态下，每天完成个5番茄钟就已经是很不错的了。不过标准的要求是8-10个，我离标准还是很远啊~！！

专注力和拖延症对我来说是两大难题，而这个工作法是要看的长期效果，我希望我可以坚持下去，今天已经不可能了，脑袋里的计划没有落实到笔上，明天开始每天三个大计划。努力先坚持一周。

好了，废话不多说，正文分享开始……

1我们为什么要做预估

预估和测量在番茄工作法中必不可少。如果没有它们，每天要做计划是很困难的。番茄工作法要求花时间做回顾，设法将你“认为自己能做的”与“实际做到的”相对应，这样才能不断改进。跟踪和记录是番茄作法中的测量方法。

以预估为基础来进行计划，使得当天的自我承诺更真实可行，这样的结果之一就是增强做事的积极性。通过记录每天完成的番茄钟数目，可以让你对自己的“番茄钟日流量”心中有数。

大家是不是有经历过这样的事情，每次完成任务的时间往往会比原先预估的时间多出很多，这是什么原因造成呢？主要有以下两种可能的原因：

※ 做预估的方法或能力有待改进；

※ 工作开始后，又出现新情况、新问题，使得环境发生改变。

对于第二种情况，我们无法预言会出现什么新情况、新问题。但可以通过训练和监控，积累做预估的经验和技巧。每天早晨，在计划当天活动之前，检查“活动清单”表格中的每一项新活动，试着预估它们各自需要多少番茄钟来完成。你还可以快速浏览一下之前做出的预估，看看要不要修改。

例如，我将预估番茄钟数写在“活动清单”表格每个条目的右边。当然是用铅笔，这样如果我稍后遇到新情况，想要调整预估值的话，数字还可以修改。

2如何做出比较准确的预估呢？

为了更好做出准确的预估，我们可以用哪些方法？

01）多次预估

心理学家爱德华·福欧做过一个实验，结果显示，一个人做多次猜测的平均结果比单次猜测的结果更接近事实。他询问人们各种琐事。在没有告知答题者的情况下，某些问题稍后会重复提出。他注意到，一个人的多次回答的平均值，要比单次猜测的结果来得正确。

所以，为了让自己的预估误差小一些，我们也可以做出自己的“百万大决定”。一次又一次地做出新的猜测，即使没有新的情况出现。

02）活动拆分

假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。

如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。

03）参照昨日

有一个有趣的实验，一个人用一种简单算法预报天气，准确率竟然比气象局花巨资购买的系统一样高，他用的什么方法呢？很简单，叫做“昨日的天气”，内容就是“明天的天气和今天差不多”。

对未来成果的预估，基本上属于猜测。所以为什么不充分利用历史数据，假设它会重演呢？如果每天的成果可以进行量化，它就大致相当于未来的处理能力。通过测量每天的番茄钟数，你甚至可以不断对番茄钟数进行微调，来保持一个平均速度。

3一天几个番茄钟合适

建议时间管理的初学者1天的番茄数量为8-10个较为合适，那为什么是这个数量呢？

不如以我自己的工作日为例，来做一道计算题：

上班时间：08:00-17:30，其中12:00-13:30为午休时间，1天的工作时间为8小时，上午4小时，下午4小时。以每个番茄25分钟，休息5分钟来计算，1个小番茄的时间是0.5小时，如果上午4个小时全部安排，番茄数量则为4/0.5=8个。

因为自己是初步进行时间管理，要给自己留出充分的“偷懒”时间，刨去上班的准备时间和早上结束工作的缓冲时间，各计为1个番茄：8-2=6个。刨去中间一轮大番茄的休息时间（有可能是带薪上厕所），计为1个番茄：6-1=5个。那么一天可利用番茄数量为：5*2=10个。我们再来看看10个番茄总时长为：25min*10=250min=4H10min。

