老刘是办公室主任,一天忙到晚,一千多人的单位,每天的事十件二十件,领导开会要材料;各科室报送物料申请,审批,签字,购买,报账;事无巨细,都要管。为此,老刘总要加班,才能完成一天工作。繁重的工作,促使老刘想办法,利用好工作时间,尽可能不加班。
真巧,老刘朋友介绍了一本书给他,《深度工作:如何有效使用每一点脑力》,仔细读了一段时间,老刘领悟到了两点,不仅能助力提高工作效率,减少时间付出,而且自己也能按时下班,加班情况越来越少。
这两个办法
一、抵御干扰
虽说办公室事多,但相对清静,尤其是给领导写文,一般别人就不来打扰。老刘因为身份特殊,为方便大家及时找物料,各科室办公微信群都有他,平时老刘怕耽误大家工作,整天拿着手机盯着群信息,以便处理需要他的工作。其实大部分时间里没那些需要办公室参与的工作,这个看信息的时间白白浪费了。
意识到这个,老刘主动联系了各科室负责人,要求退出群,自己组建了办公室微信群,把各科室负责人拉进来,有事就可以联系,所以没事,群内不会有繁乱信息干扰。老刘这是把主动权掌握在自己手中,时间也就自己支配了。一下子,老刘发现省出太多时间了,一天里有整段平静时间,干其他工作,效率高,用时少。
第二、科学规划
日常生活里,家里缺盐就去买盐,缺醋就去买醋。办公室里要是缺什么现买就不现实了,不能缺块橡皮就去买,缺个文件夹也去现买。以前老刘确实也这么干过,因为怕审计不通,只能缺啥买啥。看了书里说的,要有计划完成工作,他恍然大悟,着手开始整理资料。
第一件事,他调出半年办公室频繁购进的物料品种,数量,用的科室。打表,写报告,找领导申请一次性多购进些,提高办公效率,减少科室等待时间。
第二件事,总结日常工作和突发性事件。做出日常性工作,和突发性工作的应对办法。即使老刘不在,其他办公室人员也能自如处理,这样老刘第一次请了年休假,和家人好好的出去游玩了一次。
老刘还在办公室上班,他开始计划明年的出行计划了。你呢?