Excel003-想怎么拆就怎么拆

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布衣公子PPT
2017.04.12 16:58* 字数 2181

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▲本期分享技能请观看

Excel技能分享推出不久,就收到很多小伙伴的留言和打赏,给了我无限的动力,非常感谢大家的支持,最近几天在微信公众号后台,看到很多朋友的提问,经过整理归纳,我发现了几个比较集中的问题。

上面的三个问题,前两个是有关工作表快速拆分的问题,最后一个是工作表批量另存的问题。一提到批量操作基本上都要用到VBA编程,但是这个门槛有点高,可能刚接触Excel的朋友很难驾驭VBA代码,所以我苦思冥想,多方求解,终于找到了一种不用VBA就能批量拆分工作表的方法——数据透视表。

很多朋友会说,数据透视表不是用来进行数据统计的么,和拆分工作表有什么关系?不要着急,不需要您懂怎么进行数据统计,只要按照下面的操作,就能轻松学会。

①创建数据透视表

我们首先要将普通的表格(员工花名册)转换成数据透视表,具体方法如下:【插入】→【数据透视表】→在数据透视表字段中勾选全部字段(根据需要可以去掉某些字段),字段会默认放到行区域。动态演示如下:

友情提醒:Excel2016在您勾选日期字段时会自动添加【年】和【季度】字段,如果不需要,您可以将前面的√取消选择。

②调整数据透视表格式

默认条件下创建的透视表看起来不是很和谐,我们需要进行一些调整,让数据透视表更接近我们员工花名册的格式。

方法是:点击数据透视表任何位置→【数据透视表工具】→【设计】→【分类汇总】不显示分类汇总→【总计】对行和列禁用→【报表布局】以表格形式显示。动态演示如下:


友情提醒:


1)有时数据透视表会自动将日期变成月份格式,我们只要右击鼠标,选择【取消组合】就可以显示正常的日期了。

2)有时日期会显示成####,这是因为字符宽度超出了列宽,我们只要把列宽调大就可以了。快速调整列宽适应单元格字符长度的快捷方法是:选中要调整的列,将鼠标指针放到列号与列号之间,当指针变成十字后双击鼠标左键即可。

③按部门拆分工作表

【部门】是我们要拆分工作表的依据,所以要先将【部门】字段放到字段列表的筛选区域才能进行拆分。具体方法如下:

选中调整好的数据透视表→右击选择【显示字段列表】→将【部门】从行区域移动到筛选区域→【数据透视表工具】→【分析】→【选项】→【显示报表筛选页】→【部门】→【确定】。动态演示如下:


④按员工入职年份拆分工作表

我们的花名册中只有【入职日期】,没有显示入职年份,那么怎么按照年份来拆分呢?方法很简单,一键搞定。

单击数据透视表【入职日期】一列的任何位置→右击鼠标→【创建组】→选择【年】→【确定】,用这种方法就可以将日期转换成年份。拆分方法同按部门拆分工作表类似,此处不再赘述。动态演示如下:

⑤工作表组的批量操作

同时选中多个工作表可以对工作表组进行相同操作,例如将数据透视表贴成数值,进行格式设置等。

之前有小伙伴留言说让我讲讲VBA,其实VBA 没有我们想象的这么高深莫测,高不可攀,我们学习Excel的每一个阶段都可以跟VBA打交道,让我们来看看到底怎么搞定VBA。

学习VBA 要经历四个阶段,您可以根据自己的实际情况决定自己究竟要达到什么样的水平。

①学会套用。直接拿别人写好的代码来用,不过局限性很大。
②学会录制。自己录制一些简单的宏,新手比较容易上手,还是有一定局限性。
③学会修改。需要懂得一些VBA代码的知识,要求比较高。
④学会编写。这个是大神级别要干的事情。

如果您不会写VBA代码,或者您根本不知道什么是VBA,不用担心,我们可以先从套用开始。Teriss为您贴心准备了工作表批量另存为工作簿的VBA代码,已存为VBA模块,您只要知道怎样导入模块就能轻松使用这个功能啦!

导入模块之前,先要打开VBA编辑器,方法如下:
【文件】→【选项】→【自定义功能区】→勾选【开发工具】→【确定】→【开发工具】→【Visual Basic】或者直接按快捷键Alt+F11。

导入模块的姿势如下:VBA 工程窗口右击鼠标→【导入文件】→选择模块文件(.bas)→【打开】→关闭VBA 编辑器。动态演示如下:

想知道怎么实现批量另存工作表的功能,快来看看使用指南吧。

为了方便大家使用,今后所有提供的模块文件都会采用快捷键调用的方式。方法如下:

①选中需要另存的工作表。选择连续的工作表可以按shift键选择第一个工作表,再选择最后一个工作表,选择不连续的工作表可以按住ctrl键点选工作表。

②使用快捷键 Ctrl+Shift+Q调用VBA功能。

完成上述操作后,您就可以在当前工作表所在路径的文件夹中找到一个名为【拆分好的工作表】的文件夹,被另存的工作簿就存在这个文件夹里,工作簿名称默认为工作表的名称。

可能您在使用模块文件的过程中会遇到下面2个问题,让我来一一为您解答。

【问题一】插入模块后对Excel进行保存时总是提示:无法在未启用宏的工作簿中保存以下功能,应该怎么处理?

【解决办法】如果您想要此模块在您下次打开之后还能起作用,请点击否,然后将文件保存成Excel启动宏的工作簿(.xlsm),动态演示如下:

【问题二】保存时总是提示:请注意!您的文档部分内容可能包含文档检查器无法删除的个人信息。


【解决办法】在信任中心中将保存时从文件属性中删除个人信息前面的√取消勾选。动态演示如下图:

今天的内容就分享到这里,非常感谢大家一直以来对布衣公子的关注和支持!如果您有任何PPT和Excel技能方面的问题,您可以给公子留言,有可能您的问题就会在下一个视频中出现!

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