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学习公文写作之前，要跟大家一起探讨一个问题。这个问题非常重要，就是我们一起讨论，公文写作究竟是怎么来的。
这是一个关于公文写作的本源问题，所以我放在最开始跟大家一起讨论。只有当我们真正了解到公文写作产生的原因，产生的机理，产生的背景，我们才能够真正去把握好公文写作的方法，才能够真正的理解公文写作因何而来，因何方而去。
请大家仔细想一想，我们公文写作通常用在什么样的场景？
我们公文写作经常会用在国家政府机关、国有企业、事业单位，以及大型的外企、私企、银行等各种组织当中。这里有一个非常奇怪的现象，就是个体私营机构，很少会用到公文写作，而我们的公文写作，大多都是用于大型组织当中，这是什么原因？
这就不得不回溯一下，我们整个大型组织的运作过程。为了更方便的让大家了解为什么我们的大型组织当中会产生公文写作这样一种技术要求，在这里给大家举一个例子。
假如说，在一个家庭中，这个家庭是三口之家——丈夫妻子儿子。这三个人之间的信息交流每天都在发生，同样也非常的方便。大家只需要当面进行信息沟通，或者通过手机短信微信的方式进行沟通，就可以把所想要的信息传播到位。
那么当这个家庭继续发展，由三口之家发展到10口之家或者说是50口之家的时候，我们会发现什么样的一个转变呢？
首先，可能这个家庭当中并不是一世同堂，而是三世或者说是四世同堂，从太爷爷到重孙。在这样的一个过程中，我们这个家庭不仅仅只是一个家庭，其实还包含着许多的小家庭，每一个子女可能都会结成自己的家庭，那么他爷爷要把自己的想法，思想全部到自己的重孙，那么他很可能就需要耗费一些周折了。
因为在这样一个组织架构中，信息传播的效率是非常低的，往往可能每个家庭散落在很多个城市中，要把自己真正的想法传播出去，很可能就需要打电话甚至是写书信的方式来进行沟通。但这在我们的社会当中其实还算是比较方便，我们还是能够借助现代的科技力量解决这个问题。那么，在这个问题上我们进行进一步的探讨。
假如说，现在你是一个城市的市长，你要了解全市的工作情况，你就必须要向你的区长、县长进行了解，但是区长、县长他们的工作并不是非常简单的，也是需要向各个区域的乡镇、县直单位进行情况了解。在这样的一个大型组织当中，我们的信息沟通，就不得不提出一个非常迫切的需求，那就是尽最大努力提升我们的沟通效率。我们常常会认为，发短信打电话是一种最有效的沟通方式，这在传播实效上来说确实成立，但是如果将传播的范围扩大时，打电话发短信很可能会成为一项噩梦式的工作，如何来解释？
假如说你下属一百位局长，工作需要大家进行汇报，假如这个时候每个人都进行电话联系，每个人通话时间五分钟，那么，光通知就需要花费500分钟的时间。
那么我们再来换另外一种通讯方式，以文件的形式进行传播，同样对这500位局长，拟定一份会议通知，然后对每一个单位以同时下发的方式完成，需要多长时间呢？通常仅仅只需要几秒钟的时间，就能够将会议的通知下达到位。
这还仅仅只是一个会议通知，如果是对领导的工作布置，精神安排，工作计划，方案推进，假如还用电话通知的形式，那么这种效率可想而知，会极大的降低。但如果这个时候，以文件形式、公文形式下发通知，将会是一项效率非常高的手段。
所以，对于我们的大型组织而言，包括国家机关、国有企业、事业单位、学校、医院、甚至是大型的外企组织，都需要通过这种形式来进行信息传播。只不过说，传播的手段稍有不同，对于外企党组织，他们沟通的方式可能会更加先进，通过邮件的形式进行传播，但是其实际本质还是一样。
通过这样的一种分析，我们就能够深刻地发现，公文写作诞生的目的，其实就是为了提升工作效率，用我自己的话来讲，就是“效率为王”原则。
这个原则是贯穿于公文写作诞生、使用的所有全盘性的工作原则。这里可以简单跟大家从三个方面来进行阐释。
第一个层面，整体协调性方面。
刚才我也通过一个事例的讲解，告诉大家，在一个大型的组织当中，我们要协调整个组织，提升工作效率，尽快熟悉上级单位领导的思想，就不得不通过公文这种形式进行传播信息。这是一个通盘性的要求。
第二个层面，文章层面。
我们经常说我们公文写作必须要言简意赅，逻辑通畅，表达详实。我们经常在一些考试，或者说领导布置任务中提及到这样一个要求，很多人认为这只是对写作的一个要求，而没有理解背后的原因。
