那些年,我们在汇报时候犯过的错

转眼又到了年末,大大小小的汇报接踵而来。脱去职场新人的外衣,对于汇报,我也颇有感慨。

因为我亲眼看到过有人在汇报的时候,明明业绩非常漂亮,却在讲述时遭到领导的无情批驳,也见过有的人,指标月月都没完成,却获得了领导的连连赞许。

前者到底犯了哪些错?而后者,又有哪些方法是值得我们借鉴的呢?

错误一:内容无主线

业绩做得好但是败在汇报上的人,就是犯了内容无主线的大忌。这个要讲,那个也要讲,最终弄成一盘散沙,让人找不到重点。

一般建议PPT的目录为三点——业绩回顾、所遇问题和未来展望。业绩回顾重点突出自己的成就,数据能证明即可,过多堆砌可能起到反效果;所遇问题可以通过讲故事的方式,层层剥开问题的核心和自己所(能)做的努力;未来展望则简单明了地讲述出自己计划,也不必赘述,否则会有好高骛远的感觉。

无论是计划还是回顾工作重点建议都不要超过三点。最好围绕着一个点去讲,从头到尾能串成一条清晰的线路是最好的。

举个例子:

小张是大客户经理,今年的业绩平平,不过他在维护大客户上有一些心得可说。那么他可以怎么汇报呢?

我建议首先业绩回顾重点突出几个大客户的贡献。然后重点说维护其中一个大客户的事迹(讲故事),通过这个事例,引出明年你的工作方法和重点。

清晰的逻辑在5分钟的短小汇报中会显得尤为出彩。

错误二:数据无对比

一个人的汇报里面没有数据,几乎都称不上一个汇报。为什么?因为数据是量化成果的工具。如果你想证明你的业绩,那么一份漂亮的数据,就是最强有力的证据。

举个例子:

快要年终汇报了,小李发现他负责的华北区域的全年销售额为100万,只完成了70%的指标,很苦恼。请问如果你是他,有哪些办法尽量把自己往好里说?

聪明的读者肯定笑了,因为数据是死的,人是活的。

虽然数据不能作假——因为汇报时候会说到数据源,是真是假一查便知,弄虚作假无异于自寻死路,但是我们仍然能够让它看起来更漂亮。方法很简单,就是找对比

没有对比,就没有伤害;没有对比,也就没有好坏。

情况1小李算了算自己和去年的同比,发现有50%的增长。而看了下全公司的销售情况,发现全国的平均增长率只有30%。他顿时心里就乐开了花,在PPT上写下:增速快,跑赢大盘7个字。

情况2小李的YOY增长率不如公司整体,但是他发现他负责的华北区域,整体的市场情况比较疲软,人口呈净流出,消费能力也在下降。因此汇报时删除了公司整体的增长率,只展示了自己的增长率,阐述了在市场低迷的情况下,自己仍保持增速的不易。

情况3小李的YOY增长率为负,市场却欣欣向荣。就算是神仙也吹不出个花来。不如看看自己的全年走势图是否整体向上,做点文章。实在无力回天的情况下,陈恳分析原因,将自己遇到的困难如实相告,把重点放在明年的计划上,表达自己能干好的信心。

在汇报前,先要想好结论,然后再用数据辅证。很多人插入太多数据,结果适得其反,反而不知道他想说什么。而通过一些简单的对比,我们就可以让数据为我们所用。

错误三:问题不分析

汇报如果没有谈到问题,那也不能称之为一份合格的汇报。很多人会把一些结果简单地归结于一个因素,光是提出问题然后就结束了。但实际上,当你抛出一个问题的时候,你的最后目的是告诉别人你是(想要)如何解决的。通过对问题的梳理体现你的工作思路,努力获得听众的认可。

从一个问题切入,叙述你是如何解决的。这种英雄主义式的叙事方式很容易在段时间内打动别人。并且以小见大,可以展现你的个人优点比如执行力强、思维敏捷、善于沟通等等。哪怕是职场新人,只要认真做过事,也能用这个方法让人眼前一亮。

举个例子:

老王是一个B2B客户经理,最近几个月某大客户的业绩持续下跌,他在汇报的时候将原因归结为对方“人手不够”。请问老板会买账吗?

是对方的问题,难道你就束手无策,可以坐以待毙了吗?归根结底,还是要将话题转到你如何做上面。这样才能体现你的价值。

这里推荐两个上手快的方法吧:

方法15个“为什么”——为什么人手不够?因为有一个人生孩子去了。为什么不能让另一个人延长工作时间?比如双休日通过手机来操作订单。因为手机没法看到公司系统的库存。为什么不能让他们直接把他们的库存放在我们的系统里?——好主意,那接下来就是去推动技术做产品改造。

5个“为什么”是丰田公司找问题的方法。从一台机器转不动了开始追问原因,最后得出没有安装过滤器这个结论,把问题彻底杜绝。无怪乎它能成为全球排名第一的汽车生产商。

方法2MECE——相互独立,完全穷尽。在咨询公司用的非常多,这里不做太多展开,大致的意思便是围绕一个问题尽可能多地想出解决办法,但是不要重复,适用于项目类汇报。

其实就算你自己不追问,也会被老板追问的,还不如把他的问题都想好。比起胸有成竹地对答如流,难道你更喜欢当场面红耳赤地语塞不成?

结语:

除了避开以上的三点错误之外,在汇报前多多演练也是必不可少的。

我们通常以为汇报就是总结,以写为主,而忽略了它“说”的属性。其实,与其把汇报单纯地看做是一次工作总结,不如将它看成如何在一段有限的时间内打动听众(主要是领导)的一次演讲。

演练有助于掌控时间,把握节奏,调整声调。掌握一些演讲的技巧,比如通过一些互动,一些设问,把听众的思绪拉回来。如果你的汇报不让人昏昏欲睡,就已经成功了一半了。

或许有人会认为汇报只是形式主义的产物,不屑地认为,升不升,和汇报根本没有关系,领导早就内定了。确实这种情况是存在的。但是这次某人升了,并不代表他之后的机会比别人更多。有可能就因为你的谈吐给领导留了一个好印象,他就把某次会议主持的工作给了你,而没有给升职的那个人;又或者两个人表现差不多的情况下,就因为潜意识里的偏好,把机会给了那个汇报得更好的人。因此,我倒觉得,不如把每次汇报都当做是一次展现的机会。眼光放长远些,认真对待,提升自己的表达能力,我相信机会一定会来敲门。

最后提一点,巧妇难为无米之炊,如果只陷于玩弄汇报技巧,平时玩忽职守,才是职场人最不该犯的错。

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