读书笔记|如何开始时间管理?(下)

没有愿景,一切都是空想;没有行动,一切都是噩梦。

在时间管理中,有了目标、计划,就有了愿景,有了执行力和行动力,愿景才有机会实现。

我也知道“要事第一”原则,但“臣妾不知道怎么做啊?”

大家都知道做事要分轻重缓急,了解过时间管理的朋友都听过“紧急重要度模型”,它是由时间管理大师史蒂芬·科维提出的一个时间管理理论(也有说是艾森豪威尔提出),也就是“四象限法则”,这四象限分别是: 既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

根据事情的紧急性和重要性,就可以把每天的任务清单归类,并按计划完成清单。比如这样:


重要紧急度清单

你可以写下你一天/一周的事情清单,然后按照上图紧急重要度归类到四象限中。

同时可以反思,有哪些事情是被遗漏的?哪些是真正重要的事情才是你的目标任务?

经过一段时间的记录和计划,可以很快发现自己某些时间安排是否出现了问题。

一般来说,四象限事件处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。


四类事件如何去做

时间管理“四象限法则”加“二八法则”更配噢~

生活中到处都是“二八定律”,“二八时间管理法则”来源于著名的二八定律——巴莱多定律,他认为,在任何一组东西中,最重要的只占约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。

“二八时间法则”大致是表达“80%的成绩是在20%的时间内取得的”换句话说,我们所做的大部分事情都是低价值的。

按照二八法则,要拟定好远期目标和近期目标,确定每天、每月、每年的行事日程,然后加到四象限矩阵中,接下来就是开始执行了!

使用二八时间管理法则,你需要:

重新对工作时间表进行审视

果断放弃低价值事件

找出真正值得你花费时间精力去做的事


正确的时间做对的事情

给个不成熟的小建议:

将每天要做的事情清单分为“必须做的事”、“应该做的事”、“能够做的事”;

“必须做的事”是每天的关键任务,约占20%,其他为普通任务,约占80%;

每天为自己设置“大Boss”,只设置一条,每天首先尽力完成这个核心任务。

实在不行就用压轴法——GTD时间管理法

时间管理有很多工具和系统,Getting Things Done(GTD)就是其中一套行之有效的系统,分5个步骤,整个流程可总结成10个字:收集、处理、管理、执行、回顾。


GTD步骤图

具体做法——

1、收集任务:与其抱怨事情多得无从下手,不如将它列成一条条任务,形成“待办事件列表”。

2、整理事件:绝不要把事件放回收集箱中,处理完一件,便划掉一项任务。

如果一项事情需要花费至少两分钟时间,那有几种选择:马上去执行;委托他人去做;直接延期;将它存档或直接删除;为他定义一个合适的目标,以便下一步具体执行。

3、组织事件:为了针对下一步的行动,形成具体的项目清单

等待处理清单。记录那些需要他人来做的事情。

将来处理清单。记录那些延迟处理且没有具体完成时间的计划。

下一步处理清单。具体的下一步工作。

4、果断执行:集中精力去做!(后面的番茄工作法可以参考)

5、回顾系统:按日、周或者月进行回顾,统计,以制定下一周或下个月的计划。


图解大概是这样子的

用GTD法则主要是为了将所有被拖延、被集中的工作放到一起处理、归类来做,使大脑更专心思考处理眼前的事情,而不是焦虑。

最后介绍下“简单做”的ZTD法则(Zen To Done)

ZTD法在实施中并没有多少明确的要求。不过,还是有5条标准可以给参考!

1、全面收集,简要记录

2、快速处理,确定重点

3、专心执行,对目标进行确认

4、简化任务,设定常规

5、保持清洁,充满激情

既然是简单法则,就不做详细说明了,感兴趣去找找相关书籍或介绍ha~~

关于时间管理还有很多方法,“要事第一”就说这么几种好评也好用的工具法则了,从中挑选适合自己的方法开始消灭任务清单吧!

划重点!最常见也是最有效的番茄工作法

问:有了那么多计划跟方法,关键还是靠“执行力”。那如何有效提高执行力和专注力呢?

我:可以下载一个番茄钟app,比定闹钟方便!选择一个任务,将番茄时间定为25分钟,中间不做其他无关任务的事情,闹钟时间到立刻停止,然后休息5分钟。以此循环。每4个番茄钟休息15分钟。

具体怎么使用番茄工作法?准备三张纸写上——

今日待办事项:填写今日日期,你的名字,列出打算今日进行的活动,分配优先次序。25分钟响铃,一个番茄钟完成,在今日代办表格活动旁画×。

活动清单:填写名字,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序,表格可以用很多天,不断更新,划掉已经完成的。

记录表格:结束一天工作之后,将原数据复制到记录表格(日期+完成番茄数),进行分析观察,改进方法。


番茄法是为了提高专注力,集中精力完成任务。所以不适合用在空闲时间和消遣上,比如看杂志看电影。

推荐你跟我一起用:时间分割法

时间是可以分割成不同的片段,人们将不同的时间片段定义为不同的名称即为时间分割。

而我,将一天不同时间段做不同任务和事件定义为我自己的时间分割法则。当然,每个人的职业、生活习惯等不同,不一定完全适用。

常态时间:作为一名标准的上班族,通勤时间、午休时间这些都是固定的,我称为“常态时间”。一般我提前选好或下载好音频,坐地铁公交时听,再用印象笔记或有道云记下关键词。

黄金时间:可以大段专注的时间,比如清晨早起时间。那早起做些什么呢?

多选题:

1、写晨间日记,写今日计划、写to do list

2、锻炼身体(瑜伽、跑步、keep塑身)

3、阅读写作(早晨思维是最清晰的,千万不要浪费时间去刷朋友圈了)

4、学习英文,练口语、记单词

..

碎片时间:等公交、排队等时间,可能是5分钟可能是10、15分钟,你都想好做什么“小事”吗?

这是我的时间碎片时间

暗时间:自己没有被察觉可以利用的时间,像是做家务、吹头发,也可以听音频或构思,完成任务清单。

其他时间:就是发呆、无所事事、刷朋友圈这些了。这些要被利用完全看自己意志力了~


劳逸结合,注意健康管理

时间管理前期要严格要求自己遵循计划,并坚持下去!这个过程中也要注意休息,给自己适当放松的时间,几点小建议希望对你有用!

转换场合时,记得转变角色,不要24小时都在工作或想工作,会造成压力和焦虑

情绪失控前记得调整自己,深呼吸、冥想、运动调节都行

补充体力,多吃营养、富含维生素的食物

保证睡眠,最好23点前入睡,第二天才有效率工作

留出充足的时间,去旅行去社交去挑战一些困难的事

希望我们都在自我管理中成为更好的自己,么么哒!

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