领导要求写一份工作汇报，他的工作目的在于向他的上级领导进行工作汇报，而他的上级领导所面对的，并不仅仅只是这样一位下属领导，而是面临整个地区、全公司下属领导汇报。假如下属领导有20到30位，即便是每个领导仅仅只汇报5到10分钟，这样的时间也是极其庞大的。
在这样的前提下，上级领导最希望的工作模式是，大家汇报的东西都言简意赅，不讲虚的，只讲实的，能够把下级单位的重点工作特色、工作亮点汇报出来，而忽略自己日常的一般性质的工作内容。
所以我们在撰写材料时，应当尽量遵循效率为王原则。什么东西该写，什么是重点，什么是主要矛盾，都应当分清楚，而不是求全。甚至是分析每篇文章所运用的场合，尽量将公文材料当作提升工作效率的工具，而不是完成工作任务。
第三个层面，公文写作层面，也就是说我们所运用到的具体句子、段落层面。
许多人在写公文式都是非常喜欢长篇大论，无论是背景、原因都解释清楚，生怕漏掉内容。特别是许多初学者，会用到大量的长句子，长段落，以此来显示自己对于材料内容的了解。但实际上这种表达手法，效果往往南辕北辙，领导在看完材料后，仍然发现不了任何重点。
一篇优秀的公文材料最大的价值就在于能够在短时间内，甚至是5到10秒钟之内，就能够帮助别人抓住工作重点，抓住工作亮点，抓住你要想要表达的工作内容。最明显的证明说法，就是我们在公文写作当中经常会用到一些小标题，这些标题有的用黑体表示，有的用加黑仿宋，有的用加黑楷体，为什么我们要用这样的格式去进行标注，而不是全篇文章都统一用同样的字符进行表达呢？这其实就是为了让领导能够在阅读文章时，迅速抓住工作亮点，抓住工作重点，知道你的工作重点是这些加黑字体所表达的内容。
这种表达形式其实就是我所说的“效率为王”原则。我通常是跟学生说，我们在写文章的时候要做到一种程度，就是必须要把这碗菜，送到别人的嘴边，让别人只需要动口，就能够去体会你文章的味道，而不需要别人自己买菜，自己炒菜，自己做饭。这是一个非常简单的道理，当一位领导拿到下属汇报的工作材料，看了一到两分钟都不能找到其工作重点是什么，可想而知，下级的工作上级领导是根本无法进行了解的，那么你也可能无法得到重视和提拔。
刚才我们从几个层面对效率为王这个原则进行分析，那么在这里我再补充一句，那就是我们学习公文写作也应当遵循效率为王原则。
很多学员在我这里学习，要求我能够把所有的知识内容，进行视频化。也就是说，把我所有的思想内容，全部用视频的方式进行展示。毋庸置疑，视频方式确实是当下一个非常好的教学手段。它能够从音响、视频、内容等三个维度向大家全景式的展示我们的学习内容，用多媒体的技术手段帮助大家进一步了解我们学习的内容。
对于初学者而言，这是一个能够容易接受的方式，因为视频学习就好像看电影一样，大家无需过多运用自己的思考，不需要主动去进行探索，就能够被动地接受一些学习内容。但是请大家注意，我这里使用的是一个“被动”，我们应当知道，任何学习，如果处于被动的状态，那么我们就无法进行更加深层次的思考，视频学习虽然是一个非常容易接受的学习方式，但是它并不是最高效率的，反而视频学习是非常耗时、效率最差的学习方式，如何去理解呢？
我在过去的教学过程当中，对于一个问题经常会用40分钟到一个小时的时间，来向大家进行阐释。那么，学生如果想对这一个内容进行了解，那么他就必须要耗费40分钟的时间来跟上我的节奏，学习我所说的内容，他才能够得到自己想要学习的内容。但是假如这40分钟全部都是文字的话，那么，不同的人能够得到的学习效率就会得到大大的提升，那些阅读能力强的学生，阅读速度快的学生，对于40分钟视频教学内容文字版的学习，有可能5到10分钟之内就能学习完毕。这样就提升了我们的学习效率，那些多出来的时间，我们能够进行更深入的思考，这就是主动学习带来的效果。因为，有关阅读的学习其实都是主动学习，只有学习真正发生主动性的转变，我们接触到的内容才会有发生更深层次的效果。
所以在这里要告诉大家，无论是学习公文写作，还是学习计算机编程、还是学习吉他、基金投资、或者说是阅读任何书籍，看视频、听有声书往往是学习效率、学习效果最差的一种方式，而通过自己主动地翻看书籍，翻看原材料，翻看老师的讲义等学习方式，才是最为快速快捷的方式。
当然在这里确实还存在着一个例外，那就是操作型的学习，比如说，我们从宜家买回来一张桌子，看着他安装说明，安装起来就非常麻烦，但是如果这个时候有一个讲解视频，那么我们的安装就会非常迅速。那么对于操作型的学习，我们可以借鉴视频的方式进行。
公文写作，思想维度的内容很多，当然也要很多操作性的知识。我们需要灵活运用阅读和视频两种手段来提升水平。