你可能会说，这样你一天真正工作的时间也就0.5个工作日，不觉得心虚吗？其实，在第一次看到这样的数据结果的时候，我也觉得有些少，不过经过一段时间的尝试，我发现在没有遇到公司突发的紧急任务的情况下，一天保持高效的工作近4个小时，是足够完成当天任务的。

这也就说明，我们可以根据个人实际情况，合理设置自己一个工作日内的番茄时间段，尽量将重要的工作放在头脑高效的时段，比如上午8:30到11:00，下午15:00到17:00等；不一定所有工作都要纳入番茄时间段里，找到适合自己的工作节奏即可。

4番茄用完了，预估活动没完成怎么办？

我们预估了自己完成任务所需要的时间，在执行过程中，会出现三种情况。第一种你刚好在预估的番茄钟完成，这种情况最好，说明你的预估能力强。第二种是高估任务，不用那么多个番茄钟就能达成目标。对于第二种我们有2种方法。

方法1：拼凑。将几个小的任务合并起来在一个番茄钟完成。不过建议是相关的小任务，不然学过计算机的都知道，频繁切换进程的开销是很大的。

方法2：过度学习。这是原版番茄工作法推荐的。它建议你提前完成了任务，不要立刻去开始新的，也不要立刻进入休息阶段，而是开始回思你做这个任务的过程，去想有没有更好的做法，有没有提升效率的空间，有没有相关的知识值得去学习。有时人要精通某一件事，就需要过度学习。

第三种是你低估了该任务，也就是说任务还没完成，但番茄钟却用完了。这个时候，我们就要做二次预估。猜测要完成这项活动还需要多少个番茄钟。然后，在之前的小方框旁边，按照二次预估的数目画上相应个数的圆圈。现在，每个番茄钟结束响铃时，你可以继续在圆圈里画Ｘ。要是还低估，那就进行第三次预估。如果第三次预估有失败了，我们不是再进行一次预估，而是要分析一下，为什么一次又一次反复地低估这件事？也许应当将活动拆开，降低复杂度。按照常理，活动越复杂，预估越不准。

所以对于复杂的任务，一个字：拆！超过7个番茄钟的任务是不允许的，你要想办法把它拆成更小的任务。番茄工作法本来就自带奖赏体制，它的奖赏就是每完成一个任务一笔划掉时的成就感，只有快速的阶段性的奖赏才能让你有更充足的动力完成任务。

5预估的情况如何记录？

在一天结束时，确认你已将跟踪数据填入“记录”表格，然后，可以对预估进行记录，给表格增加两列。方法如下：

新增的第一列，用来记录今天所完成活动中，有多少小方格没填满。假设其中一项活动被高估了3个番茄钟（+3），有两项活动被高估了2个番茄钟（+2和+2），还有一项活动被低估了2个番茄钟（-2）。把这些数字相加，“今日待办”表格中预留的小方格比实际用量多了5个，即总体预估误差为+5。

新增的第二列，用来记录重新预估的次数。即二次预估

有多少行是画圆圈的？三次预估有多少行是画三角的？

我们的目标是让这两列都为0。不过，由于预估误差的来源之一是不断变化的世界，新问题、新情况不断涌现，因此在预估番茄钟和实际用量之间总会有所差异。无论如何，第一列的总和应该是零，即高估与低估的情况互相抵消。新问题和新情况既可能降低、也可能增加活动的难度。以长期的眼光来看，这些误差应该能相互抵消。

（注：表格跟作者方法有点不一样，大家可根据自己情况变通）

总的来说，预估是一项可以锻炼的技能，预估越是精准，你对时间的掌控能力会越强。

【思考】

1. 你是否经常修改自己的预估？

2. 你是否会对复杂的任务进行拆解呢？

我的答案是：第一没有预估，第二喜欢一次性完成，所以导致经常熬夜。。但是事实上完成的效果并没有理想中那么好。

所以，一个好的工作计划安排和适合自己的时间管理方法还是很必要的~！

加油~

回见！