时间管理的经典思维工具

在学习力专题下,我来给大家分享有关时间管理的思维工具。用心观察的小伙伴会发现,这几天我的主题日更是有规律的,我是按照目标设定-计划拆解-行动的逻辑进行的,而时间管理其实就是行动过程中比较关键的能力因素。小鹿在讲复盘课的时候提过,时间管理的问题,其实归根结底是目标管理的问题。我们一再强调,目标不明确,再强的时间管理能力也没用

因此,在满足明确目标、有效拆分计划的前提下,时间管理能力才是如虎添翼的能力。

我们想一下这样一个场景哈,就是忙碌的周一,老板突然出现在你身后,说,有个项目要你紧急跟一下。可是手头的工作一大堆,其中还有重要的几件大事项,这时候你该怎么办?

这里,我分享给大家两个都不陌生的时间管理工具——四象限法和8020法则

首先是四象限法。就是,我们将事件按照重要性和紧迫性分为这样四类:重要紧急事项(第一象限)、重要但不紧急事项(第二象限)、紧急但不重要事项(第三象限)、不紧急也不重要事项(第四象限)。 


这四类事件,我也给大家一些例子:

重要紧急事项(第一象限):

紧急情况、迫切问题、期限完成、准备事项。我把这类事情叫做生存象限,不解决这类事件,很可能自己的工作会受到比较大的直接影响。

重要但不紧急事项(第二象限):

准备工作、预防措施计划、维持人际关系、休闲充电提高学习能力。这类事件是未来事件,是将视野聚焦在未来发展上,虽然现在不太紧迫,但是却对未来的发展有重要作用。这类事件一旦不受控制,就会发展为第一象限事件。

紧急但不重要事项(第三象限):

造成干扰的访问、电话信件、报告、会议、许多紧急事件、许多凑热闹的活动。这类事件是干扰事件,是我们不太喜欢但又不可避免的事件,我们需要学会授权和拒绝,以减少这部分事件所用时间的占比。

不紧急也不重要事项(第四象限):

忙碌而琐碎的事、处理一般文件等、过多的消磨时光的娱乐(煲剧、刷手机)。这类事件是黑洞事件,为什么这么说呢,这类事件往往是比较消磨时间的,就像黑洞一样,吸走我们的时间和精力,需要警惕。

我们来看看成功者和普通人之间在这四类事件上时间的分配差异吧!

第一象限第二象限第三象限第四象限

普通人25-30%15%50-60%2-3%

成功者20-25%65-80%15%<1%

由此我们看到,成功者或者说高效能人士往往把焦点放在重要但不紧急的事项上。


好,我们接下来来说说8020法则在时间管理上的应用:

分为三步:01 安排事项;02 工作价值分类;03 时间和精力分配

这三步就比较简单,只要抓住一个前提:重点做20%的重要性是80%的工作。我们来看看一个案例:

一个部门负责人的一天可以这样安排:


其实呢,大家会发现,时间管理的思维工具有共通的地方,那就是明确什么对我们来说是重要事项。只有知道这一点,你做的时间管理才是有意义的。这和我们一开始说的理念是相吻合的。所以,请大家在使用时间管理工具之前,先做好目标管理。

而时间管理的方法,也不是固定不变的,它可以根据你自己的实际情况进行演变,例如四象限法和8020法则结合就可以演变出ABC事件分类法,简单来说,就是给一天的事项进行分类排序。具体可以看下面这个图:

时间管理在目标管理的基础上才能做得好,用得精,不断复盘和调整,才是不断改善的关键喔!

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