周日读书-【时间管理】时间管理绝招:衣柜整理法(一)

时间管理绝招:衣柜整理法(一)

“我给你说说我是怎么整理衣柜的吧:首先,我会将衣柜里的东西全部取出来,随意地放在床上。然后,我会将散落在床上的衣物进行分类,比如,哪些是再也穿不了的衣服,哪些是秋冬季穿的衣服,哪些是最近就要穿的衣服,把它们在床上整理好。接下来,规划好衣柜的空间,哪个地方放内衣,哪个地方挂西服,哪个地方放运动衣,等等。然后按照这些规划,让所有要穿的衣物全部各就各位,不再穿的衣服和其它季节的衣服单独存储。不仅如此,还要每周对衣柜进行整理,看看是否有衣物没有放置好,或者是看看上周都穿了哪几件衣服,考虑下周想穿什么衣服。最后,在正确的场合穿合适的衣服。建立了良好的衣柜整理流程,再也不用临出门的时候把衣柜翻个底朝天了。”

“听起来蛮有条理的,但我还是不明白,这和时间管理有什么关系?”小强问。

“其实这五个步骤对应着时间管理秘诀的五个水平流程:收集,处理,组织,回顾,行动下面咱们详细地聊聊这五个水平流程。”

一、收集:清空衣柜

(一)收集

“为什么要收集呢?这五个步骤是必不可少的吗?”小强问。

“是的,无论在什么情况下,我们在工作时都将经历这五个阶段

1.收集一切引起我们注意的事情;
2.加工处理后,确定它们的实质以及解决方法;
3.组织整理得出的结论;
4.把它们列为我们行动的选择方案;
5.行动。

收集这个环节是‘衣柜整理法’的第一步,它要我们收集‘一切引起我们注意的事情’。举个例子来说,你正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料,这是一件重要而且紧急的事情,这时王总突然给你打来电话,要你联系一下供货商,告诉他们支票会在下周一送去,你应该怎么处理呢?立即去做吗?不,先记录在一张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。这时候研发部的小王跑过来找你,让你提供新版本软件的用户使用调查报告,你应该怎么处理呢?立即去做吗?不,记录在刚才的那张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。突然,Outlook弹出一个对话框,收到了一封新邮件,怎么处理呢?立即去查看吗?不,先记录在那张纸上,然后继续集中精力准备会议资料。刚工作了10分钟,我打来电话,要你在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗?不,先记录在那张纸上。20分钟之后,同事在MSN上问你哪天有空一起去打羽毛球,你回复他你在忙碌中,然后呢?马上考虑打羽毛球的事情吗?不,还是记录在那张纸上。又过了40分钟,孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给你。你在接到的时候马上研究一下报表吗?不,将它放在一边,同时在那张纸上做好记录。

如果你恰好这样度过了忙碌的3个小时的话,你的那张纸上应该和下面类似:

收集篮
1.联系供货商,周一会将支票送去。
2.给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。
3.查看邮箱。
4.周五之前拿出新产品的销售策略。
5.哪天有空去打羽毛球。
6.研究上个月市场推广费用明细报表。

我们将这张纸叫做‘收集篮’,纸上写的东西叫‘材料’,将这个过程称为‘收集’。当然我这里为了说明原理,列举的都是最有代表性的事件,使用的是最朴素的工具。关于这些,我们一会儿再谈。”

“按照我以前的处理方*怎么样呢?”小强一边想着一边自语道。

“这个你应该比我更清楚,你可能会:

1.被其他事情干扰之后,重要而紧急的会议资料将无法按时完成。
2.正在思考销售策略的时候,被其他事情打断,无法继续思考下去。
3.每一件事都无法集中精力去做,创造力和执行力大打折扣。
4.在被临时突发事件干扰手头工作的同时也影响了自己的情绪,增加了压力和紧张。
5.你硬扛着压力努力工作,可工作还一点没有要结束的迹象,于是你很烦躁,对同事没好脸色,对上司牢骚满腹,对工作敷衍了事,随后,同事、上司、工作也以其人之道还治其人之身,这就形成了一个恶性循环。
6.对每一件事情都立即去处理,结果陷入了盲目的陷阱,无法分清主次。”

