三个清单,搞定时间管理

前言

经常会看到一些朋友,在刚接触时间管理的时候,便一头栽进了工具里面。

Omnifocus、奇妙清单、滴答清单等等。在没有对时间管理有一个清晰的认识之前,便开始使用工具,结果就是成为工具的奴隶

一方面待办事情越积越多,一方面对时间管理失去了信心。

其实,在对自己的时间进行管理之前,我们应该明白,什么是时间管理

一、什么是时间管理

时间管理,简单来说,就是高效利用时间,在单位时间内,做更多的事情。

在某种程度上,也可以理解为增加时间长度。

在使用时间管理之前,我们先弄清楚,时间管理要达到的目的是什么?

必须做的事情,做得好。

不必要做的事情,也能做得好。

那么,我们就要为自己的时间管理,设定一定的原则

二、时间管理的原则

那么,时间管理的原则是什么呢?

很简单,就是:

分清轻重缓急

每天发生在身边的事情非常多,大事小事一大堆。如果你没有分清事情的轻重缓急,把精力充沛的时间段,用在处理一些鸡毛蒜皮的事情上面,而在身心疲惫的情况下,去处理一些重要的事情。那么就是颠倒主次,完成不了既定目标。而完成不了目标又会带来挫折感,挫折感又会影响接下来的工作。这样的恶性循环,导致了对时间、对自己失去了信心。

举个例子来说。

每天早上,经过一个晚上的休息,我会感觉到精力充沛,思维敏捷。这个时候我会对工作上一些非常紧急、重要的事情进行处理。

等到下午5点多接近下班的时候,大脑已经很疲劳了,这个时候我会来处理一些无需消耗脑力、体力的事情。比如说做家务,整理一下办公桌等等。

相反,如果我用早上的时间来做家务,整理桌子。没错,我的桌子,屋子会收拾得特别干净。但是,到了下午,在处理工作上的事情的时候,我感到疲倦不堪。那么做出来的工作,必定是错漏百出。

这是一个浅显的例子,但也是很多人的常态。

三、时间管理的清单




那么,如何解决这种问题呢?

答案很简单,就是使用接下来介绍的时间管理清单。

1、Inbox

首先,在一天工作开始之前,你要对今天该做的事情,有一个大概的了解。

然后写下来。

我们可以创建一个清单,一个笔记,甚至是一张纸。然后把要做的、无论轻重缓急,先写下来。

这个就是时间管理里面的收件箱【Inbox】概念。

举个例子。

我今天的待办事项有:

1、完成XXX的开发工作

2、完成知乎答题

3、购买面包

4、阅读XXX

......

先对自己要做的事情,有一个清晰的了解。

2、轻重缓急

写下来之后,就要对它们进行排序了。

排序的原则是:

(一)紧急重要

(二)重要不紧急

(三)紧急不重要

这三个,对应下文所要介绍的:Focus、Rest、Funny。

3、安排

3.1、Focus List

首先自然是紧急且重要的事情。对我来说,工作便是排第一的。

完成XXX的开发工作。

我会将这个事项,放在Focus List当中。什么是Focus List呢?这个一个需要我用大块的时间,专注且认真地完成。

很多人会把这个事项,直接丢进TODO List。这样做是非常不好的。为什么呢?

因为这是一个非常笼统的目标,它既没有下一步安排,也没有明确要达到的目标,甚至要花费多少时间,都没有明确的计划。由于没有明确的目标,以及行动,会导致自己再一次犯拖延症。

当你看到这样一个目标的事情,会觉得一头雾水。那么,既然大目标可靠,就分解成小目标。

我会将这个大事项,分解为最小单元,以及要达到的效果,花费的番茄钟。

比如说:

1、查阅XX资料

2、整理XX资料

3、构建思维模型

4、完成XXX开发工作

5、总结工作

......

然后,我每次只要按照清单,去完成相应的工作就行了。井井有条,既能从大局上,查看项目的完成进度,又不需要花费太多脑力,去思考什么怎么做。

3.2、Rest List

当然,人也不可能时时刻刻保持精力充沛。在完成Focus List的过程,难免会感到疲倦,这个时候是停下来,休息还是做点别的事情呢?

有研究表明,大脑在努力工作所消耗的能量,并没有比休息的时候,多出许多。

使我们感觉到疲倦的原因,往往是对这件事情的新鲜感减低。对于大脑来说,切换到别的领域,反而会重新使大脑变得兴奋。

这个时候,不妨做一下Rest List里面的事情。

什么是Rest List呢?简单来说,就是重要但不紧急的事情。

比如说:

阅读、写作等。

在完成了四五个番茄之后,不妨稍微切换一下,用一两个番茄的时间,来完成Rest List里面的事情。

一般我会把这个时间,安排在午饭后的一个小时。这个时候刚吃完饭,有点困,不能高效完成Focus List里面的内容,那么就来完成Rest List里面的事情。

由于Rest List里面的事情,都是自己喜欢做的事情,做起来也无需花费太多的意志力,反而是一种放松和享受哦。

在放松过后,也能够较为轻松地,以饱满的精神切换到完成Focus List里面的工作

3.3、Funny List

完成了一天的工作,吃个晚饭,回到家。顿时感到精疲力尽。这个时候,意志力最薄弱。

但是,家务、购置物品等事情又不得不做。

在这个时候,做这些无需花费太多脑力的事情是最最合适的。

比如:扫下地,拖下地,去超市买东西...

既能够让自己的房间干净起来,又能够进行小小的锻炼。

四、工具

对时间管理有了明确的认识,这个时候,我们再来谈谈工具,才不会颠倒主次。

明白了如何进行时间管理,才能够发挥工具最大的作用。

在之前的文章我提到了,最好的工具,必定是多平台同步的。

所以我选择Evernote进行时间管理。

什么?Evernote不是笔记管理软件吗?怎么进行时间管理呢?

上面我们提到了3个Lists,对工具的要求还真不高。

首先每天我会在Evernote里面新建一条笔记,然后写上xxxx年xx月xx日计划

新建一个表格,如下图所示:




是不是非常简单呢?

Goal:表示要达到的目标。

FeedBack:表示我做完这件事,进行总结之后的收获。

Rest List、Funny List使用都是同样的。

或者,你也可以在各类TODO Tools里面新建各种各样的Lists,按照这样的原则进行设置。

记住,要使用工具之前,先要想明白不使用工具之前,该怎么做。

一味地研究工具,没有背后的流程思路,很容易就成为工具的奴隶。

五、总结

不知不觉中,夜已渐深。回头翻看今天的TODO List,并没有浪费时间,该做的事情都做好了。

心里满足之余,打开Kindle,随着美妙的文字,渐渐沉入梦乡...

希望大家点击关注,接下来会有一系列文章写时间管理和知识管理,谢谢大家!

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