“被你这么一说,我还真够惨的。”小强说。

“工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活?何必因为工作搞得人焦虑、亚健康那么惨呢?正如大卫?艾伦(D*id Allen)所说,我们应该在工作时尽量追求一种‘心如止水’的境界。空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态,我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中,池塘中的水会有何种反应呢?答案是:依照所投入物体的质量和力度作出相应的反应,然后又归于平静。池水既不会反应过激,也不会听之任之。我们在进入这种状态的时候会发觉时间过得很快,感觉自己能控制一切,完全没有紧张的感觉,要达到这种‘心如止水’的境界,需要不断地练习和优化‘衣柜整理法’。

记住,收集的关键是将“一切引起我们注意的东西’放在‘收集篮’里,在清空大脑的同时达到‘心如止水’的境界”。

(二)清空衣柜

“心如止水’的境界……高,实在是高!”小强一边思考着一边赞叹。

“接下来聊聊收集工具的问题,用来做收集的工具其实蛮多的,有纸质的工具,也有数码的工具,比如:

实实在在的工作篮或者将桌面的某个区域制定为收集区
纸制的记事簿、便签、备忘录
电子备忘录
录音设备
电子邮件

具体的工作篮:标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的,用于存放纸制资料,如文件、资料、发票、请柬等。

书写用的纸张或记事簿:活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本,都可以出色地捕捉你的灵感。便笺的好处是可以贴在你的办公区域里,随时提醒自己,而备忘录和记事本可以用来做一些更系统的事情。

电子记事簿:现在的电子产品层出不穷,几乎所有的手机都支持便笺、行事历功能,但是如果你打算好好地管理时间的话,还是推荐你用功能强大的智能手机。

音频产品:目前,可以使用的产品包括电话应答机、语音信箱、录音设备——如数码录音机或者微型磁带录音机。这些设备都可以临时储存那些你需要记录或处理的音频信息,使用这样的工具最大的好处是可以毫不费力地收集你大脑里的想法,做到几乎完全同步,但是这需要有一个整理的步骤,因此在我们周围很少有人这样做。

电子邮件:如果你是通过电子邮件与世界的各个角落保持联系的,那么,你的计算机中就包含着一些临时区域,可以用于保留收到的信息和文件,以备日后浏览、阅读和处理。邮箱的管理也是一门大学问,如果能将自己的电子信箱整理得条理清晰,那你的工作也将如此。

关于工具的使用,我们还有下面几条军规:

1.收集工具越少越好。有些人喜欢用笔、纸收集,有些人喜欢用手机收集,有些人喜欢用Outlook收集,这都无可厚非,但是如果你既用笔、纸,又用手机,还用Outlook去收集的话,那就犯了大忌。我们要根据自己的情况去打造自己的收集系统,比如我一直以手机收集为主,搭配笔、纸进行收集。我的手机是全键盘的,录入起来很方便,不论是工作中,还是公交车上,或者是在朋友家里聊天,随时都可以记录下大脑中的想法。比如说,在工作的时候突然想到老婆让晚上回家买点面包,赶紧记在手机上,设置好下班后提醒自己,然后继续工作。这样我的大脑里虽然暂时因为这块小石头泛起了涟漪,但是很快大脑又恢复了正常工作状态。

2.保证5秒钟内拿出工具。灵感总是稍纵即逝,如果你在5秒钟之内还没办法取出你的工具,那你就需要考虑换一个收集工具。早晨一到办公室我就会拿出我的收集本,上面记录着昨天工作的完成情况,以及今天需要完成的工作。在简要浏览之后,将收集本放到右前方的位置,保证自己随手可及。然后在这一天内,将所有和工作相关的东西全部写在这个收集本上。下班后,再浏览一次今天的工作,将已经完成的从收集篮中删掉。合上收集篮之后,就可以带着轻松的心情回家了,呵呵。

3.定期清空这些工具。我可不想自己的收集本上密密麻麻写满了未竟事宜,我的目标是今日事今日毕。工作篮只是一个暂存器,我会在每周五的下午回顾一下我的收集篮,把里面不用的东西、已经完成的东西、交给别人做的东西全部清除掉,用一个空空如也的收集篮来迎接周末的到来。

小强这时候已经在按照老付说的做了,他一边听着老付亮出他的绝招,一边将他自己关于‘衣柜整理法’的一些迷惑和想法记录在星巴克提供的便签纸上。看老付已经将收集部分说得差不多了,这时候才开口道:“看来今后我也要随身带上‘收集篮’了,呵呵。怪不得老总身上总是带支笔,原来那就是他的收集篮啊,呵呵……”

“这个你错了,咱们的老总是不会将收集器带在身上的。你可以注意观察一下,他身上只有笔,没有纸。知道什么原因吗?他那支笔是用来签字的,而不是用来做收集用的,呵呵,他的收集器是他的秘书小张,所有的东西都存放在小张那里。”

“哦,原来这样,配不起秘书就只能用笔、纸了,呵呵。我还想问一下,我们收集了那么多乱七八糟的东西,该怎么处理呢?”小强问。

二、处理

(一)为衣物分类

“还是拿前面的例子来说吧,咱们把刚才的收集篮拿出来看看。”

收集篮

1.联系供货商,周一会将支票送去。
2.给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。
3.查看邮箱。
4.周五之前拿出新产品的销售策略。
5.哪天有空去打羽毛球
6.上个月市场推广费用明细报表。

“嗯,收集篮里已经有一堆事情了,可是当时我们为了保持思绪的平静、注意力的集中,甚至还不知道他们究竟是一些什么事。在我们集中精力将下午2点的会议资料准备完毕之后,开始将注意力集中在收集篮上,我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上‘可以执行’或者‘不能执行’的标签。”

收集篮

可以执行 联系供货商,周一会将支票送去
可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
可以执行 检查邮箱
可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略
不能执行 哪天有空去打羽毛球?
不能执行 上个月市场推广费用明细报表

“我们处理收集篮的时候不是随意处理的,应该遵循下面几个原则:

处理收集篮的几大原则

1.从最上面一项开始处理。这个原则是非常重要的,每一件事情都必须获得均等机会的处理。‘处理’这个动词并不意味着‘花费时间’,它仅仅是指‘判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后相应地处理掉’。无论如何,你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部,而且不逃避任何一件事情的处理。

2.一次只处理一件事情。这里仍然遵循‘脑袋里只装一件事’的原则,处理完一件事以后再去处理下一件。

3.永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外)。当你第一次从收集篮中取出事情时,立刻判定它的实质以及处理方法,永远不要把它再次放回收集篮内,争取第一次就把它做到最好。

回到我们的例子上:

1.联系供货商,周一会将支票送去。这显然是可以执行的,只需拿起电话即可。
2.给研发部小王提供新版本软件的用户使用调查报告。编写用户使用报告是部属小李的工作范畴,这件事需要委托给他处理,因此,这件事也是可以执行的。
3.检查邮箱。看看那封邮件是垃圾邮件,工作邮件,还是淘宝的通知信,这个也是可以执行的。
4.周五之前拿出新产品的销售策略。这是一项新的任务,虽然不是一下子就可以完成的,但也是可以执行的。
5.哪天有空去打羽毛球。哪天去打羽毛球是现在无法决定的,只有等某天有空闲了,才可以执行,所以,这件事情暂时是不能执行的。
6.研究上个月市场推广费用明细报表。孙会计拿给你这个报表不是让你去执行的,而是在你这里存档,以备日后查询,所以,它也是不能执行的。

我们通常将不能执行的任务分为三类:

1.垃圾:这类事情千万别去做,它浪费时间,浪费生命。我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉,因此在我们的例子里,没有一件垃圾。

2.将来某时/也许:比如说‘哪天有空去打羽毛球’,这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情,这类事情多不胜数:4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术,等等。

3.参考资料:比如‘研究上个月市场推广费用明细报表’,会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情,或许今后的某个时候会用得上,对待这类事情的正确方法是分类归档。”

(二)处理:为衣物分类

收集篮

可以执行 联系供货商,周一会将支票送去
可以执行 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
可以执行 查看邮箱
可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许 不能执行 哪天有空去打羽毛球
参考资料 不能执行 上个月市场推广费用明细报表

可以执行的事情我们分为五类
1.2分钟之内能搞定的事:打一个电话是2分钟可以解决的事情,对于这样的事,我们采取的行动应该是——立即去做

2.需要多个步骤搞定的项目:工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的,例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’,你可以立即去做吗?不行,因为你还不知道该怎么去做。

3.指派给别人完成的事:这类事情是我们最喜欢的,因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上,比如‘提供新版本软件的用户使用报告’,你可以打电话给小李,说明这件事情,并且告诉他,下周三之前必须完成。

4.特定时间做的事:这些事就是我们写在行事历里的事情,一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情,因为你需要今天做一些,明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的,比如下周三督促小李提交用户使用报告。

5.待办事项:这些就是剩下的普通任务了,比如例子中的‘查看邮箱’,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。”

收集篮

2分钟任务,可以执行:联系供货商,周一会将支票送去
委派任务,可以执行:给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
待办事项,可以执行:检查邮箱
多步骤项目,可以执行:周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许,不能执行:哪天有空去打羽毛球?
参考资料,不能执行:上个月市场推广费用明细报表

“上面提到了‘2分钟任务’,这是一个非常有趣的原则:如果是2分钟之内能够做完的事情,那就请‘立即去做’。 比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话,等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单,任何时候想做都可以做,但是往往拖了又拖,到一天终了的时候又抱怨‘事好多,真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘烦琐小事’的。

一般情况下2分钟可以使人放松,又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”,也就是说这不是一个绝对值,就像人的体温一样,都是有差异的,不必强求。你可以是2分钟,也可以是1分钟,甚至30秒。如果真的超出预计的话,需要分情况去考虑。还是举例来说吧,如果你本来计划要打2分钟电话,但是现在却超过了,那么是不是要继续呢?当然要!如果你计划用2分钟给老板汇报工作,但很不幸,汇报时老板又要跟你谈另外一个问题,那是不是要继续呢?当然要!

你可能会说:‘咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗?不是要尽量避免裂痕时间吗?为什么我们要被2分钟原则打断呢?’理由是,如果此时不打断,那么以后会损失更多。举个例子:你正在集中精力写市场报告的时候,老婆一通电话进来说:“老公,咱家水管坏了,找物业修理好吗?”虽然很想说:‘你怎么不自己打!’但是显然,这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业,说明问题,约好维修时间,再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情,思路应该不会完全丢失,就当做休息了。相反,如果这时候你不立即去做的话,那你需要打开收集工具,把这件事情放入你的时间管理系统,.做好提醒,以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍,得不偿失。好,到此为止。‘处理’环节我先说这么多,就靠你自己去实践了。”

“等等,老付,我觉得第一个环节,也就是‘收集’环节,是很容易实现的,自己平时也在做类似的事,只不过做得不够彻底,没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性,所以自己经常会感觉到手忙脚乱,这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些烦琐,要在收集篮里先写下是否可以执行,然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗?”小强认真地听完了老付的讲解,指着桌上老付画的表格说。

“哦,是这样的,我可能没有解释清楚,判断是否可以执行,以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作,不需要写在收集篮里。还记得我前面说过,大脑是用来做分析和创造性思考的,那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以,到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已,其他的,经大脑迅速处理后将会被写到其他清单,包括将来某时/也许清单,待办事项清单,项目清单等,这个后面我还会说到。

当我提及一个‘清单’时,请注意,我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种:

1.一个文件夹:包括一些各自独立的记录,记录着同属于一个范畴的事物。

2.在一张有标题的纸上列出的真实的目录

3.一个软件程序或者电子记事本中的详细目录:比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。

一张有标题的纸可以当做:‘收集篮’、‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”

“哦,明白了。”小强很满意地说。


文章版权信息

  • 原文作者:邹鑫
  • 原文地址:《小强升职记》
  • 本文关键词:时间管理,周日读书,小强升职记,衣柜整理法,收集,处理,
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